গ্রুপ কোম্পানিগুলোকে অবশ্যই গ্রুপের রেকর্ড ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়াকে প্রতিফলিত করে, রেকর্ড ব্যবস্থাপনার কর্মপন্থা এবং প্রক্রিয়াগুলো গ্রহণ করতে হবে। আমাদের সমস্ত ব্যবসার জটিল রেকর্ডগুলো সেগুলোরই কর্মপন্থা ও প্রক্রিয়ার সাথে সাযুজ্যতাসামঞ্জস্যতা বজায় রেখে ব্যব‌স্থাপনা করতে হবে এবং অনুমোদিত না হলে কখনই কোম্পানির রেকর্ড পরিবর্তন বা ধ্বংস করা যাবে না।

আমাদের উপর প্রযোজ্য হওয়া রেকর্ড ব্যবস্থাপনার নীতি ও প্রক্রিয়াগুলোর সাথে আমাদের পরিচিত হতে হবে।

সমস্ত লেনদেন এবং চুক্তিকে যথাযথভাবে সমস্ত স্তরে অনুমোদিত হতে হবে এবং সেগুলিকে যথাযথভাবে ও সম্পূর্ণভাবে রেকর্ড করতে হবে।

গ্রুপ কোম্পানিগুলোর মাধ্যমে হওয়া সমস্ত চুক্তি, তা অন্য গ্রুপ কোম্পানিই হোক বা কোনও তৃতীয় পক্ষ, তার প্রমাণ লিখিতভাবে রাখতে হবে।

আমরা একটি গ্রুপ কোম্পানির তরফ থেকে কোনও চুক্তি প্রস্তুত, আপোষ বা অনুমোদনের দায়িত্বে থাকলে, আমাদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে, সেটি প্রাসঙ্গিক চুক্তি অনুমোদনের নীতি ও প্রক্রিয়া অনুযায়ী অনুমোদিত, স্বাক্ষরিত ও রেকর্ড করা হয়েছে।

একটি গ্রুপ কোম্পানির পণ্যের বিক্রয়ের বিষয়ে তার প্রস্তুত করা সমস্ত নথিপত্র যথাযথ, সম্পূর্ণ হতে হবে এবং লেনদেনের একটি উপযুক্ত দৃষ্টিভঙ্গি থাকতে হবে, তা দেশের মধ্যেই হোক কিংবা রপ্তানী।

কর, কাস্টম্‌স বা অন্যান্য কর্তৃপক্ষের দ্বারা সম্ভাব্য অনুসন্ধানের জন্য গ্রুপ রেকর্ডের ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়া এবং অন্যান্য প্রযোজ্য স্থানীয় আইনের সাথে সঙ্গতি রেখে, যেখানে প্রয়োজন সেখানে সমস্ত নথিপত্র (প্রাসঙ্গিক চিঠিপত্র সমেত) অবশ্যই রেখে দিতে হবে।

আমাদের সম্পূর্ণভাবে গ্রুপের বহিঃ‌স্থ ও অভ্যন্তরীন অডিটরদের সাথে সহযোগিতা করতে হবে এবং কোনও গ্রুপ কোম্পানির অডিটের জন্য (সংশ্লিষ্ট অডিট তথ্যাবলী) তাদের কাছে থাকা প্রাসঙ্গিক সমস্ত তথ্য কোম্পানির বহিঃ‌স্থ অডিটরদের জন্য উপল‌ব্ধ আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে হবে।

বহিঃ‌স্থ অডিটরদের সাথে সম্পূর্ণভাবে সহযোগিতা করার আমাদের দায়িত্বটি আইনি সীমাবদ্ধতা সাপেক্ষ হবে, উদাহরণস্বরূপ আইনি সুবিধাপ্রাপ্ত নথিপত্রের ক্ষেত্রে।

অন্যক্ষেত্রে, আমাদের দ্রুততার সঙ্গে বহিঃ‌স্থ অডিটরদের করা যে কোনও অনুরোধের উত্তর দিতে হবে এবং প্রাসঙ্গিক কর্মী ও নথিপত্রে তাদের সম্পূর্ণ এবং স্বাধীন অ্যাক্সেসেরপ্রবেশাধিকার অনুমতি দিতে হবে।

কোনও পরিস্থিতিতেই আমরা বহিঃ‌স্থ বা অভ্যন্তরীন অডিটরদের কাছে এমন তথ্য প্রদান করব না যা আমরা ভ্রান্ত, অসম্পূর্ণ বা বেঠিকসঠিক নয় বলে জানি (অথবা যা যুক্তিসঙ্গতভাবে জানা উচিত)।

আর্থিক ডেটার (যেমন বই, রেকর্ড ও অ্যাকাউন্ট) ক্ষেত্রে সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতির পাশাপাশি গ্রুপের অ্যাকাউন্টিং ও রিপোর্টিংয়ের নীতি ও প্রক্রিয়াগুলোও নিশ্চিত করতে হবে।

গ্রুপ কোম্পানিগুলো যে দেশে অবস্থিত সেখানকার প্রযোজ্য সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতিগুলোর সাথে সঙ্গতি রেখে তাদের আর্থিক ডেটা রক্ষা করতে হবে।

গ্রুপের রিপোর্টিংয়ের জন্য, ডেটায় গ্রুপের অ্যাকাউন্টিং নীতি (IFRS) ও প্রক্রিয়াগুলোর সাথে সঙ্গতি থাকতেই হবে।

• আপনার লাইন ম্যানেজার
• উচ্চতরউর্দ্ধতন ম্যানেজমেন্ট
• আপনার স্থানীয় LEX কাউন্সেল
• অনুবর্তিতা সংক্রান্ত প্রধান: sobc@bat.com