Close
 
 
 

Konflik kepentingan

 
 

Konflik kepentingan

Kita harus menghindari konflik kepentingan dalam transaksi bisnis kita dan berterus terang apabila kita berada dalam situasi yang berpotensi menimbulkan konflik. Untuk menjalankan bisnis dengan integritas, konflik kepentingan harus dikelola secara efektif.

 

Bertindak demi kepentingan perusahaan

Kita harus menghindari situasi yang berpotensi menimbulkan konflik antara kepentingan pribadi kita dan kepentingan Grup atau Perusahaan Grup.

Banyak situasi atau hubungan yang berpotensi menimbulkan konflik kepentingan. Jenis konflik yang paling sering ditemukan akan dijelaskan di sini.

Secara umum, konflik kepentingan adalah situasi ketika posisi atau tanggung jawab kita di dalam Grup memberikan peluang bagi kita atau orang lain yang dekat dengan kita, untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau manfaat (selain upah kerja yang biasa diterima), atau ketika ada celah bagi kita untuk menempatkan kepentingan pribadi kita atau orang yang dekat dengan kita, di atas tugas dan tanggung jawab kita terhadap Grup.

 

Mengungkapkan konflik kepentingan

Saat baru bergabung dengan BAT atau segera setelah terjadi konflik kepentingan, Anda harus melaporkannya di Portal SoBC . Jika Anda tidak memiliki akses ke Portal SoBC, laporkan situasi Anda kepada line manager.

Jika ada situasi yang menurut orang lain dapat menimbulkan konflik kepentingan, tetapi Anda tidak merasa ada konflik kepentingan di situ, Anda tetap perlu melaporkannya. Kesan adanya konflik kepentingan dapat menimbulkan keresahan walaupun konflik itu mungkin sebenarnya tidak ada. Jika merasa ragu, lebih baik melaporkannya agar manajemen yang lebih tinggi mengetahui situasi tersebut ketika diperlukan.

Setelah pelaporan, line manager Anda akan berdiskusi dengan Anda untuk menimbang apakah konflik yang dilaporkan berpotensi menimbulkan risiko bagi BAT dan apakah ada langkah yang perlu diambil untuk mengatasi atau mengurangi risiko yang ditemukan. Dalam sejumlah kasus, risiko terhadap kepentingan BAT mungkin sangat kecil sehingga tidak ada tindakan yang perlu diambil.

Namun, jika kepentingan BAT dapat terdampak secara negatif oleh konflik tersebut, mungkin ada tindakan yang perlu diambil. Tindakan itu dapat meliputi perubahan jabatan, hirarki, atau tanggung jawab akun Anda, atau mewajibkan Anda untuk tidak berurusan dengan pelanggan, pemasok, atau karyawan BAT tertentu.

Jika Anda adalah line manager dan Anda ragu apakah kepentingan yang dilaporkan memerlukan upaya mitigasi tertentu, baca Konflik Kepentingan: Panduan bagi Line Manager; dan jika Anda masih ragu, mintalah saran dari manajemen yang lebih tinggi atau LEX Counsel lokal.

Direktur Perusahaan Grup harus menyampaikan konflik kepentingan kepada, dan meminta persetujuan dari, direksi perusahaan dalam rapat direksi berikutnya.

Kita juga harus meninjau, memperbarui, dan mengonfirmasi secara berkala konflik kepentingan yang mungkin kita alami.

 

Mencatat konflik kepentingan

Manager harus memastikan konflik kepentingan yang disampaikan kepada mereka juga dimasukkan ke Portal SoBC atau disampaikan kepada LEX Counsel setempat atau Sekretaris Perusahaan jika karyawan tidak memiliki akses ke Portal SoBC.

Berikut adalah beberapa jenis konflik kepentingan yang sering ditemukan. Namun, situasi lain dapat juga menimbulkan konflik kepentingan. Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai apakah situasi yang Anda alami dapat menimbulkan konflik kepentingan, silakan hubungi LEX Counsel atau line manager Anda.

 

Keluarga atau hubungan pribadi

Bekerja dengan Kerabat Dekat dapat menimbulkan konflik kepentingan, baik Kerabat Dekat tersebut juga merupakan karyawan Grup, bekerja untuk salah satu kompetitor atau mitra bisnis kita, atau Pejabat Publik yang dapat memengaruhi bisnis BAT.

Anda harus melaporkan jika memiliki Kerabat Dekat yang bekerja di Grup. Hubungan dekat dengan orang lain yang bekerja di BAT juga dapat menimbulkan konflik kepentingan atau kesan adanya konflik kepentingan. Jika Anda berada dalam situasi seperti itu, Anda perlu melaporkan hubungan tersebut.

Selama bekerja, Anda tidak boleh menjalankan wewenang untuk merekrut, mengawasi, menentukan syarat dan ketentuan pemberian kerja, atau memengaruhi pengelolaan Kerabat Dekat atau pihak yang memiliki hubungan dekat dengan Anda. Manager Anda akan bekerja sama dengan Anda untuk menentukan langkah mitigasi yang perlu diterapkan terkait dengan situasi yang Anda alami.

Line manager dan bawahan tidak boleh merupakan Kerabat Dekat atau memiliki hubungan dekat. Anda juga harus melaporkan jika Anda memiliki hubungan dengan atau memiliki Kerabat Dekat yang, sepengetahuan Anda, bekerja atau memberikan layanan bagi, atau memiliki kepentingan finansial material dengan kompetitor, pemasok, pelanggan, atau bisnis lain yang memiliki transaksi signifikan dengan Grup.

Jika Anda terlibat dalam bisnis dengan Kerabat Dekat sebagai pelanggan atau pemasok, atau dengan suatu bisnis yang di dalamnya Kerabat Dekat Anda memiliki kepentingan finansial material, manajemen mungkin perlu mengubah jabatan atau tanggung jawab akun Anda.

Anda juga harus melaporkan jika Anda memiliki Kerabat Dekat yang merupakan Pejabat Publik atau memiliki jabatan yang dapat berpengaruh terhadap bisnis BAT.

Individu tersebut tidak perlu merupakan pembuat keputusan tingkat tinggi. Anda harus melaporkan jika Pejabat Publik tersebut memiliki jabatan yang dapat berpengaruh terhadap bisnis BAT (biasanya tidak mencakup, contohnya, guru sekolah, sipir, pemadam kebakaran, atau perawat yang dipekerjakan oleh negara). Jika Anda ragu apakah perlu melapor, konsultasikan dengan LEX Counsel lokal.

 

Kepentingan finansial

Anda harus melaporkan, mengenai diri Anda dan Kerabat Dekat yang tinggal bersama Anda:
  • semua kepentingan finansial dengan kompetitor
  • semua kepentingan finansial dengan pemasok atau pelanggan jika Anda terlibat dalam transaksi Grup dengan pemasok atau pelanggan atau jika Anda melakukan supervisi terhadap orang yang terlibat dalam transaksi demikian

Anda tidak perlu melaporkan reksa dana yang diperdagangkan secara publik, reksa dana indeks, dan investasi gabungan serupa yang tidak memberi Anda kendali atas investasi yang disertakan.

"Kepentingan finansial material" berarti segala kepentingan finansial yang dapat, atau yang menurut pendapat perusahaan Grup, dapat memengaruhi keputusan Anda.

Anda tidak boleh memiliki kepentingan finansial material dengan:

  • pemasok atau pelanggan jika Anda terlibat dalam transaksi Grup dengan pemasok atau pelanggan, atau melakukan supervisi terhadap orang yang terlibat dalam transaksi demikian
  • kompetitor grup atau bisnis yang aktivitasnya berlawanan dengan kepentingan Grup

Anda mungkin diizinkan untuk memiliki kepentingan finansial material dengan kompetitor jika Anda telah memilikinya sebelum bergabung dengan Grup, melaporkannya secara tertulis ke perusahaan yang merekrut Anda sebelum direkrut, dan perusahaan tersebut tidak berkeberatan. Kepemilikan kepentingan sebelumnya oleh direktur Perusahaan Grup harus dilaporkan kepada direksi dan dicatat dalam rapat direksi berikutnya.

Jika ada keraguan, konsultasikan dengan LEX Counsel lokal.

 

Pekerjaan di luar perusahaan

Anda tidak boleh bekerja untuk atau atas nama pihak ketiga tanpa terlebih dahulu melaporkan rencana tersebut dan mendapatkan persetujuan tertulis dari line management.

Jika Anda adalah karyawan purnawaktu, pekerjaan tersebut tidak boleh menyita banyak waktu, tidak boleh dilakukan dalam jam kerja yang disetujui, dan tidak boleh memengaruhi kinerja Anda atau mengganggu tugas dan tanggung jawab Anda di Perusahaan Grup.

Beberapa situasi sama sekali tidak diizinkan. Contohnya, Anda tidak boleh bekerja untuk kompetitor Perusahaan Grup atau pelanggan atau pemasok yang bertransaksi dengan Anda dalam pelaksanaan pekerjaan Anda.

"Bekerja untuk atau atas nama pihak ketiga" berarti memiliki pekerjaan kedua, menempati jabatan sebagai direktur atau konsultan, atau memberikan layanan untuk organisasi di luar Grup (termasuk lembaga amal atau organisasi nirlaba). Ini tidak mencakup pekerjaan sukarela tanpa upah yang Anda lakukan di luar waktu kerja asalkan pekerjaan tersebut tidak mengganggu tugas dan tanggung jawab Anda di Grup.

 

Jenis konflik kepentingan lainnya

Meskipun contoh-contoh berikut menjelaskan jenis konflik kepentingan yang paling sering ditemukan, konflik dapat juga timbul dalam berbagai situasi lain. Contohnya, konflik dapat timbul ketika Grup melakukan Investasi Komunitas (termasuk donasi) di organisasi yang memiliki hubungan dekat dengan Anda, atau ketika Anda berupaya mengambil peluang bisnis yang Anda ketahui melalui pekerjaan Anda di BAT demi keuntungan pribadi.

Pertanyaan yang perlu dipikirkan adalah apakah kepentingan pribadi Anda atau Kerabat Dekat dapat berkonflik dengan tugas Anda untuk bertindak demi kepentingan BAT. Jika penilaian atau pengambilan keputusan Anda sebagai wakil dari BAT dapat terdampak oleh kepentingan pribadi, Anda perlu melaporkan kepentingan tersebut.

 

Saat baru bergabung dengan BAT atau segera setelah terjadi konflik kepentingan, Anda harus melaporkannya di Portal SoBC. Jika Anda tidak memiliki akses ke Portal SoBC, laporkan situasi Anda kepada line manager.

 

Kepada siapa Anda dapat melapor

  • Line manager Anda
  • Manajemen yang lebih tinggi
  • LEX Counsel setempat
  • Head of Compliance: sobc@bat.com