Close
 
 
 

Hadiah dan hiburan (G&E)

 
 

Hadiah dan hiburan (G&E)

Sesekali memberi atau menerima Hadiah atau Hiburan terkait bisnis dapat dianggap sebagai praktik bisnis yang lumrah. Namun, Hadiah dan Hiburan yang tidak semestinya atau berlebihan dapat dianggap sebagai bentuk suap dan korupsi yang dapat membahayakan BAT.

 

Perusahaan Grup tidak boleh menawarkan atau menjanjikan G&E kepada auditor eksternal independen yang dapat menimbulkan konflik kepentingan atau risiko terhadap independensi mereka

 

Menawarkan dan menerima G&E

Hadiah dan Hiburan yang Anda tawarkan, berikan, atau terima harus:
  • bukan merupakan tindakan suap dan korupsi berdasarkan Kebijakan Antisuap dan Korupsi
  • diberikan/diterima secara terbuka
  • tidak melanggar hukum di semua wilayah hukum terkait dan tidak dilarang oleh organisasi pihak pemberi atau penerima
  • tidak melibatkan pihak-pihak yang mengikuti proses tender atau penawaran kompetitif
  • tidak memiliki, atau tampaknya tidak memiliki dampak material terhadap transaksi yang melibatkan Perusahaan Grup mana pun
  • bukan berupa hadiah uang tunai atau setara tunai yang dapat ditukarkan (voucher, sertifikat hadiah, pinjaman, atau Sekuritas)
  • bukan karena meminta atau diminta
  • tidak ditawarkan agar mendapatkan imbalan (mis. ditawarkan dengan syarat tertentu)
  • tidak, atau tidak tampak berlebihan atau tidak layak (menghina, tidak senonoh, memuat konten seksual yang vulgar, atau yang dapat mencoreng nama Perusahaan Grup dengan mempertimbangkan budaya masyarakat setempat)
  • mendapat persetujuan tertulis sebelumnya (jika kebijakan ini dan/atau peraturan lokal lainnya mewajibkan persetujuan)
  • dikeluarkan sesuai dengan kebijakan dan prosedur pengeluaran bisnis yang berlaku
  • selain itu, semua G&E yang besarnya melebihi Ambang Batas untuk Pejabat Publik harus disetujui dalam Pelacak G&E. Penggunaan Pelacak G&E juga dianjurkan untuk G&E Pemangku Kepentingan Sektor Swasta
 

G&E bagi Pejabat Publik

Dilarang untuk secara langsung atau tidak langsung berusaha memengaruhi Pejabat Publik dengan memberikan G&E (atau manfaat pribadi lainnya) kepada mereka atau Kerabat Dekat, teman, atau rekanan.

Berurusan dengan peraturan adalah bagian dari bisnis kita. Memberikan atau menerima G&E (dalam batasan yang disebutkan) dalam konteks ini mungkin diizinkan. Namun, kita harus sangat berhati-hati karena banyak negara tidak mengizinkan Pejabat Publiknya menerima G&E dan undang-undang antisuap yang berlaku biasanya ketat.

Kita dapat menawarkan atau menerima G&E tanpa persetujuan sebelumnya jika:

  • nilainya kurang dari Ambang Batas £20 per individu per kejadian (atau nilai setara yang lebih rendah di negara tersebut)
  • tidak melanggar hukum, tidak sering dilakukan, dan pantas

Kita harus meminta persetujuan tertulis sebelumnya dari line manager dan LEX Counsel lokal untuk menawarkan atau menerima G&E kepada/dari Pejabat Publik (atau Kerabat Dekatnya) dengan nilai lebih dari Ambang Batas £20 hingga £200.

Menawarkan/menerima G&E ke/dari Pejabat Publik (atau Kerabat Dekatnya) dengan nilai lebih dari £200 hanya akan dianggap layak dalam keadaan luar biasa dan memerlukan persetujuan tertulis sebelumnya (sebagaimana diterangkan dalam Prosedur G&E).

 

Saat menawarkan atau menerima G&E, ingat:

  • Tujuan: Apakah tujuannya hanya untuk membangun atau menjaga hubungan bisnis atau menunjukkan kesopanan, atau ditujukan untuk memengaruhi objektivitas penerima dalam membuat keputusan bisnis tertentu?
  • Legalitas: Apakah hal ini legal dilakukan di negara Anda dan di negara pihak lainnya?
  • Nilai materi: Apakah nilai pasarnya wajar (tidak mewah/berlebihan) dan proporsional dengan level senioritas individu terkait?
  • Frekuensi: Apakah individu terkait hanya sesekali menerima G&E?
  • Transparansi: Apakah Anda atau penerima merasa malu jika manajer, kolega, atau siapa pun di luar Grup mengetahui tentang G&E ini?
 

G&E ke dan dari auditor eksternal independen

Perusahaan Grup tidak boleh menawarkan atau menjanjikan G&E kepada auditor eksternal independen yang dapat menimbulkan konflik kepentingan atau risiko terhadap independensi mereka (lihat Prosedur G&E untuk pedoman lebih lanjut mengenai G&E yang melibatkan auditor eksternal). KPMG adalah auditor eksternal independen saat ini untuk Grup dan sebagian besar Perusahaan Grup.
 

Pemangku kepentingan sektor swasta

Kita dapat menawarkan atau menerima G&E kepada/dari Pemangku Kepentingan Sektor Swasta tanpa persetujuan sebelumnya jika:
  • nilainya kurang dari Ambang Batas £200 per individu per kejadian (atau nilai setara yang lebih rendah di negara tersebut)
  • tidak melanggar hukum, tidak sering dilakukan, dan sesuai dengan praktik bisnis yang wajar

Kita harus meminta persetujuan tertulis sebelumnya:

  • dari line manager untuk menawarkan atau menerima G&E yang melebihi ambang batas £200

Selalu ingat:

  • ketika menyetujui suatu permintaan, pihak yang menyetujui harus yakin bahwa G&E yang diajukan tidak melanggar ekspektasi di atas dan khususnya bahwa waktu dan/atau konteks pemberian atau penawaran tersebut tidak memberikan kesan bahwa G&E tersebut dapat memengaruhi suatu pengambilan keputusan
  • mungkin saja ada keadaan luar biasa yang tidak mungkin untuk dimintakan persetujuan sebelumnya. Persetujuan harus diminta sesegera mungkin dan tidak melebihi tujuh hari setelah G&E diberikan atau diterima dengan penjelasan tertulis mengenai alasan tidak meminta atau memperoleh persetujuan sebelumnya
  • line manager, setelah berkonsultasi dengan LEX Counsel, akan menentukan apa yang harus dilakukan terhadap G&E yang ditawarkan atau diterima oleh Karyawan Perusahaan Grup yang nilainya melebihi Ambang Batas yang berlaku. Biasanya, G&E seperti itu harus ditolak atau dikembalikan. Namun, jika melakukan hal seperti dianggap tidak patut atau dapat menyinggung, G&E akan diterima dengan dasar pemikiran bahwa G&E tersebut akan menjadi hak milik Perusahaan Grup terkait
  • Anda tidak boleh menghindari kewajiban untuk meminta persetujuan G&E yang diperlukan dengan membayarnya sendiri atau meminta orang lain membayarnya
  • seluruh G&E harus dicatat sesuai dengan kebijakan dan prosedur pengeluaran bisnis yang sesuai
  • hiburan atas biaya BAT tidak boleh dilakukan tanpa kehadiran personel BAT
  • untuk menghindari keraguan, G&E tidak boleh dibagi menjadi beberapa nilai yang lebih kecil demi mengakali Ambang Batas dalam Kebijakan ini
  • G&E secara umum harus diarahkan ke pihak yang memiliki hubungan bisnis dengan BAT dan bukan teman atau kerabatnya. Namun, jika teman, kerabat, atau tamu lain dari individu tersebut turut hadir, biayanya harus digabungkan untuk penentuan Ambang Batas dalam Kebijakan ini
  • lihat Prosedur G&E untuk pedoman lebih jauh mengenai persetujuan khusus dan persetujuan sekaligus (blanket approval) yang mungkin dapat digunakan untuk keadaan tertentu
  • informasi lebih lanjut tercantum dalam Prosedur G&E dan Pertanyaan Umum G&E
 

G&E dari Perusahaan Grup

Tidak ada batasan untuk Karyawan dalam menerima G&E dari Perusahaan Grup. Perusahaan Grup harus memastikan G&E tersebut legal, layak, dan tidak berlebihan.
 

Membuat catatan formal dan melakukan pengawasan

Setiap Perusahaan Grup harus bertanggung jawab untuk mencatat dan mengawasi Pelacak G&E untuk Pejabat Publik dan memastikan catatan G&E Sektor Swasta dan catatan semua G&E yang nilainya melebihi Ambang Batas selalu terjaga.
 

Kita harus sangat berhati-hati karena banyak negara tidak mengizinkan Pejabat Publiknya menerima G&E dan undang-undang antisuap yang berlaku biasanya ketat.

 

Kepada siapa Anda dapat melapor

  • Line manager Anda
  • Manajemen yang lebih tinggi
  • LEX Counsel setempat
  • Head of Compliance: sobc@bat.com