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Conformité

 
 

Conformité

Nous nous engageons à contrôler la conformité aux exigences de ce Code et à veiller à ce que tous les problèmes identifiés soient examinés et résolus.

 

Conformité juridique

Nous attendons de nos Fournisseurs qu'ils respectent l'ensemble des lois, codes et réglementations en vigueur, et qu'ils agissent de manière éthique.

À ce titre, les Fournisseurs doivent :

  • Se conformer à l'ensemble des lois, codes et réglementations applicables, où qu'ils opèrent et quelle que soit la manière dont ils s'appliquent à eux ;
  • Informer rapidement le Groupe de toute action pénale ou civile importante engagée à leur encontre ; et
  • Informer rapidement le Groupe de toute amende ou sanction administrative qui leur est infligée et qui est liée de quelque manière que ce soit aux exigences énoncées dans le présent Code.
 

Contrôle de la conformité

Nous nous réservons le droit de vérifier la conformité des Fournisseurs, nouveaux et existants aux exigences du présent Code au moyen de mécanismes d'évaluation et d'audit internes et/ou externes.

Les Fournisseurs doivent apporter toute la coopération raisonnable à toute activité de vérification liée à ce Code (qu'elle soit menée par le Groupe ou par des tiers engagés par le Groupe), y compris en s'assurant que la documentation et les données pertinentes sont conservées aussi longtemps que l'exigent le Groupe et/ ou les lois pertinentes et en accordant un accès indépendant au personnel, aux sites, à la documentation et aux données pertinentes.

Cette coopération doit être discutée et convenue entre le Groupe et le Fournisseur, afin de garantir qu'elle soit effectuée pendant les heures de travail et qu'un préavis raisonnable soit donné.

Cette disposition s'applique nonobstant les restrictions légitimes applicables aux informations commercialement sensibles et/ou confidentielles ; dans de tels cas (et lorsque ces informations sont considérées comme importantes pour l'activité de vérification), les Fournisseurs doivent travailler avec le Groupe pour essayer d'identifier des mécanismes mutuellement acceptables pour leur divulgation sûre et légitime.

 

Signalement des préoccupations

Les Fournisseurs sont tenus de contribuer à l'identification, à l'investigation, au traitement et au signalement des violations suspectées ou réelles des exigences du présent Code et/ou des SoBC.

À ce titre, les Fournisseurs doivent :

  • Mettre en place des procédures efficaces de règlement des griefs ou des procédures équivalentes pour permettre à leurs employés, en toute confiance et sans crainte de représailles, de poser des questions, de faire part de leurs préoccupations et/ou de signaler des violations suspectées ou réelles, soit auprès du Fournisseur lui-même, soit directement auprès du Groupe ;
  • Enquêter rapidement sur toute préoccupation crédible concernant des violations présumées ou réelles des exigences du présent Code et prendre les mesures appropriées pour éviter toute violation potentielle, et/ou minimiser l'impact de toute violation réelle et y mettre fin ; et
  • Signaler au Groupe toute violation présumée ou réelle des exigences de ce Code et/ou des SoBC dès qu'ils en ont connaissance, comme expliqué dans la section Signalement (Speaking Up).
 

S'exprimer

Toute violation réelle ou présumée de ce Code ou des SoBC peut être signalée au contact habituel du fournisseur au sein du Groupe, ou en utilisant nos canaux de signalement (Speak Up) confidentiels et gérés de manière indépendante, disponibles www.bat.com/speakup.

Nos canaux de signalement (Speak Up) sont gérés de manière indépendante et sont disponibles en ligne, par SMS et par téléphone, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et dans plusieurs langues. Ils peuvent être utilisés en toute confidentialité (et de manière anonyme, si vous le préférez), sans crainte de représailles. Si vous préférez utiliser la ligne téléphonique, vous trouverez dans la liste fournie sur le site Web le numéro international attribué à votre pays.

Vous ne subirez aucune forme de représailles (que ce soit directement ou indirectement) pour avoir fait part de vos préoccupations concernant des actes répréhensibles réels ou présumés, même si vous vous trompez. Nous ne tolérons pas le harcèlement ou la victimisation de toute personne qui soulève des préoccupations ou de toute personne qui l'assiste.

 

Enquêtes

Nous prenons au sérieux toutes les préoccupations, allégations ou rapports concernant des violations présumées ou réelles du présent Code et/ou de nos SoBC. Le cas échéant, nous enquêterons sur ces questions de manière équitable et objective, conformément à nos politiques et procédures internes.

Dans d'autres cas, nous pouvons demander à un Fournisseur de mener une enquête sur le sujet conformément à ses propres procédures.

Lorsque BAT l'exige, le Fournisseur est tenu d'assurer la liaison avec BAT et de nous tenir informés de la portée, de la progression et des résultats de son enquête (sous réserve de la confidentialité ou d'autres exigences légales applicables).

 

Conséquences d'une violation

En cas de non-respect de l'une des exigences du présent Code, le Groupe se réserve le droit d'exiger du Fournisseur en question de :
  • Démontrer un progrès significatif vers la conformité avec la ou les exigences en question dans un délai défini et raisonnable ; et/ou
  • de se mettre en totale conformité avec la ou les exigences en question dans un délai défini et raisonnable.

En cas de non-conformité grave, substantielle et/ou persistante, ou lorsqu'un Fournisseur fait preuve d'un engagement inadéquat, d'une inaction persistante ou d'un manque d'amélioration, nous nous réservons le droit de mettre fin à notre relation commerciale avec le Fournisseur en question.

 

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