Close
 
 
 

Kepatuhan

 
 

Kepatuhan

Kami berkomitmen untuk mengawasi kepatuhan terhadap ketentuan dalam Kode Etik ini, serta memastikan bahwa penyelidikan dan penyelesaian dilakukan terhadap setiap masalah yang ditemukan.

 

Kepatuhan hukum

Kami berharap Pemasok dapat mematuhi semua hukum yang berlaku, kode etik, dan peraturan terkait, serta bertindak dengan cara yang etis.

Dengan demikian, Pemasok harus:

  • Mematuhi semua hukum, kode etik, dan peraturan yang berlaku di wilayah tempat usahanya, dan cara penerapannya terhadap Pemasok;
  • Segera memberi tahukan Grup terkait setiap tindakan hukum pidana atau perdata serius yang ditujukan kepada Pemasok; dan
  • Segera memberi tahukan Grup terkait setiap denda atau sanksi administratif yang dikenakan pada Pemasok yang dengan cara apa pun berkaitan dengan ketentuan yang diatur dalam Kode Etik ini.
 

Pengawasan kepatuhan

Kami berhak melakukan verifikasi terhadap kepatuhan Pemasok baru dan Pemasok yang sudah ada terkait ketentuan dalam Kode Etik ini melalui penilaian dan mekanisme audit internal dan/atau eksternal.

Pemasok harus bersedia untuk bekerja sama secara wajar dalam setiap tindakan verifikasi yang berhubungan dengan Kode Etik ini (baik yang dilakukan oleh Grup atau pihak ketiga atas perintah Grup), termasuk memastikan bahwa dokumen dan data terkait disimpan selama waktu yang diwajibkan oleh Grup dan/atau hukum yang berlaku, serta memberikan akses mandiri ke personel, situs, dokumen, dan data terkait.

Kerja sama tersebut akan didiskusikan dan disetujui oleh Grup dan Pemasok demi memastikan bahwa hal tersebut dilakukan saat jam kerja dan telah didahului dengan penyampaian pemberitahuan yang wajar.

Kerja sama ini tidak mengesampingkan batasan hukum yang berlaku atas informasi yang bersifat rahasia dan/ atau sensitif secara komersial. Dalam hal tersebut (dan jika informasi tersebut dianggap penting bagi aktifitas verifikasi), Pemasok harus bekerja sama dengan Grup untuk mengidentifikasi mekanisme yang dapat diterima bersama agar informasi tersebut dapat diungkapkan secara aman dan tidak melanggar hukum.

 

Melaporkan kekhawatiran

Pemasok diharapkan untuk mendukung identifikasi, investigasi, penanganan, dan pelaporan dugaan pelanggaran atau kejadian pelanggaran terhadap ketentuan dalam Kode Etik ini dan/atau SoBC.

Dengan demikian, Pemasok harus:

  • Menerapkan prosedur keluhan atau sejenisnya yang efektif sehingga Pegawai dapat, secara rahasia dan tanpa perlu takut akan tindakan pembalasan, bertanya, menyampaikan kekhawatiran, dan/atau melaporkan dugaan pelanggaran atau kejadian pelanggaran kepada Pemasok atau secara langsung kepada Grup;
  • Segera menyelidiki setiap laporan tepercaya mengenai dugaan pelanggaran atau kejadian pelanggaran terhadap ketentuan dalam Kode Etik ini dan mengambil tindakan yang sesuai untuk mencegah potensi pelanggaran, dan/atau meminimalkan dampak dari, dan menghentikan, setiap kejadian pelanggaran; dan
  • Melaporkan setiap dugaan pelanggaran atau kejadian pelanggaran terhadap ketentuan dalam Kode Etik ini dan/atau SoBC kepada Grup segera setelah Pemasok mengetahuinya dengan cara sebagaimana dijelaskan dalam Speaking Up.
 

Speak Up

Setiap dugaan pelanggaran atau kejadian pelanggaran terhadap Kode Etik ini atau SoBC dapat disampaikan kepada pihak Grup yang biasanya dihubungi oleh Pemasok, atau melalui saluran Speak Up kami yang dikelola secara independen dan rahasia di www.bat.com/speakup.

Saluran Speak Up kami dikelola secara independen dan dapat diakses melalui internet ataupun hotline pesan teks dan telepon,selama 24 jam setiap hari dan dalam berbagai bahasa. Saluran tersebut dapat digunakan secara rahasia (dan secara anonim, sesuai keinginan Anda) sehingga Anda tidak perlu khawatir akan tindakan pembalasan. Jika memilih menggunakan hotline, Anda dapat memilih lokasi Anda dari daftar yang tersedia di situs web untuk mengetahui nomor yang bisa dihubungi di negara Anda.

Tidak akan ada pembalasan dalam bentuk apa pun (secara langsung ataupun tidak langsung) atas pelaporan dugaan pelanggaran atau kejadian pelanggaran, meskipun laporan tersebut ternyata tidak terbukti. Kami tidak menoleransi pelecehan atau penyerangan terhadap siapa pun yang berani menyampaikan laporan atau pihak yang membantunya.

 

Penyelidikan

Kami menerima setiap pengaduan, dugaan, atau laporan dugaan atau kejadian pelanggaran Kode Etik ini dan/atau SoBC kami secara serius. Jika perlu, kami akan menyelidiki perkara tersebut secara adil dan objektif berdasarkan kebijakan dan prosedur internal kami.

Dalam beberapa kasus, kami mungkin akan meminta Pemasok untuk memimpin penyelidikan perkara tersebut sesuai dengan prosedur Pemasok.

Jika diwajibkan oleh BAT, Pemasok diharapkan untuk berkomunikasi dengan BAT dan memberi tahu kami setiap informasi mengenai lingkup, kemajuan, dan hasil penyelidikan yang dilakukannya (dengan tetap mematuhi ketentuan kerahasiaan atau ketentuan hukum lain yang berlaku).

 

Konsekuensi pelanggaran

Jika ada ketidakpatuhan terhadap ketentuan mana pun dalam Kode Etik ini, Grup berhak meminta Pemasok terkait untuk:
  • Menunjukkan kemajuan yang signifikan terkait kepatuhan terhadap ketentuan terkait selama periode waktu yang ditentukan dan wajar; dan/atau
  • Mematuhi sepenuhnya ketentuan terkait selama periode waktu yang ditentukan dan wajar.

Jika terjadi ketidakpatuhan yang serius, signifikan, dan/atau terus-menerus, atau jika Pemasok tidak menunjukkan komitmen yang cukup, tidak kunjung mengambil tindakan, atau tidak melakukan perbaikan yang diperlukan, kami berhak untuk memutuskan hubungan bisnis dengan Pemasok tersebut.

 

Menghubungi Grup