Close
 
 
 

Zgodność

 
 

Zgodność

Zobowiązujemy się do monitorowania zgodności z wymogami niniejszego Kodeksu oraz zapewnienia, że wszelkie zidentyfikowane problemy są badane i usuwane.

 

Zgodność z prawem

Oczekujemy od naszych dostawców przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów, kodeksów i regulacji prawnych oraz postępowania w sposób etyczny.

W związku z tym dostawcy są zobowiązani:

  • Przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów, kodeksów i regulacji prawnych, niezależnie od miejsca, w którym prowadzą swoją działalność i od tego, w jaki sposób przepisy te ich obowiązują.
  • Niezwłocznie powiadamiać Grupę o wszelkich istotnych sprawach karnych lub cywilnych wszczętych przeciwko nim.
  • Niezwłocznie powiadamiać Grupę o wszelkich grzywnach lub sankcjach administracyjnych, które zostały na nich nałożone i które w jakikolwiek sposób odnoszą się do wymogów określonych w niniejszym Kodeksie.
 

Monitorowanie zgodności

Zastrzegamy sobie prawo do weryfikacji zgodności naszych nowych i istniejących dostawców z wymogami niniejszego Kodeksu za pomocą wewnętrznych i/lub zewnętrznych mechanizmów oceny i audytu.

Dostawcy są zobowiązani zapewnić wszelką rozsądną współpracę podczas jakichkolwiek działań weryfikacyjnych związanych z niniejszym Kodeksem (przeprowadzanych przez Grupę lub przez osoby trzecie zaangażowane przez Grupę), w tym zapewniając, że odpowiednia dokumentacja i dane są przechowywane tak długo, jak wymaga tego Grupa i/lub obowiązujące przepisy prawa oraz poprzez przyznanie niezależnego dostępu do odpowiedniego personelu, lokalizacji, dokumentacji i danych.

Współpraca tego rodzaju zostanie omówiona i uzgodniona przez Grupę i dostawcę, aby zapewnić możliwość jej zapewnienia w godzinach pracy po wcześniejszym powiadomieniu.

Nie narusza to uzasadnionych ograniczeń mających zastosowanie do wrażliwych i/lub poufnych informacji handlowych – w takich przypadkach (i gdy takie informacje mają istotne znaczenie dla działalności weryfikacyjnej) dostawcy powinni współpracować z Grupą w celu wypracowania wzajemnie akceptowalnych mechanizmów bezpiecznego i zgodnego z prawem ujawniania takich informacji.

 

Zgłaszanie wątpliwości

Oczekuje się, że dostawcy będą wspierać identyfikację, dochodzenie, reagowanie i zgłaszanie jakichkolwiek podejrzeń lub faktycznych naruszeń wymagań niniejszego Kodeksu i/lub Kodeksu SoBC.

W związku z tym dostawcy są zobowiązani:

  • Posiadać skuteczne procedury składania skarg lub równoważne, umożliwiające ich pracownikom – w sposób poufny i bez obawy przed odwetem – zadawanie pytań, zgłaszanie wątpliwości i/lub podejrzeń lub faktycznych naruszeń – zarówno samemu dostawcy, jak i bezpośrednio Grupie.
  • Niezwłocznie badać wszelkie wiarygodne obawy dotyczące podejrzewanych lub faktycznych naruszeń wymagań niniejszego Kodeksu i podejmować odpowiednie działania w celu uniknięcia potencjalnych naruszeń i/lub zminimalizowania ich konsekwencji oraz zaprzestania wszelkich faktycznych naruszeń.
  • Zgłaszać Grupie wszelkie podejrzenia lub faktyczne naruszenia wymogów niniejszego Kodeksu i/lub Kodeksu SoBC, gdy tylko dowiedzą się o nich jak wyjaśniono w rozdziale zgłaszania nieprawidłowości.
 

Zgłaszanie nieprawidłowości (Speak Up)

Wszelkie faktyczne lub podejrzewane naruszenia niniejszego Kodeksu lub Kodeksu SoBC mogą być zgłaszane do zwyczajowego kontaktu dostawcy w Grupie lub za pośrednictwem naszych poufnych, niezależnie zarządzanych kanałów przekazywania zgłoszeń, dostępnych pod adresem www.bat.com/speakup.

Nasze kanały zgłaszania nieprawidłowości są niezależnie zarządzane i są dostępne online, za pośrednictwem wiadomości i infolinii, przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu oraz w wielu językach lokalnych. Można z nich korzystać poufnie (i anonimowo, jeśli wolisz), bez obawy przed odwetem. Jeśli wolisz skorzystać z infolinii, możesz wybrać swoją lokalizację z listy zamieszczonej na stronie internetowej, aby znaleźć międzynarodowy numer telefonu przypisany do Twojego kraju.

Nie spotka Cię żadna forma odwetu (bezpośrednio lub pośrednio) za zgłaszanie obaw dotyczących faktycznego lub podejrzewanego niewłaściwego postępowania, nawet jeśli Twoje obawy okażą się nieuzasadnione. Nie tolerujemy nękania ani zastraszania osób zgłaszających swoje obawy lub wszelkich innych osób, które im pomagają.

 

Postępowania wyjaśniające

Traktujemy poważnie wszelkie obawy, zarzuty lub zgłoszenia dotyczące podejrzeń bądź faktycznych naruszeń niniejszego Kodeksu i/lub Kodeksu SoBC. W stosownych przypadkach wszelkie takie sprawy zostaną zbadane w sposób uczciwy i obiektywny, zgodnie z naszymi wewnętrznymi zasadami oraz procedurami.

W innych przypadkach możemy poprosić dostawcę o przeprowadzenie dochodzenia w danej sprawie zgodnie z jego własnymi procedurami.

W przypadkach, w których jest to wymagane przez BAT, oczekuje się, że dostawca będzie współpracował z BAT i informował nas o zakresie, postępach i wynikach swojego dochodzenia (z zastrzeżeniem poufności lub innych obowiązujących wymogów prawnych).

 

Konsekwencje naruszenia Kodeksu

W przypadku nieprzestrzegania któregokolwiek z wymagań niniejszego Kodeksu Grupa zastrzega sobie prawo do zażądania od danego dostawcy:
  • Wykazania istotnych postępów w celu zapewnienia spełnienia danego wymogu(-ów) w określonym i rozsądnym terminie; i/lub
  • Doprowadzenia do pełnej zgodności z danym wymogiem(-ami) w określonym i rozsądnym terminie.

W przypadku poważnej, istotnej i/lub utrzymującej się niezgodności lub gdy dostawca w inny sposób wykaże niewystarczające zaangażowanie, długotrwałą bezczynność lub brak ulepszeń, zastrzegamy sobie prawo do zakończenia stosunków handlowych z danym dostawcą.

 

Kontakt z Grupą