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正確な会計及び記録保管

 
 

正確な会計及び記録保管

財務情報・非財務情報についての虚偽のない、正確かつ客観的な情報の記録及び報告は、グループの評判のみならず、法令、税、監査及び規制に関する義務を遂行するグループの能力や、グループ各社による事業における意思決定及び行動を支えるために不可欠な要素です。

 

正確な情報とデータ

我々が作成するデータはすべて、財務情報であるか否かにかかわらず、対象となる取引及び事象を正確に反映したものでなくてはなりません。

我々は適用される法律、外部の会計要件並びにグループ内の財務及びその他の事業情報の報告手続に従う必要があります。

これは、該当データが紙の文書、電子データ、その他の媒体のいずれに存在するかを問わず適用されます。

正確な記録の保管を行わなければ、グループのポリシーに反するだけでなく、違法となることもあります。

記録の改竄又は虚偽のデータの記載が正当化されることは、絶対にありません。

そのような行為は詐欺行為とされ、民事責任又は刑事責任を問われる可能性があります。

 

記録の管理

グループ各社は、「Group Records Management Procedure(グループ会社の記録管理手続)」の内容が反映された記録管理ポリシーと手続を採用しなければなりません。我々はこのようなポリシーや手続に従って、自らの業務に関する重要な記録をすべて管理する必要があります。許可がない限り、会社の記録を変更したり、破棄してはなりません。

我々は、自身に適用される記録管理ポリシーと手続を熟知しておかなければなりません。

 

取引の文書化

あらゆる取引及び契約は、すべての役職レベルで適切な承認を受け、正確かつ完全に記録されなければなりません。

グループ各社が締結した契約はすべて、相手がグループ内の別の会社であるか第三者であるかを問わず、書面により証拠化する必要があります。

グループ会社を代表して契約書の作成、交渉又は承認にあたる場合には、当該契約が適切な契約承認ポリシー及び手続に則って承認され、締結され、記録されるようにしなければなりません。

グループ会社によって作成された自社製品の販売に関連するすべての文書は、輸出か国内販売かを問わず、正確かつ完全で、当該取引の全体像を正しく表したものでなければなりません。

すべての文書は、将来的に税務当局、税関又はその他の当局による調査が入った場合に備えて、「Group Records Management Procedure」の要件及び適用される現地の法律に従って、(関連する通信文書とともに)保管しておく必要があります。

 

外部監査人との協力

我々はグループ内外の監査人に全面的に協力し、自らが保有するグループ会社の監査に関係するすべての情報(関連監査情報)を、当該会社の外部監査人が利用できるようにしなければなりません。

我々の外部監査人に対する全面協力の義務には、法的制約があります。例えば、法律上の秘匿特権が認められる文書等が制約の対象となります。

それ以外の場合は、外部監査人のいかなる要求にも迅速に対応し、関係スタッフ及び文書への全面的かつ無制限の接触・閲覧を許可しなければなりません。

いかなる状況においても、従業員は監査人に対して、誤解を招く、不完全な、又は不正確な情報を、それと知りながら(又は合理的な判断基準に基づき知っているべきでありながら)提供してはなりません。

 

会計基準への準拠

財務情報(帳簿、各種記録、勘定等)は、一般に公正妥当と認められる会計原則と、グループの会計・報告ポリシー及び手続の両方に準拠していなければなりません。

グループ各社の財務情報は、当該会社のドミサイルである国で適用されている、一般に公正妥当と認められる会計原則に準拠した方法で管理されなければなりません。

グループ全体の報告については、データはグループに適用される会計・報告ポリシー(IFRS)及び手続に準拠している必要があります。

 

我々が作成するデータはすべて、財務情報であるか否かにかかわらず、対象となる取引及び事象を正確に反映したものでなくてはなりません。

 

相談窓口

  • 所属部門の部門長
  • 上級管理者
  • 現地のLEX Counsel
  • Head of Compliance: sobc@bat.com