Dokładna księgowość i prowadzenie dokumentacji
Uczciwe, dokładne i obiektywne dokumentowanie i raportowanie informacji finansowych i niefinansowych ma zasadnicze znaczenie dla reputacji Grupy, jej zdolności do wypełniania zobowiązań prawnych, podatkowych, audytorskich i regulacyjnych oraz dla wspierania decyzji i działań biznesowych przez spółki należące do Grupy.
Dokładne informacje i dane
Wszystkie tworzone przez nas dane, zarówno finansowe jak i niefinansowe, muszą dokładnie odzwierciedlać transakcje i wydarzenia, których dotyczą.
Musimy przestrzegać obowiązujących przepisów, zewnętrznych wymogów księgowych i procedur Grupy dotyczących raportowania informacji finansowych i innych informacji biznesowych.
Zasady te obowiązują w przypadku danych w formie papierowej, jak i elektronicznej lub na dowolnym innym nośniku.
Niedopełnienie obowiązku prowadzenia dokładnej dokumentacji jest sprzeczne z polityką Grupy, a może być także niezgodne z prawem.
Nie istnieją żadne uzasadnienia dla fałszowania dokumentacji lub przeinaczania faktów.
Takie zachowanie może zostać odebrane jako oszustwo i skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną.
Zarządzanie dokumentacją
Spółki należące do Grupy muszą przyjąć zasady i procedury zarządzania dokumentacją odzwierciedlające Procedurę zarządzania dokumentacją Grupy. Mamy obowiązek zarządzać całą naszą krytyczną dokumentacją biznesową zgodnie z tymi zasadami i procedurami, i nigdy nie możemy zmieniać ani niszczyć dokumentacji firmy, chyba że jest to wyraźnie dozwolone.
Powinniśmy znać obowiązujące zasady i procedury zarządzania dokumentacją.
Dokumentowanie transakcji
Wszystkie transakcje i umowy muszą być odpowiednio autoryzowane na wszystkich poziomach, a także dokumentowane w sposób pełny i dokładny.
Wszystkie umowy zawierane przez spółki należące do Grupy, czy to z inną spółką Grupy, czy ze stroną trzecią, muszą być udokumentowane na piśmie.
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie, negocjowanie lub zatwierdzenie jakiejkolwiek umowy w imieniu spółki należącej do Grupy, muszą się upewnić, że umowa została zatwierdzona, podpisana i udokumentowana zgodnie z odpowiednią polityką i procedurami zatwierdzania umów.
Wszystkie dokumenty przygotowywane przez spółkę Grupy w związku ze sprzedażą jej produktów, czy to na rynek krajowy, czy z myślą o eksporcie, muszą być dokładne, kompletne i dawać właściwy obraz transakcji.
Należy zachować całą dokumentację (wraz z odpowiednią korespondencją), jeśli jest to wymagane na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej, celnej lub innych działań tego rodzaju, zgodnie z wymogami Procedury zarządzania dokumentacją Grupy oraz wszelkimi obowiązującymi przepisami lokalnymi.
Współpraca z audytorami zewnętrznymi
Musimy w pełni współpracować z audytorami zewnętrznymi i wewnętrznymi Grupy i zadbać o to, aby wszystkie dostępne im informacje istotne dla audytu dowolnej spółki należącej do Grupy (istotne informacje audytowe) zostały udostępnione audytorom zewnętrznym tej spółki.
Obowiązek pełnej współpracy z audytorami zewnętrznymi podlega ograniczeniom prawnym, na przykład w przypadku dokumentów prawnie uprzywilejowanych.
W każdym innym przypadku należy niezwłocznie reagować na wszelkie żądania zewnętrznych audytorów i umożliwiać im pełny i nieograniczony dostęp do odpowiednich pracowników oraz dokumentów.
W żadnym wypadku nie wolno przekazywać audytorom zewnętrznym lub wewnętrznym informacji, o których wiemy (lub powinniśmy wiedzieć), że wprowadzają w błąd, są niekompletne lub niedokładne.
Przestrzeganie standardów rachunkowości
Dane finansowe (np. księgi, ewidencje i rachunki) muszą być zgodne zarówno z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jak i z polityką i procedurami rachunkowości oraz sprawozdawczości Grupy.
Dane finansowe spółek Grupy muszą być prowadzone zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości obowiązującymi w kraju ich prowadzenia.
W przypadku sprawozdawczości Grupy dane muszą być zgodne z zasadami i procedurami rachunkowości Grupy (IFRS).
Z kim rozmawiać?
- Bezpośredni przełożony
- Kierownictwo wyższego szczebla
- Lokalny doradca LEX
- Dyrektor działu zgodności: sobc@bat.com