Close
 
 
 

Dokładna księgowość i prowadzenie dokumentacji

 
 

Dokładna księgowość i prowadzenie dokumentacji

Uczciwe, dokładne i obiektywne dokumentowanie i raportowanie informacji finansowych i niefinansowych ma zasadnicze znaczenie dla reputacji Grupy, jej zdolności do wypełniania zobowiązań prawnych, podatkowych, audytorskich i regulacyjnych oraz dla wspierania decyzji i działań biznesowych przez spółki należące do Grupy.

 

Dokładne informacje i dane

Wszystkie tworzone przez nas dane, zarówno finansowe jak i niefinansowe, muszą dokładnie odzwierciedlać transakcje i wydarzenia, których dotyczą.

Musimy przestrzegać obowiązujących przepisów, zewnętrznych wymogów księgowych i procedur Grupy dotyczących raportowania informacji finansowych i innych informacji biznesowych.

Zasady te obowiązują w przypadku danych w formie papierowej, jak i elektronicznej lub na dowolnym innym nośniku.
Niedopełnienie obowiązku prowadzenia dokładnej dokumentacji jest sprzeczne z polityką Grupy, a może być także niezgodne z prawem.

Nie istnieją żadne uzasadnienia dla fałszowania dokumentacji lub przeinaczania faktów.

Takie zachowanie może zostać odebrane jako oszustwo i skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną.

 

Zarządzanie dokumentacją

Spółki należące do Grupy muszą przyjąć zasady i procedury zarządzania dokumentacją odzwierciedlające Procedurę zarządzania dokumentacją Grupy. Mamy obowiązek zarządzać całą naszą krytyczną dokumentacją biznesową zgodnie z tymi zasadami i procedurami, i nigdy nie możemy zmieniać ani niszczyć dokumentacji firmy, chyba że jest to wyraźnie dozwolone.

Powinniśmy znać obowiązujące zasady i procedury zarządzania dokumentacją.

 

Dokumentowanie transakcji

Wszystkie transakcje i umowy muszą być odpowiednio autoryzowane na wszystkich poziomach, a także dokumentowane w sposób pełny i dokładny.

Wszystkie umowy zawierane przez spółki należące do Grupy, czy to z inną spółką Grupy, czy ze stroną trzecią, muszą być udokumentowane na piśmie.

Osoby odpowiedzialne za przygotowanie, negocjowanie lub zatwierdzenie jakiejkolwiek umowy w imieniu spółki należącej do Grupy, muszą się upewnić, że umowa została zatwierdzona, podpisana i udokumentowana zgodnie z odpowiednią polityką i procedurami zatwierdzania umów.

Wszystkie dokumenty przygotowywane przez spółkę Grupy w związku ze sprzedażą jej produktów, czy to na rynek krajowy, czy z myślą o eksporcie, muszą być dokładne, kompletne i dawać właściwy obraz transakcji.

Należy zachować całą dokumentację (wraz z odpowiednią korespondencją), jeśli jest to wymagane na potrzeby ewentualnej kontroli podatkowej, celnej lub innych działań tego rodzaju, zgodnie z wymogami Procedury zarządzania dokumentacją Grupy oraz wszelkimi obowiązującymi przepisami lokalnymi.

 

Współpraca z audytorami zewnętrznymi

Musimy w pełni współpracować z audytorami zewnętrznymi i wewnętrznymi Grupy i zadbać o to, aby wszystkie dostępne im informacje istotne dla audytu dowolnej spółki należącej do Grupy (istotne informacje audytowe) zostały udostępnione audytorom zewnętrznym tej spółki.

Obowiązek pełnej współpracy z audytorami zewnętrznymi podlega ograniczeniom prawnym, na przykład w przypadku dokumentów prawnie uprzywilejowanych.

W każdym innym przypadku należy niezwłocznie reagować na wszelkie żądania zewnętrznych audytorów i umożliwiać im pełny i nieograniczony dostęp do odpowiednich pracowników oraz dokumentów.

W żadnym wypadku nie wolno przekazywać audytorom zewnętrznym lub wewnętrznym informacji, o których wiemy (lub powinniśmy wiedzieć), że wprowadzają w błąd, są niekompletne lub niedokładne.

 

Przestrzeganie standardów rachunkowości

Dane finansowe (np. księgi, ewidencje i rachunki) muszą być zgodne zarówno z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jak i z polityką i procedurami rachunkowości oraz sprawozdawczości Grupy.

Dane finansowe spółek Grupy muszą być prowadzone zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości obowiązującymi w kraju ich prowadzenia.

W przypadku sprawozdawczości Grupy dane muszą być zgodne z zasadami i procedurami rachunkowości Grupy (IFRS).

 

Wszystkie tworzone przez nas dane, zarówno finansowe jak i niefinansowe, muszą dokładnie odzwierciedlać transakcje i wydarzenia, których dotyczą.

 

Z kim rozmawiać?

  • Bezpośredni przełożony
  • Kierownictwo wyższego szczebla
  • Lokalny doradca LEX
  • Dyrektor działu zgodności: sobc@bat.com