Close
 
 
 

Świadczenia reprezentacyjne (G&E)

 
 

Świadczenia reprezentacyjne (G&E)

Okazjonalne oferowanie lub przyjmowanie świadczeń reprezentacyjnych związanych z działalnością gospodarczą bywa dopuszczalną praktyką biznesową. Jednak niewłaściwe lub nadmiernie kosztowne świadczenia reprezentacyjne mogą stanowić formę przekupstwa i korupcji, a tym samym wyrządzić poważną szkodę BAT.

 

Spółki należące do Grupy nie mogą oferować ani obiecywać niezależnym audytorom zewnętrznym żadnych form świadczeń reprezentacyjnych, które mogą powodować konflikt interesów lub zagrażać ich niezależności

 

Oferowanie i otrzymywanie świadczeń reprezentacyjnych

Wszelkie świadczenia reprezentacyjne, które oferujesz, przekazujesz lub otrzymujesz:
  • nie powinny być przekazywane/akceptowane, jeśli mogą stanowić formę łapówki lub przejaw korupcji w świetle Polityki dotyczącej przeciwdziałania łapówkarstwu i korupcji,
  • powinny być przekazywane/przyjmowane jawnie,
  • powinny być zgodne z prawem we wszystkich odpowiednich jurysdykcjach i nie zakazane przez organizację drugiej strony,
  • nie powinny dotyczyć podmiotów biorących udział w przetargu lub podobnym konkursie,
  • nie powinny mieć istotnego wpływu na transakcję z udziałem jakiejkolwiek spółki należącej do Grupy lub być postrzegane jako takie,
  • nie mogą być prezentem w postaci gotówki lub ekwiwalentu pieniężnego podlegającego wymianie (vouchery, bony upominkowe, pożyczki lub papiery wartościowe),
  • nie mogą być wynikiem prośby lub żądania,
  • nie mogą być oferowane za coś w zamian (tj. oferowane z załączonymi warunkami).
  • nie mogą być lub sprawiać wrażenia nadmiernie kosztownych lub niestosownych (obraźliwych, nieprzyzwoitych, o wyraźnie seksualnym charakterze lub w inny sposób stawiających jakąkolwiek spółkę należącą do Grupy w złym świetle w kontekście zasad lokalnej kultury),
  • muszą być zatwierdzone na piśmie z wyprzedzeniem (jeśli niniejsza polityka lub wymagania lokalne nakładają taki obowiązek),
  • muszą być rozliczane zgodnie z obowiązującymi politykami i procedurami dotyczącymi wydatków biznesowych,
  • ponadto wszystkie świadczenia reprezentacyjne dla urzędników państwowych, których wartość przekracza progową, muszą zostać zatwierdzone w rejestrze świadczeń reprezentacyjnych (G&E Tracker). Zaleca się także korzystanie z rejestru świadczeń reprezentacyjnych w przypadku wręczania prezentów interesariuszom z sektora prywatnego.
 

Świadczenia reprezentacyjne na rzecz urzędników państwowych

Nie wolno bezpośrednio ani pośrednio dążyć do wywierania wpływu na urzędnika państwowego poprzez zapewnianie świadczeń reprezentacyjnych (lub oferowanie innych korzyści osobistych) jemu lub jego bliskim krewnym, przyjaciołom czy współpracownikom.

Zaangażowanie w sprawy regulacyjne jest częścią naszej działalności. Dostarczanie lub otrzymywanie świadczeń reprezentacyjnych (w ramach określonych progów) może być w tym kontekście dopuszczalne. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, ponieważ wiele krajów nie zezwala urzędnikom państwowym na akceptowanie takich świadczeń, a przepisy antykorupcyjne są często surowe.

Możemy oferować lub przyjmować wszelkie świadczenia reprezentacyjne bez uprzedniej zgody, pod warunkiem że są one:

  • poniżej wartości progowej 20 GBP na osobę na dany przypadek (lub niższego ekwiwalentu lokalnego),
  • zgodne z prawem, oferowane sporadycznie i odpowiednie.

W przypadku oferowania świadczeń reprezentacyjnych urzędnikom państwowym (lub ich bliskim krewnym) powyżej wartości progowej 20 GBP aż do wartości 200 GBP lub przyjmowania od nich takich świadczeń należy uprzednio uzyskać pisemną zgodę bezpośredniego przełożonego i lokalnego doradcy LEX.

Oferowanie świadczeń reprezentacyjnych urzędnikom państwowym (lub ich bliskim krewnym) lub otrzymywanie takich świadczeń od nich, jeśli ich wartość przekracza 200 GBP, będzie właściwe tylko w wyjątkowych okolicznościach i będzie wymagać uzyskania uprzedniej pisemnej zgody (szczegóły opisano w Procedurze dotyczącej świadczeń reprezentacyjnych).

 

Oferowanie lub przyjmowanie świadczeń reprezentacyjnych:

  • Cel: Czy celem jest jedynie zbudowanie lub utrzymanie relacji biznesowej lub okazanie zwykłej uprzejmości czy wpłynięcie na obiektywizm odbiorcy przy podejmowaniu określonej decyzji biznesowej?
  • Legalność: Czy jest to legalne w Twoim kraju i w kraju kontrahenta?
  • Istotność: Czy wartość rynkowa jest rozsądna (tj. nie jest nazbyt hojna lub ekstrawagancka) i proporcjonalna do stanowiska danej osoby?
  • Częstotliwość: Czy dana osoba otrzymuje świadczenia reprezentacyjne tylko okazyjnie?
  • Przejrzystość: Czy Ty lub odbiorca bylibyście zakłopotani, gdyby Twój przełożony, koledzy lub ktokolwiek spoza Grupy dowiedział się o tych świadczeniach reprezentacyjnych?
 

Świadczenia reprezentacyjne na rzecz niezależnych audytorów zewnętrznych i przyjmowane od nich takich świadczeń

Spółki należące do Grupy nie mogą oferować ani obiecywać niezależnym audytorom zewnętrznym żadnych form świadczeń reprezentacyjnych, które mogą powodować konflikt interesów lub zagrażać ich niezależności (celu uzyskania dalszych wskazówek dotyczących świadczeń reprezentacyjnych na rzecz audytorów zewnętrznych patrz Procedura dotycząca świadczeń reprezentacyjnych). Obecnie niezależnym audytorem zewnętrznym Grupy i większości jej spółek jest KPMG.
 

Interesariusze z sektora prywatnego

Możemy oferować lub przyjmować wszelkie świadczenia reprezentacyjne od interesariuszy sektora prywatnego lub przyjmować je od nich bez uprzedniej zgody, pod warunkiem że są one:
  • poniżej wartości progowej 200 GBP na osobę na dany przypadek (lub niższego ekwiwalentu lokalnego),
  • zgodne z prawem, oferowane sporadycznie i odpowiednie w zakresie rozsądnej praktyki biznesowej.

Musimy uzyskać uprzednią pisemną zgodę:

  • naszego bezpośredniego przełożonego na oferowanie lub przyjmowanie wszelkich świadczeń reprezentacyjnych powyżej progu 200 GBP.

Zawsze pamiętaj:

  • aby podczas występowania o zatwierdzenie wniosku mieć przekonanie, że proponowane świadczenia reprezentacyjne nie stoją w sprzeczności z oczekiwaniami sformułowanymi powyżej, a w szczególności, że czas ich wręczenia oraz szerszy kontekst nie będzie postrzegany jako mający wpływ na podejmowanie jakichkolwiek decyzji,
  • że mogą wystąpić wyjątkowe okoliczności, w których wstępne zatwierdzenie okaże się niemożliwe. O zatwierdzenie należy wystąpić tak szybko, jak to możliwe i nie później niż siedem dni po przekazaniu lub otrzymaniu świadczeń reprezentacyjnych. Należy je złożyć z pisemnym uzasadnieniem, dlaczego nie wystąpiono wcześniej o wstępne zatwierdzenie lub go nie uzyskano,
  • bezpośredni przełożeni, w porozumieniu z lokalnym doradcą LEX, ustalą jak postępować ze świadczeniami reprezentacyjnymi oferowanymi lub otrzymywanymi przez pracowników spółki należącej do Grupy przekraczającymi obowiązujące progi. Ogólnie odmawia się ich przyjęcia lub zwraca. Jeśli takie działanie byłoby niewłaściwe lub obraźliwe, takie świadczenia reprezentacyjne mogą zostać zaakceptowane jako własność odpowiedniej spółki należącej do Grupy,
  • aby nigdy nie unikać obowiązku uzyskania niezbędnej zgody dla świadczeń reprezentacyjnych poprzez opłacenie ich osobiście lub za czyimś pośrednictwem,
  • wszystkie wydatki na świadczenia reprezentacyjne muszą być rozliczane zgodnie z odpowiednimi politykami i procedurami dotyczącymi wydatków biznesowych,
  • w żadnym wypadku Grupa BAT nie powinna ponosić kosztów świadczeń reprezentacyjnych, z których nie korzystają pracownicy BAT,
  • nie należy dzielić wydatków na świadczenia reprezentacyjne na mniejsze kwoty w celu obejścia progów określonych w niniejszej polityce,
  • świadczenia reprezentacyjne należy zasadniczo kierować do osób, z którymi BAT ma stosunki biznesowe, a nie do ich przyjaciół lub krewnych. Jeśli jednak znajomi, krewni lub inni goście danej osoby wezmą udział w takim wydarzeniu, poniesione koszty należy zsumować i tę sumę odnieść do progów określonych w niniejszej polityce,
  • w celu uzyskania dalszych wskazówek dotyczących zatwierdzeń wyjątkowych i zatwierdzeń ogólnych, które mogą mieć zastosowanie w ograniczonych okolicznościach, należy odnieść się do Procedury dotyczącej świadczeń reprezentacyjnych,
  • dodatkowe informacje dostępne są w Procedurze dotyczącej świadczeń reprezentacyjnych oraz Często zadawanych pytaniach dotyczących świadczeń reprezentacyjnych.
 

Świadczenia reprezentacyjne pochodzące od spółek Grupy

Nie ma ograniczeń dotyczących przyjmowania przez pracowników świadczeń reprezentacyjnych pochodzących od spółki należącej do Grupy. Spółki należące do Grupy powinny zadbać o to, aby wszelkie takie świadczenia reprezentacyjne pozostawały zgodne z prawem, nie wykraczały poza dopuszczalne normy i miały proporcjonalną wartość.
 

Prowadzenie formalnej ewidencji i monitoring

Każda spółka należąca do Grupy jest odpowiedzialna za utrzymanie i monitorowanie rejestru świadczeń reprezentacyjnych dla urzędników państwowych. Spółka ma też zadbać o to, aby rejestrowane świadczenia reprezentacyjne na rzecz sektora prywatnego oraz ogólnie rejestrowane świadczenia reprezentacyjne nie przekraczały wskazanych wartości progowych.
 

Należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ wiele krajów nie zezwala urzędnikom państwowym na akceptowanie takich świadczeń, a przepisy antykorupcyjne są często surowe.

 

Z kim rozmawiać?

  • Bezpośredni przełożony
  • Kierownictwo wyższego szczebla
  • Lokalny doradca LEX
  • Dyrektor działu zgodności: sobc@bat.com