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Korrekte Buchführung und Aufzeichnungen

 
 

Korrekte Buchführung und Aufzeichnungen

Eine ehrliche, genaue und objektive Aufzeichnung und Meldung von finanziellen und nicht-finanziellen Informationen ist für den Ruf des Konzerns, seine Fähigkeit, seinen rechtlichen, steuerlichen, prüfungstechnischen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen, sowie für die Unterstützung von Geschäftsentscheidungen und -maßnahmen von Konzernunternehmen von wesentlicher Bedeutung.

 

Genaue Informationen und Daten

Alle von uns erstellten finanziellen oder nicht-finanziellen Daten müssen die erfassten Transaktionen und Ereignisse genau widerspiegeln.

Wir müssen die geltenden Gesetze, externen Rechnungslegungsvorschriften und Konzernverfahren für die Meldung von Finanz- und anderen Geschäftsinformationen einhalten.

Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten in Papier- oder elektronischer Form oder auf einem anderen Medium vorliegen.

Das Versäumnis, genaue Aufzeichnungen zu führen, verstößt gegen die Konzernrichtlinien und kann zudem illegal sein.

Es gibt nie eine Rechtfertigung für die Fälschung von Aufzeichnungen oder die Falschdarstellung von Tatsachen.

Ein solches Verhalten kann ein Betrug sein und zu zivil- oder strafrechtlicher Haftung führen.

 

Verwaltung von Aufzeichnungen

Konzernunternehmen müssen Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung von Aufzeichnungen einführen, welche das Verfahren für die Verwaltung von Aufzeichnungen des Konzerns widerspiegeln. Wir müssen alle unsere kritischen Geschäftsunterlagen in Übereinstimmung mit diesen Richtlinien und Verfahren verwalten und dürfen Unternehmensunterlagen niemals ändern oder zerstören, es sei denn, dies ist zulässig.

Wir sollten mit den für uns geltenden Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung von Aufzeichnungen vertraut sein.

 

Dokumentation von Transaktionen

Alle Transaktionen und Verträge müssen auf allen Ebenen ordnungsgemäß autorisiert sowie genau und vollständig aufgezeichnet werden.

Alle Verträge, die von Konzernunternehmen mit einem anderen Konzernunternehmen oder einem Dritten geschlossen werden, sind schriftlich zu belegen.

Wenn wir für die Vorbereitung, Verhandlung oder Genehmigung eines Vertrags im Namen eines Konzernunternehmens verantwortlich sind, müssen wir sicherstellen, dass dieser in Übereinstimmung mit den einschlägigen Richtlinien und Verfahren zur Vertragsgenehmigung genehmigt, unterzeichnet und aufgezeichnet wird.

Alle Dokumente, die von einem Konzernunternehmen im Zusammenhang mit dem Verkauf seiner Produkte im In- oder Ausland erstellt werden, müssen korrekt und vollständig sein und eine ordnungsgemäße Übersicht über die Transaktion bieten.

Wenn dies für eine mögliche Prüfung durch Steuer-, Zoll- oder andere Behörden erforderlich ist, müssen alle Unterlagen (zusammen mit der entsprechenden Korrespondenz) in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Verfahrens für die Verwaltung von Aufzeichnungen des Konzerns und allen anwendbaren lokalen Gesetzen aufbewahrt werden.

 

Zusammenarbeit mit externen Rechnungsprüfern

Wir müssen in vollem Umfang mit den externen und internen Rechnungsprüfern des Konzerns zusammenarbeiten und sicherstellen, dass alle von ihnen gehaltenen Informationen, die für die Prüfung eines Konzernunternehmens relevant sind (relevante Prüfungsinformationen), den externen Rechnungsprüfer dieses Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.

Unsere Pflicht zur uneingeschränkten Zusammenarbeit mit externen Rechnungsprüfern unterliegt rechtlichen Beschränkungen, z. B. wenn es sich um rechtlich geschützte Dokumente handelt.

Andernfalls sollten wir umgehend auf Anfragen externer Rechnungsprüfer reagieren und ihnen vollständigen und uneingeschränkten Zugang zu relevanten Mitarbeitern und Dokumenten gewähren.

Unter keinen Umständen sollten wir externen oder internen Rechnungsprüfern Informationen zur Verfügung stellen, von denen wir wissen (oder vernünftigerweise wissen sollten), dass sie irreführend, unvollständig oder ungenau sind.

 

Beachtung von Rechnungslegungs-grundsätzen

Finanzdaten (z. B. Bücher, Aufzeichnungen und Konten) müssen sowohl den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen als auch den Verfahren und Grundsätzen des Konzerns für Rechnungslegung und Berichterstattung entsprechen.

Die Finanzdaten der Konzernunternehmen müssen im Einklang mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen geführt werden, die im jeweiligen Land gelten.

Für die Konzernberichterstattung müssen die Daten den Rechnungslegungsgrundsätzen (IFRS) und -verfahren des Konzerns entsprechen.

 

Alle von uns erstellten finanziellen oder nicht-finanziellen Daten müssen die erfassten Transaktionen und Ereignisse genau widerspiegeln.

 

An wen Sie sich wenden können

  • An Ihren direkten Vorgesetzten
  • An das Senior Management
  • An Ihren lokalen LEX-Ansprechpartner
  • Compliance-Leiter: sobc@bat.com