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Interessen-konflikte

 
 

Interessen-konflikte

Wir müssen Interessenkonflikte in unserem Geschäftsverkehr vermeiden und transparent sein, wenn persönliche Umstände vorliegen, die zu einem Konflikt führen können. Um unser Geschäft mit Integrität zu führen, müssen Interessenkonflikte effektiv bewältigt werden.

 

Handeln im besten Interesse unseres Unternehmens

Wir müssen Situationen vermeiden, in denen unsere persönlichen Interessen mit den Interessen des Konzerns oder eines Konzernunternehmens in Konflikt geraten können oder scheinbar in Konflikt stehen.

Viele Situationen oder Beziehungen haben das Potenzial, einen Interessenkonflikt zu verursachen. Die häufigsten Arten von Konflikten sind auf der nächsten Seite aufgeführt.

Im Allgemeinen ist ein Interessenkonflikt eine Situation, in der unsere Position oder Aufgabe innerhalb des Konzerns eine Gelegenheit für uns oder eine uns nahestehende Person darstellt, einen persönlichen Gewinn oder Nutzen (abweichend von den normalen Vergütungen der Beschäftigung) zu erzielen; oder in der es für uns die Möglichkeit gibt, unsere persönlichen Interessen oder die Interessen der uns nahestehenden Personen unseren Pflichten und Aufgaben gegenüber dem Konzern vorzuziehen.

 

Offenbarung von Interessenkonflikten

Neue BAT-Mitarbeiter müssen den Konflikt im SoBC Portal  bei Beschäftigungsbeginn, oder sobald ein Konflikt auftritt, offenlegen. Wenn Sie keinen Zugang zum SoBC-Portal haben, sollten Sie Ihren direkten Vorgesetzten über die Situation aufklären.

Wenn eine Situation anderen als einen Interessenkonflikt erscheint, Sie aber nicht glauben, dass tatsächlich ein Interessenkonflikt besteht, sollten Sie diesen trotzdem offenlegen. Das Auftreten eines Interessenkonflikts kann Bedenken hervorrufen, auch wenn es möglicherweise faktisch keinen Konflikt gibt. Im Zweifelsfall sollten Sie den Konflikt offenlegen, damit das Senior Management bei Bedarf auf die Situation aufmerksam gemacht werden kann.

Nach der Offenlegung sollte sich Ihr direkter Vorgesetzter mit Ihnen in Verbindung setzen, um zu beurteilen, ob ein potenzielles Risiko für BAT im Zusammenhang mit dem Konflikt besteht und ob Maßnahmen ergriffen werden müssen, sodass ein identifiziertes Risiko verwaltet oder minimiert werden kann. In einigen Fällen kann das Risiko für die Interessen von BAT so gering sein, dass keine Maßnahmen ergriffen werden müssen.

Wenn jedoch die Interessen von BAT durch den Konflikt beeinträchtigt werden könnten, sind möglicherweise Maßnahmen erforderlich. Dies kann Änderungen an Ihrer Rolle oder Berichtslinie oder Ihrer Kundenverantwortung oder eine Anforderung umfassen, dass Sie nicht mit einem bestimmten Kunden, Lieferanten oder BAT-Mitarbeiter zu tun haben dürfen.

Wenn Sie ein direkter Vorgesetzter sind und Sie sich nicht sicher sind, ob das erklärte Interesse Maßnahmen zur Risikominderung erfordert, sollten Sie Interessenkonflikte: Ein Leitfaden für direkte Vorgesetzte lesen. Wenn Sie sich danach noch immer nicht sicher sind, wenden Sie, sich an das höhere Management oder Ihren lokalen LEX-Ansprechpartner.

Die Direktoren von Konzernunternehmen müssen Konflikte dem Vorstand des Unternehmens gegenüber bei ihrer nächsten Sitzung offenlegen und dessen formelle Zustimmung einholen.

Wir müssen auch alle Interessenkonflikte, die wir haben, regelmäßig überprüfen, aktualisieren und bestätigen.

 

Interessenkonflikte aufzeichnen

Vorgesetzte müssen sicherstellen, dass alle ihnen zur Kenntnis gebrachten Interessenkonflikte in das SoBC-Portal eingetragen werden oder, wenn die Mitarbeiter keinen Zugang zum SoBC-Portal haben, ihrem lokalen LEX-Ansprechpartner oder dem Company Secretary mitgeteilt werden.

Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Arten von Interessenkonflikten. Andere Situationen könnten jedoch auch zu Interessenkonflikten führen. Wenn Sie Fragen dazu haben, ob Ihre besondere Situation einen Interessenkonflikt verursacht, sprechen Sie bitte mit Ihrem direkten Vorgesetzten oder Ihrem LEX-Ansprechpartner.

 

Familiäre oder persönliche Beziehungen

Die Zusammenarbeit mit engen Verwandten kann zu Interessenkonflikten führen, unabhängig davon, ob der enge Verwandte ebenfalls ein Mitarbeiter des Konzerns ist, für einen unserer Konkurrenten oder Geschäftspartner arbeitet oder ein Amtsträger ist, der das Geschäft von BAT beeinflussen könnte.

Sie müssen offenlegen, wenn Sie enge Verwandte haben, die im Konzern arbeiten. Intime Beziehungen zu anderen, die bei BAT arbeiten, können auch zu einem Interessenkonflikt oder dem Auftreten eines solchen Konflikts führen. Wenn Sie sich in einer solchen Situation befinden, sollten Sie die Beziehung offenlegen.

Im Rahmen Ihrer Arbeit dürfen Sie enge Verwandte nicht einstellen oder überwachen. Sie dürfen auch keinen Einfluss auf deren Beschäftigungsbedingungen nehmen oder das Management in Bezug auf enge Verwandte oder solche Personen, mit denen Sie in einer engen Beziehung stehen, beeinflussen können. Ihr Vorgesetzter wird mit Ihnen gemeinsam bestimmen, welche Abhilfemaßnahmen angesichts Ihrer besonderen Situation ergriffen werden sollten.

Es ist niemals akzeptabel, wenn ein direkter Vorgesetzter und ein unterstellter Mitarbeiter enge Verwandte sind oder eine intime

Beziehung haben. Sie müssen auch offenlegen, wenn Sie ein intimes Verhältnis mit einem Konkurrenten, Lieferanten, Kunden oder anderen Unternehmen haben oder enge Verwandte haben, die nach Ihrem besten Wissen für einen Konkurrenten, Lieferanten, Kunden oder ein anderes Unternehmen, mit dem der Konzern in erheblichem Umfang Geschäfte tätigt, arbeiten oder Dienstleistungen erbringen oder eine wesentliche finanzielle Beteiligung daran haben.

Wenn Sie geschäftlich mit einem engen Verwandten bei einem Kunden oder Lieferanten oder mit einem Unternehmen, an dem Ihr enger Verwandter eine wesentliche finanzielle Beteiligung hat, zusammenarbeiten, muss das Management möglicherweise Ihre Rolle oder Ihre Kundenverantwortlichkeiten anpassen.

Sie müssen auch offenlegen, wenn Sie enge Verwandte haben, die Amtsträger sind und eine Rolle innehaben, in der sie Einfluss auf das Geschäft von BAT ausüben könnten.

Die betreffende Person muss nicht notwendigerweise ein hochrangiger Entscheidungsträger sein. Sie sollten offenlegen, ob der Amtsträger eine Rolle innehat, in der er Einfluss auf das Geschäft von BAT ausüben könnte (dies würde normalerweise z. B. vom Staat beschäftigte Lehrer, Gefängniswärter, Feuerwehrleute oder Krankenschwestern ausschließen). Wenn Sie Zweifel haben, ob eine Offenlegung erforderlich ist, wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen LEX-Ansprechpartner.

 

Finanzielle Interessen

Sie müssen für sich selbst und für alle in Ihrem Haushalt lebenden nahen Verwandten Folgendes offenlegen:
  • alle finanziellen Beteiligungen an einem Konkurrenten
  • finanzielle Beteiligungen an einem Lieferanten oder Kunden, wenn Sie mit diesem Lieferanten oder Kunden durch den Konzern zu tun haben, oder jemanden beaufsichtigen, der mit ihm zu tun hat

Sie müssen keine börsennotierte Investmentfonds, Indexfonds und ähnliche Anlageprodukte offenlegen, bei denen Sie kein Mitspracherecht haben, welche Einzelinvestitionen vorgenommen werden.

„Wesentliche finanzielle Beteiligungen“ sind alle finanziellen Beteiligungen, die nach Ansicht des Konzernunternehmens Ihr Urteil beeinflussen oder scheinbar beeinflussen können.

Sie dürfen keine wesentlichen finanziellen Beteiligungen haben an:

  • einem Lieferanten oder Kunden, wenn Sie mit diesem Lieferanten oder Kunden im Rahmen von Geschäften des Konzerns zu tun haben, oder jemanden beaufsichtigen, der mit ihm zu tun hat
  • einem Konkurrenten des Konzerns oder einem Unternehmen, der/das Aktivitäten gegen die Interessen des Konzerns ausführt

Möglicherweise wird es Ihnen erlaubt, eine wesentliche finanzielle Beteiligung an einem Konkurrenten zu behalten, vorausgesetzt, Sie haben diese vor dem Eintritt in den Konzern erworben, diese vor Ihrer Einstellung Ihrem beschäftigenden Unternehmen schriftlich mitgeteilt und Ihr beschäftigendes Unternehmen hat keine Einwände dagegen erhoben. Ein bestehender Besitz einer solchen Beteiligung seitens eines Direktors eines Konzernunternehmens muss dem Vorstand gemeldet und in der nächsten Vorstandssitzung protokolliert werden.

Im Zweifelsfall sollten Sie sich von Ihrem lokalen LEX-Ansprechpartner beraten lassen.

 

Nebentätigkeit

Sie dürfen nicht für oder im Namen eines Dritten arbeiten, ohne zuvor Ihre Absicht offenzulegen und die schriftliche Genehmigung der Geschäftsleitung dafür einzuholen.

Wenn Sie ein Vollzeitmitarbeiter sind, darf diese Nebentätigkeit keine nennenswerte Zeit in Anspruch nehmen, darf nicht in der vereinbarten Arbeitszeit erledigt werden, darf sich nicht negativ auf Ihre Leistung auswirken und darf Ihre Pflichten und Verantwortung gegenüber dem Konzernunternehmen nicht beeinträchtigen.

Bestimmte Situationen sind niemals zulässig. Beispielsweise dürfen Sie nicht für einen Konkurrenten von einem Konzernunternehmen oder einen Kunden oder Lieferanten arbeiten, mit dem Sie im Rahmen Ihrer Arbeit zu tun haben.

„Arbeiten für oder im Namen eines Dritten“ bedeutet die Annahme eines zweiten Jobs, die Tätigkeit als Direktor oder Berater oder die anderweitige Erbringung von Dienstleistungen für Unternehmen außerhalb des Konzerns (einschließlich gemeinnütziger oder Non-Profit-Organisationen). Unbezahlte Freiwilligenarbeit, die Sie in Ihrer eigenen Freizeit ausführen können, gehört nicht dazu, solange dies Ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten gegenüber dem Konzern nicht beeinträchtigt.

 

Andere Arten von Interessenkonflikten

Während diese Beispiele die häufigsten Arten von Interessenkonflikten aufzeigen, können Konflikte in einer Vielzahl anderer Situationen auftreten. Zum Beispiel kann ein Konflikt entstehen, wenn der Konzern Gemeinschaftsinvestitionen (einschließlich Spenden für wohltätige Zwecke) in eine Organisation tätigt, mit der Sie enge Beziehungen haben, oder wenn Sie versuchen, Geschäftsmöglichkeiten zu Ihrem eigenen persönlichen Vorteil zu nutzen, die Ihnen im Rahmen Ihrer Arbeit für BAT bekannt wurden.

Die Schlüsselfrage ist, ob Ihre persönlichen Interessen oder die eines engen Verwandten mit Ihrer Pflicht, im besten Interesse von BAT zu handeln, in Konflikt stehen könnten. Wenn Ihr Urteil oder Ihre Entscheidung im Namen von BAT durch das persönliche Interesse beeinträchtigt werden könnte, sollten Sie das Interesse offenlegen.

 

Neue BAT-Mitarbeiter müssen den Konflikt im SoBC-Portal bei Beschäftigungsbeginn, oder sobald ein Konflikt auftritt, offenlegen. Wenn Sie keinen Zugang zum SoBC-Portal haben, sollten Sie Ihren direkten Vorgesetzten über die Situation aufklären

 

An wen Sie sich wenden können

  • An Ihren direkten Vorgesetzten
  • An das Senior Management
  • An Ihren lokalen LEX-Ansprechpartner
  • Compliance-Leiter: sobc@bat.com