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Geschenke und Bewirtung (G&B)

 
 

Geschenke und Bewirtung (G&B)

Das gelegentliche Anbieten oder Annehmen von geschäftsbezogenen Geschenken oder Bewirtungen kann eine akzeptable Geschäftspraxis sein. Unsachgemäße oder übermäßige Geschenke und Bewirtungen können jedoch eine Form von Bestechung und Korruption sein und BAT schweren Schaden zufügen.

 

Konzernunternehmen dürfen unseren unabhängigen externen Rechnungsprüfern keine G&B, welche einen Interessenkonflikt verursachen oder ihre Unabhängigkeit gefährden könnten, anbieten oder in Aussicht stellen.

 

Anbieten und Annehmen von G&B

Geschenke und Bewirtung, die Sie anbieten, geben oder erhalten:
  • dürfen niemals gegeben/angenommen werden, wenn dies im Sinne der Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption eine Bestechung und Korruption darstellen könnte;
  • müssen in offener Weise gegeben/angenommen werden;
  • müssen in allen relevanten Rechtssystemen rechtmäßig sein und dürfen nicht vom Unternehmen der anderen Partei verboten sein;
  • dürfen keine Parteien einbeziehen, die an einem Angebot oder einer Ausschreibung beteiligt sind;
  • dürfen keine wesentlichen Auswirkungen auf eine Transaktion mit einem Konzernunternehmen haben oder in der Lage sein, diese zu haben;
  • dürfen keine Geschenke in Form von Bargeld oder in bar einlösbare Äquivalenten sein (Wertgutscheine, Geschenkgutscheine, Kredite oder Wertpapiere);
  • dürfen nicht ersucht oder gefordert werden;
  • dürfen nicht für eine Gegenleistung angeboten werden (d. h. mit damit verbundenen Bedingungen angeboten werden);
  • dürfen nicht verschwenderisch oder unangemessen sein oder diesen Anschein erwecken (respektlos, unanständig oder sexuell explizit, oder unter Berücksichtigung der lokalen Kultur auf andere Weise ein Konzernunternehmen ins schlechte Licht rücken);
  • müssen im Voraus schriftlich genehmigt werden (wenn eine Genehmigung gemäß dieser Richtlinie und/oder zusätzliche lokale Anforderungen erforderlich ist);
  • müssen in Übereinstimmung mit den geltenden Richtlinien und Verfahren für Geschäftsausgaben als Aufwand erfasst werden;
  • darüber hinaus müssen sämtliche G&B über dem Schwellenwert für Amtsträger im G&B-Tracker genehmigt werden. Es wird empfohlen, den G&B-Tracker auch für die G&B von Stakeholdern des Privatsektors zu verwenden.
 

G&B für Amtsträger

Es ist verboten, direkt oder indirekt zu versuchen, einen Amtsträger zu beeinflussen, indem G&B (oder andere persönliche Vorteile) für ihn oder einen nahen Verwandten, Freunde oder Mitarbeiter gewährt werden.

Die Zusammenarbeit mit Regulierungsbehörden ist Teil unseres Geschäfts. Die Bereitstellung oder die Annahme von G&B (innerhalb der angegebenen Schwellenwerte) kann in diesem Zusammenhang zulässig sein. Allerdings ist besondere Vorsicht geboten, da viele Länder ihren Amtsträgern nicht erlauben, G&B anzunehmen, und die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung oft sehr streng sind.

Wir können G&B ohne eine vorherige Genehmigung anbieten oder annehmen, vorausgesetzt:

  • ihr Wert liegt unter dem Schwellenwert von 20 £ pro Person und Ereignis (oder einem niedrigeren Gegenwert in der Landeswährung);
  • das Angebot/die Annahme ist rechtmäßig, selten und angemessen.

Wir müssen die vorherige schriftliche Genehmigung unseres direkten Vorgesetzten und unseres lokalen LEX-Ansprechpartners für das Anbieten oder Annehmen von G&B an/von Amtsträgern (oder deren engen Verwandten) über einem Schwellenwert von 20 £ und bis zu einem Wert von 200 £ einholen.

Das Anbieten/Annehmen von G&B an/von einem Amtsträger (oder dessen engen Verwandten) über 200 £ wäre nur dann angemessen, wenn außergewöhnliche Umstände vorliegen, wobei eine vorherige schriftliche Genehmigung erforderlich ist (wie im G&B-Verfahren näher ausgeführt).

 

Beachten Sie beim Anbieten oder Annehmen von G&B Folgendes:

  • Absicht: Besteht die Absicht nur darin, eine Geschäftsbeziehung aufzubauen oder aufrechtzuerhalten oder eine normale Höflichkeit anzubieten, oder soll die Unparteilichkeit des Empfängers bei einer bestimmten Geschäftsentscheidung beeinflusst werden?
  • Rechtmäßigkeit: Ist es in Ihrem Land und im Land der anderen Partei legal?
  • Wesentlichkeit: Ist der Marktwert angemessen (d. h. nicht verschwenderisch/extravagant) und steht er im Verhältnis zum Dienstalter der Person?
  • Häufigkeit: Erhält die Person nur gelegentlich G&B?
  • Transparenz: Wäre es Ihnen oder dem Empfänger peinlich, wenn Ihr Vorgesetzter, Ihre Kollegen oder jemand außerhalb des Konzerns von der G&B wüsste(n)?
 

G&B für und von unabhängige(n) externe(n) Rechnungsprüfer(n)

Konzernunternehmen dürfen unseren unabhängigen externen Rechnungsprüfern keine G&B, welche einen Interessenkonflikt verursachen oder ihre Unabhängigkeit gefährden könnten, anbieten oder in Aussicht stellen (siehe G&B-Verfahren für weitere Hinweise zu G&B für externe Rechnungsprüfer). KPMG ist der aktuelle unabhängige externe Rechnungsprüfer für den Konzern und die Mehrheit der Konzernunternehmen.
 

Stakeholder des Privatsektors

Wir können G&B einem Stakeholder des Privatsektors ohne vorherige Genehmigung anbieten/von ihm annehmen, vorausgesetzt:
  • ihr Wert liegt unter dem Schwellenwert von 200 £ pro Person und Ereignis (oder einem niedrigeren Gegenwert in der Landeswährung);
  • das Angebot/die Annahme ist rechtmäßig, selten und im Einklang mit angemessener Geschäftspraxis.

Wir müssen eine vorherige schriftliche Genehmigung einholen:

  • von unserem direkten Vorgesetzten für das Anbieten oder Annehmen von G&B über einem Schwellenwert von 200 £.

Beachten Sie stets Folgendes:

  • Die Annehmer müssen sich bei der Annahme von Anfragen davon überzeugen, dass die vorgeschlagene G&B nicht gegen eine der oben genannten Erwartungen verstößt und insbesondere, dass der Zeitpunkt und/oder der breitere Kontext nicht als Hinweis darauf angesehen werden kann/können, dass eine Entscheidung durch die G&B beeinflusst werden könnte.
  • Außergewöhnliche Umstände könnten vorliegen, unter denen eine Vorabgenehmigung nicht möglich ist. Die Genehmigung muss so schnell wie möglich und spätestens sieben Tage nach dem Anbieten oder Erhalten von G&B , mit einer schriftlichen Begründung, warum eine Vorabgenehmigung nicht beantragt oder eingeholt wurde, eingeholt werden.
  • Direkte Vorgesetzte legen in Absprache mit dem lokalen LEX-Ansprechpartner fest, was mit G&B zu tun ist, die Mitarbeitern des Konzernunternehmens angeboten oder von diesen angenommen wurden, und diese die geltenden Schwellenwerte überschreiten. Im Allgemeinen sollten solche G&B abgelehnt oder zurückgegeben werden. Wenn dies unangemessen oder Ärgernis erregen würde, können die G&B auf der Grundlage akzeptiert werden, dass sie in den Besitz des jeweiligen Konzernunternehmens übergehen.
  • Sie dürfen sich Ihrer Verpflichtung zur Einholung der erforderlichen G&B-Genehmigung niemals entziehen, indem Sie persönlich dafür bezahlen oder jemand anderes dafür bezahlen lassen.
  • G&B müssen in Übereinstimmung mit den entsprechenden Richtlinien und Verfahren für Geschäftsausgaben als Aufwand erfasst werden.
  • Unter keinen Umständen sollte Bewirtung auf Kosten von BAT erfolgen, wenn kein Personal von BAT anwesend ist.
  • Zur Vermeidung von Zweifeln dürfen G&B nicht in kleinere Beträge/Werte unterteilt werden, um die Schwellenwerte in dieser Richtlinie zu umgehen.
  • G&B sollte generell an diejenigen gerichtet werden, mit denen BAT eine Geschäftsbeziehung unterhält, und nicht an ihre Freunde oder Verwandten. Wenn jedoch Freunde, Verwandte oder andere Gäste einer Person teilnehmen, sollten die Kosten für die Zwecke der Schwellenwerte in dieser Richtlinie zusammengefasst werden.
  • Siehe das G&B-Verfahren für weitere Hinweise zu außergewöhnlichen Genehmigungen und Pauschalgenehmigungen, die unter bestimmten eingeschränkten Umständen verfügbar sein können.
  • Weitere Informationen finden Sie im G&B-Verfahren und in den G&B-FAQs.
 

G&B von Konzernunternehmen

Es gibt keine Beschränkungen für Mitarbeiter, die G&B von einem Konzernunternehmen annehmen. Konzernunternehmen sollten sicherstellen, dass solche G&B rechtmäßig, angemessen und verhältnismäßig sind.
 

Formelle Aufzeichnungen und Überwachung

Jedes Konzernunternehmen ist für die Verwaltung und Überwachung des G&B-Trackers für Amtsträger verantwortlich und muss sicherstellen, dass ein Register über G&B für den Privatsektor und ein Register aller G&B oberhalb der Schwellenwerte geführt wird.
 

Allerdings ist besondere Vorsicht geboten, da viele Länder ihren Amtsträgern nicht erlauben, G&B und die Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung oft sehr streng sind.

 

An wen Sie sich wenden können

  • An Ihren direkten Vorgesetzten
  • An das Senior Management
  • An Ihren lokalen LEX-Ansprechpartner
  • Compliance-Leiter: sobc@bat.com