Close
 
 
 

Подарки и представительские мероприятия (G&E)

 
 

Подарки и представительские мероприятия (G&E)

Периодическое предложение или принятие Подарков и представительских мероприятий может быть приемлемой практикой деловых отношений. Однако неуместные или чрезмерные Подарки и представительские мероприятия могут являться формой взяточничества и коррупции и причинить серьезный вред БАТ.

 

Компании Группы не должны предлагать или обещать нашим независимым внешним аудиторам какие-либо Подарки и представительские мероприятия, если это может создать конфликт интересов или поставить под угрозу независимость этих лиц.

 

Предложение и получение Подарков и представительских мероприятий

Все Подарки и представительские мероприятия, которые вы предлагаете, предоставляете или получаете:
  • никогда не должны предоставляться, приниматься, если такое действие является актом взяточничества и коррупции, как определено в Политике по противодействию взяточничеству и коррупции;
  • должны предоставляться и приниматься открыто;
  • должны быть законными во всех соответствующих юрисдикциях и не должны быть запрещены организацией другой стороны;
  • не должны вовлекать стороны, участвующие в тендерном процессе или конкурсных торгах;
  • не должны оказывать существенного влияния на сделку с участием какой-либо Компании Группы или производить впечатление таковых;
  • не должны представлять собой наличные деньги или эквивалент денежных средств (ваучеры, подарочные сертификаты, займы или ценные бумаги);
  • не должны запрашиваться или требоваться;
  • не должны предлагаться за что-то взамен (т. е. на определенных условиях);
  • не должны быть или выглядеть чрезмерными или неуместными (неуважительными, неприличными, имеющими откровенно сексуальный характер или иным образом плохо отражающимися на любой Компании Группы с учетом местной культуры);
  • должны быть предварительно одобрены в письменном виде (если одобрение требуется в соответствии с данной политикой и / или дополнительными местными требованиями);
  • должны быть отнесены на расходы в соответствии с применимыми политиками и процедурами в отношении коммерческих расходов.
  • Кроме того, все Подарки и представительские мероприятия, стоимость которых превышает Пороговое значение для Государственных должностных лиц, нужно утверждать в системе отслеживания G&E Tracker. Также рекомендуется использовать G&E Tracker для Подарков и представительских мероприятий с участием Заинтересованных сторон частного сектора.
 

Подарки и представительские мероприятия для Государственных должностных лиц

Запрещено прямо или косвенно пытаться повлиять на Государственное должностное лицо путем предоставления Подарков и представительских мероприятий (или иной личной выгоды) ему или его Близкому родственнику, друзьям или партнерам.

Взаимодействие с государственными органами является частью нашего бизнеса. Предоставление или получение Подарков или представительских мероприятий (в пределах установленных Пороговых значений) может быть приемлемым. Однако следует проявлять особую осторожность, поскольку во многих странах Государственным должностным лицам запрещено принимать Подарки и представительские мероприятия, и антикоррупционное законодательство часто является весьма строгим.

Допускается предложить или принять Подарок или представительское мероприятие без предварительного одобрения при условии, что они:

  • ниже Порогового значения в 20 фунтов стерлингов (или более низкого эквивалента в местной валюте) для каждого случая;
  • являются законными, нечастыми и уместными.

Работник должен получить предварительное письменное разрешение от своего линейного руководителя и ответственного сорудника локального Департамента LEX на предоставление или принятие Подарков или представительских мероприятий для или от Государственных должностных лиц (или их Близких родственников), если их сумма больше 20 фунтов стерлингов и меньше 200 фунтов стерлингов.

Предложение Подарков или представительских мероприятий Государственным должностным лицам (и их Близким родственникам) и получение от них подарков и представительских меропрятий на сумму более 200 фунтов стерлингов допускается только в исключительных обстоятельствах и требует предварительного письменного одобрения (как более подробно описано в Процедуре предоставления и получения подарков и представительских мероприятий).

 

Что следует учитывать, предлагая или принимая Подарки и представительские мероприятия

  • Намерение Каково намерение при предложении Подарков и представительских мероприятий? Всего лишь построить и поддержать деловые отношения, соблюсти общепринятые правила вежливости или же повлиять на объективность получателя при принятии конкретного делового решения?
  • Законность Законно ли это в вашей стране или в стране другой стороны?
  • Существенность Является ли рыночная стоимость Подарка или представительского мероприятия разумной (т.е. не роскошной и экстравагантной) и пропорциональна ли она статусу лица?
  • Частота Данное лицо получает Подарки и представительские мероприятия только изредка?
  • Прозрачность Были бы смущены вы или получатель подарка, если ваш руководитель, коллеги или иные лица за пределами Группы компаний знали о данном Подарке или представительском мероприятии?
 

Подарки и представительские мероприятия для и от независимых внешних аудиторов

Компании Группы не должны предлагать или обещать нашим независимым внешним аудиторам какие-либо Подарки и представительские мероприятия, которые могут вызвать конфликт интересов или поставить под угрозу независимость этих лиц (дополнительные инструкции относительно Подарков и представительских мероприятий в контексте внешних аудиторов см. в Процедуре предоставления и получения подарков и пердставительских мероприятий). В настоящее время независимым внешним аудитором Группы и большинства Компаний Группы является компания KPMG.
 

Заинтересованные стороны частного сектора

Допускается предложить или принять Подарок или представительское мероприятие Заинтересованному лицу частного сектора или от него без предварительного одобрения при условии, что:
  • их стоимость не превышает Порогового значения в 200 фунтов стерлингов (или более низкий эквивалент в местной валюте) для каждого случая;
  • являются законными, нечастыми и соответствуют разумной деловой практике.

Необходимо предварительное письменное разрешение

  • от линейного руководителя для предложения или принятия любого Подарка или представительского мероприятия на сумму свыше 200 фунтов стерлингов.

Обязательно учитывайте следующее:

  • При утверждении запросов утверждающие лица должны быть уверены, что предлагаемые Подарки и представительские мероприятия не противоречат ни одному из изложенных выше требований и, в частности, что время или иные обстоятельства вручения Подарка не повернут ситуацию таким образом, что она будет воспринята как попытка ненадлежащего влияния на принятие какого-либо решения.
  • В исключительных обстоятельствах предварительное одобрение может быть невозможно. Разрешение должно быть запрошено как можно скорее и не не позднее, чем спустя семь дней после вручения или получения Подарка или представительского мероприятия с предоставлением письменного обоснованием причины, по которой не было запрошено или получено предварительное разрешение.
  • Линейные руководители по согласованию с ответственным сотрудником локального Департамента LEX должны определить, что делать с подарками и представительскими мероприятиями, вручаемыми Работникам Компании Группы или полученными ими, если стоимость превышает Пороговое значение. Как правило, от таких Подарков и представительских мероприятий следует отказаться или вернуть. Если отказаться неуместно или оскорбительно, Подарки и представительские мероприятия допускается принять при условии, что они станут собственностью соответствующей Компании Группы.
  • Запрещено уклоняться от выполнения своих обязательств по получению необходимого разрешения на Подарки и представительские мероприятия, оплачивая их лично или через другое лицо.
  • Все Подарки и представительские мероприятия должны относиться на расходы в соответствии с применимыми политиками и процедурами в отношении коммерческих расходов.
  • Представительские мероприятия ни при каких обстоятельствах не должны проводиться за счет компании БАТ без присутствия работников БАТ.
  • Обратите внимание, что Подарки и представительские мероприятия нельзя разделять на более мелкие суммы в целях обхода Пороговых значений, установленных в данной Политике.
  • Подарки и представительские мероприятия, как правило, следует направлять лицам, с которыми у БАТ установлены деловые отношения, а не их друзьям или родственникам. Однако если на мероприятии присутствуют друзья, родственники или другие гости такого лица, расходы должны быть суммированы для целей учета Порогового значения, указанного в данной Политике.
  • Подробные указания относительно исключительных разрешений и общих разрешений, которые могут быть доступны в в определенных обстоятельствах представлены в Процедуре предоставления и получения Подарков и представительских мероприятий.
  • Дополнительную информацию можно найти в Процедуре предоставления и получения Подарков и представительских мероприятий и вопросах и ответах по Подаркам и представительским мероприятиям.
 

Подарки и представительские мероприятия от Компаний Группы

Работники могут принимать Подарки и представительские мероприятия от Компаний Группы без каких-либо ограничений. Компании Группы должны убедиться, что такие Подарки и представительские мероприятия законны, уместны и соразмерны.
 

Ведение официального реестра и мониторинга

Каждая Компания Группы несет ответственность за поддержание и мониторинг системы отслеживания всех Подарков и представительских мероприятий Государственным должностным лицам и ведет реестр Подарков и представительских мероприятий Лицам частного сектора, а также реестр всех подарков и представительских мероприятий, стоимость которых превышает Пороговое значение.
 

При этом следует помнить, что многие страны не разрешают своим Государственным должностным лицам принимать Подарки и представительские мероприятия, а антикоррупционное законодательство часто является весьма строгим.

 

К кому обратиться

  • Ваш линейный руководитель
  • Вышестоящее руководство
  • Ответственный сотрудник Департамента LEX
  • Руководитель по соответствию требованиям: sobc@bat.com