Close
 
 
 

الدقة في المحاسبة وإمساك السجلات

 
 

الدقة في المحاسبة وإمساك السجلات

إن الأمانة والدقة والموضوعية في التسجيل وتقديم التقارير المالية والمعلومات غير المالية ضروري لسمعة المجموعة وقدرتها على الوفاء بالتزاماتها القانونية والضريبية والتدقيق والتزاماتها التنظيمية، ولدعم قرارات وإجراءات الأعمال من قبل شركات المجموعة.

 

المعلومات والبيانات الدقيقة

إن جميع البيانات التي ننشئها، سواءً أكانت مالية أو غير مالية، يجب أن تعكس بدقة المعاملات والأحداث المشمولة بالتغطية.

يجب أن نتبع القوانين المعمول بها والمتطلبات المحاسبية الخارجية وإجراءات المجموعة بخصوص تقديم التقارير بالمعلومات المالية والمعلومات التجارية.

يسري هذا سواء أكانت البيانات في صيغة ورقية أو إلكترونية أو أي وسيط آخر.

إن عدم الاحتفاظ بسجلات دقيقة يخالف سياسة المجموعة ويمكن أن يكون غير قانوني أيضًا.

لا يوجد أي تبرير لتزييف السجلات أو الإدلاء بمعلومات غير حقيقية.

من الممكن أن يصل ذلك السلوك إلى الاحتيال وينتج عنه مسؤولية مدنية أو جنائية.

 

إدارة السجلات

يجب على شركات المجموعة أن تتبع سياسات وإجراءات إدارة السجلات التي تعكس إجراءات إدارة السجلات لدى المجموعة. ويجب علينا إدارة جميع سجلات العمل المهمة بما يتوافق مع تلك السياسات والإجراءات، ويجب ألا نغير أو نتخلص من سجلات الشركة ما لم يُصرح بذلك.

يجب أن نكون على دراية بسياسة وإجراءات إدارة السجلات التي تسري علينا.

 

توثيق المعاملات

يجب المصادقة على جميع الصفقات والعقود بشكل صحيح على جميع المستويات وتسجيلها بدقة وبشكل كامل.

يجب الإثبات الخطي لجميع العقود المبرمة من قبل شركات المجموعة، سواء مع شركة أخرى بالمجموعة أو طرف خارجي.

في حال إذا كنا مسؤولين عن إعداد أي عقد أو التفاوض فيه أو الموافقة عليه نيابة عن شركة بالمجموعة، يجب أن نتأكد من أن يُوافَق عليه ويُوقع عليه ويُسجل بموجب السياسة والإجراءات المعنية بشأن الموافقة على العقود.

إن جميع المستندات التي تعدها شركة بالمجموعة فيما يتعلق بمبيعات منتجاتها، سواء داخليًا أو للتصدير، يجب أن تكون دقيقة وكاملة وأن تعطي رأيًا ملائمًا عن المعاملة.

يجب الاحتفاظ بجميع الوثائق )مع المراسلات ذات الصلة( متى كان ذلك مطلوبًا للمعاينة المحتملة من قبل السلطات الضريبية أو الجمركية أو السلطات الأخرى، بما يتوافق ومتطلبات إجراءات إدارة السجلات بالمجموعة وأية قوانين محلية معمول بها.

 

التعاون مع مراقبي الحسابات الخارجيين

يجب أن نتعاون بشكل كامل مع مراقبي الحسابات الخارجيين والداخليين في المجموعة، وأن نضمن أن جميع المعلومات التي يحتفظون بها ولها صلة بالتدقيق على أية شركة بالمجموعة )معلومات التدقيق ذات الصلة( تُتاح لمراقبي الحسابات الخارجيين لدى تلك الشركة.

إن التزاماتنا بالتعاون بشكل كامل مع مراقبي الحسابات الخارجيين تخضع للقيود القانونية، على سبيل المثال في حالة المستندات التي لها سرية قانونية.

خلاف ذلك، يجب أن نستجيب على وجه السرعة لأي طلب من قبل مراقبي الحسابات الخارجيين والسماح لهم بالوصول الكامل وغير المقيد إلى الموظفين المعنيين والمستندات.

لا يجب بأي حال من الأحوال أن نقدم المعلومات إلى مراقبي الحسابات الخارجيين أو الداخليين نعلم بأنها )أو يجب أن نعلم بشكل معقول أنها( مضللة أو غير كاملة أو غير دقيقة.

 

اتباع المعايير المحاسبية

يجب أن تتطابق البيانات المالية )على سبيل المثال، الدفاتر والسجلات والحسابات( مع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها ومع سياسات وإجراءات المحاسبة والتقارير المتبعة لدى المجموعة.

يجب الاحتفاظ بالبيانات المالية لشركات المجموعة بما يتوافق والمبادئ المحاسبية المتفق عليها التي تسري في بلد الموطن.

بالنسبة لتقارير المجموعة، يجب أن تتوافق البيانات مع السياسات والإجراءات المحاسبية المتبعة بالمجموعة )المعايير الدولية للتقارير المالية(.

 

إن جميع البيانات التي ننشئها، سواءً أكانت مالية أو غير مالية، يجب أن تعكس بدقة المعاملات والأحداث المشمولة بالتغطية.

 

من ينبغي التحدث إليه

  • مديرك المباشر
  • الإدارة العليا
  • مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية LEX
  • رئيس قسم الامتثال: sobc@bat.com