Close
 
 
 

تعارض المصالح

 
 

تعارض المصالح

يجب أن نتجنب حالات تعارض المصالح في معاملاتنا التجارية وأن نتحلى بالشفافية إذا وجدت ظروف شخصية يمكن أن ينشأ عنها تعارض المصالح. ولمزاولة أعمالنا بنزاهة، يجب التعامل مع حالات تعارض المصالح بفعالية وكفاءة.

 

العمل بما يحقق أفضل مصالح شركتنا

يجب أن نتجنب المواقف التي يمكن لمصالحنا الشخصية أن تتعارض، أو أن تبدو أنها تتعارض، مع مصالح المجموعة أو شركة بالمجموعة.

إن الكثير من المواقف أو العلاقات من الممكن أن ينشأ عنها تعارض في المصالح. ويُنص في يوجد هنا النوع الأكثر شيوعًا من تضارب المصالح.

بصفة عامة، تعارض المصالح هو موقف يمكن لوضعنا الوظيفي أو مسؤولياتنا داخل الشركة خلاله أن تقدم فرصة لنا أو لشخص قريب منا بأن يحصل على مكسب شخصي أو فائدة )بصرف النظر عن مكافآت العمل الاعتيادية(، أو في حال وجود نطاق لنا لتفضيل مصالحنا الشخصية أو مصالح الأشخاص القريبين منا، بما يتجاوز واجباتنا ومسؤولياتنا تجاه المجموعة.

 

الإفصاح عن تعارض المصالح

عند الانضمام في البداية للعمل لدى BAT أو بمجرد أن يظهر تعارض المصالح، يجب أن تفصح عن تعارض المصالح في بوابة معايير السلوك المهني . . وفي حال إذا لم يُتح لك الدخول على بوابة معايير السلوك المهني، فيجب أن تفصح عن الموقف إلى مديرك المباشر.

إذا كان من المحتمل أن يظهر موقف أمام الآخرين ينشئ تعارضًا في المصالح ولكنك لا تعتقد أنه يوجد في الحقيقة تعارض في المصالح، فيجب أن تفصح عنه على أي حال. وإن ظهور تعارض المصالح يمكن أن ينشئ مخاوف حتى في حال إذا كان من غير الممكن أن يوجد التعارض. وعندما يداخلك الشك، يجب أن تنحاز إلى جانب الإفصاح، لكي يمكن إحاطة علم الإدارة العليا بالموقف إذا دعت الضرورة.

عقب الإفصاح، يجب أن يشترك معك مديرك المباشر لتقييم ما إذا كان يوجد أية مخاطر محتملة على BAT ترتبط بالتعارض في المصالح وما إذا كانت يمكن أن تدعو الحاجة إلى اتخاذ أية إجراءات للتعامل مع أية مخاطر محددة أو تخفيفها. وفي بعض الأحيان، ربما تكون أية مخاطر تهدد مصالح BAT بعيدة للغاية لدرجة أنه لا تدعو الحاجة إلى اتخاذ أية إجراءات.

ومع ذلك، فإذا تأثرت مصالح BAT بشكل سلبي نتيجة التعارض في المصالح، فإن الحاجة قد تدعو إلى تطبيق الشروط. وقد يشمل هذا إجراء تغييرات على دورك أو تسلسلك الوظيفي أو مسؤوليات حسابك أو فرض متطلب بأن تمتنع عن التعاملات مع عميل معين أو مورد معين أو موظف معين في BAT.

إذا كنت مديرًا مباشرًا وكنت غير متأكد ما إذا كانت المصلحة المعلنة تتطلب شروطًا لتخفيف المخاطر، فينبغي لك قراءة حالات تعارض المصالح: دليل المديرين المباشرين، وإذا كنت لا تزال غير متأكد فعليك الحصول على المشورة من الإدارة العليا أو مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية LEX.

يجب على مديري شركات المجموعة أن يفصحوا عن حالات تعارض المصالح وأن يسعوا للحصول على الموافقة من مجلس إدارة الشركة في اجتماعها التالي..

يجب علينا أيضًا مراجعة وتحديث وتأكيد أية حالات تعارض في المصالح قد تظهر لدينا.

 

تسجيل تعارض المصالح

يجب على المديرين أن يضمنوا أن أية حالات تعارض المصالح التي يتم الإفصاح عنها إليهم تُسجل في بوابة معايير السلوك المهني أو في حال إذا لم يكن متاحًا للموظفين الوصول إلى بوابة معايير السلوك المهني، فيجب الإخطار بها إلى المستشار الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية LEX.

فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لتعارض المصالح. ومع ذلك، قد توجد مواقف أخرى قد تتسبب في حالات تعارض المصالح أيضًا. وفي حال إذا ظهرت لديك أية أسئلة بشأن ما إذا كان موقف معين يتسبب في تعارض في المصالح، فنرجو التحدث مع مديرك المباشر أو مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية LEX.

 

العلاقات الأسرية أو الشخصية

إن العمل مع الأقارب من الدرجة الأولى يمكن أن ينتج عنه تعارض في المصالح، سواء أكان أحد الأقارب من الدرجة الأولى موظفًا بالمجموعة أو يعمل لدى منافسينا أو شركائنا في الأعمال، أو كان مسؤولاً حكوميًا قد يؤثر على أعمال. BAT

يجب عليك أن تفصح عما إذا كان لديك أقارب مقربون يعملون في المجموعة. كما أن العلاقات الحميمة مع الآخرين الذين يعملون لدى BAT يمكن أن يؤدوا إلى تعارض المصالح، أو الظهور بمظهر تعارض المصالح. وإذا كنت في ذلك الموقف، فيجب أن تفصح عن العلاقة.

في أثناء عملك، ينبغي ألا تكون قادرًا على التوظيف والإشراف والتأثير على شروط وأحكام التوظيف أو التأثير على إدارة الأقارب المقربين أو من تكون على علاقة حميمية بهم. وسوف يعمل مديرك معك لتحديد إجراءات التخفيف التي يتوجب اتباعها في ضوء موقفك المعين.

لن يكون مقبولاً أن تكون قريبًا من الدرجة الأولى أو توجد علاقة حميمة بين مدير مباشر ومرؤوس. يجب أيضًا أن تفصح عما إذا كنت في علاقة حميمة أو كان أحد أقاربك المقربين، حسب أفضل علم لك، يعمل أو يؤدي خدمات أو له مصالح مالية جوهرية في أي منافس أو مورد أو عميل أو نشاط آخر للمجموعة تعاملات مهمة معه.

في حال إذا كانت لك مشاركة في الأعمال مع قريب من الدرجة الأولى في عميل أو مورد أو مع أي نشاط يملك قريب لك من الدرجة الأولى مصلحة مالية جوهرية، فإن الإدارة من الممكن أن تحتاج إلى أن تجري تغييرات على دورك أو مسؤوليات حسابك.

يجب أيضًا أن تفصح عما إذا كان لديك أي أقارب مقربين يعملون مسؤولين حكوميين ويشغلون دورًا يستطيعون خلاله التأثير على أعمال BAT.

ليس من الضروري للفرد المعني أن يكون الفرد المعني متخذ قرارات رفيع المرتبة. ويجب أن تفصح عما إذا كان المسؤول الحكومي له دور يستطيع خلاله أن يؤثر على أعمال BAT )لا يشمل هذا في المعتاد، على سبيل المثال، معلم في مدرسة أو حارس في السجن أو رجل إطفاء أو ممرض تعينه الدولة(. وإذا كنت تشك بشأن ما إذا كان الإفصاح ضروريًا من عدمه، يرجى استشارة مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية LEX.

 

المصالح المالية

يجب أن تفصح، عن نفسك وعن أي من الأقارب المقربين الذين يعيشون في منزلك، عن:
  • •جميع المصالح المالية في الجهة المنافسة.
  • أية مصالحة مالية في مورد أو في عميل إذا كنت مشاركًا في تعامل المجموعة مع ذلك المورد أو العميل أو تشرف على أي شخص يفعل ذلك.

لست بحاجة إلى أن تفصح علنيًا عن الصناديق المتداولة المشتركة وصناديق المؤشر والاستثمارات المجمعة المشابهة التي ليس لك فيها قول فيما تشتمل عليه الاستثمارات.

ويقصد بمصطلح "المصلحة المالية الجوهرية" أية مصلحة مالية يمكن أن تؤثر أو تظهر في رأي شركة المجموعة أنها تؤثر على حُكمك.

يجب ألا تملك مصالح مالية جوهرية في:

  • مورد أو عميل إذا كنت مشاركًا في تعاملات للمجموعة مع ذلك المورد أو العميل أو تشرف على أي شخص يفعل ذلك
  • منافس للمجموعة أو أي مشروع يزاول أنشطة ضد مصالح المجموعة.

من الممكن أن يُصرح لك بالاحتفاظ بمصلحة مالية جوهرية في منافس بشرط أن تكون قد استحوذت عليه قبل الانضمام للمجموعة وأن تكون قد أفصحت عنه خطيًا إلى الشركة التي وظفتك قبل تعيينك، وألا تكون الشركة التي وظفتك قد اعترضت على ذلك. وإن الملكية المسبقة لتلك المصلحة من قبل مدير لشركة بالمجموعة يجب الإبلاغ عنه إلى مجلسها وتحرير محضر بشأنه في الاجتماع التالي للمجلس.

وفي حال إذا داخلك الشك، يجب أن تسعى للحصول على الإرشادات من مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية .LEX.

 

التوظيف الخارجي

يجب ألا تعمل لدى طرف خارجي أو نيابة عنه دون أن تفصح أولاً عن نيتك في فعل ذلك والحصول على موافقة خطية من الإدارة المباشرة.

في حال إذا كنت موظفًا بدوام كامل، فيجب ألا يستغرق ذلك العمل قدرًا كبيرًا من وقتك، ويجب ألا يكون في ساعات العمل المتفق عليها، ويجب ألا يؤثر على أدائك أو يتعارض بأي شكل من الأشكال مع واجباتك ومسؤولياتك تجاه الشركة.

إن بعض المواقف غير مسموح بها على الإطلاق. على سبيل المثال، لا يجوز لك العمل لدى منافس لأية شركة بالمجموعة أو لدى عميل أو مورد تتعامل أنت معه في أثناء أداء عملك.

إن العمل لدى طرف خارجي أو نيابة عنه يعني تولي وظيفة ثانية، والعمل مديرًا أو مستشارًا أو خلاف ذلك أداء خدمات لدى أية منظمة خارج المجموعة )بما في ذلك المنظمات الخيرية أو المنظمات غير الهادفة للربح(. ولا يشمل ذلك العمل التطوعي غير المدفوع مقابله الذي يمكن أن تؤديه في وقتك الخاص، طالما أن هذا لا يتعارض مع واجباتك ومسؤولياتك تجاه المجموعة.

 

الأنواع الأخرى لحالات تعارض المصالح

في حين أن هذه الأمثلة تنص على أكثر أنواع تعارض المصالح شيوعًا، يمكن أن ينشأ تعارض المصالح في العديد من المواقف الأخرى. على سبيل المثال، قد ينشأ تعارض المصالح عندما تتولى المجموعة تنفيذ الاستثمارات المجتمعية )ومنها الإسهامات الخيرية( إلى مؤسسة لك معها روابط وثيقة، أو عندما تسعى للحصول على فرص أعمال لمنفعتك الخاصة، وتعلم بها خلال عملك لدى BAT.

إن السؤال الرئيسي الواجب طرحه هو ما إذا كانت مصالحك الشخصية أو مصالح أحد أقاربك المقربين يمكن أن تتعارض مع واجبك بالتصرف بما يحقق أفضل مصالح BAT . إذا كان حكمك أو اتخاذك للقرار نيابة عن BAT يمكن أن يتأثر بالمصلحة الشخصية، فيجب أن تفصح عن المصلحة.

 

عند الانضمام في البداية للعمل لدى BAT أو بمجرد أن يظهر تعارض المصالح، يجب أن تفصح عن تعارض المصالح في بوابة معايير السلوك المهني. وفي حال إذا لم يُتح لك الدخول على بوابة معايير السلوك المهني، فيجب أن تفصح عن الموقف إلى مديرك المباشر.

 

من ينبغي التحدث إليه

  • مديرك المباشر
  • الإدارة العليا
  • مستشارك الداخلي بالإدارة القانونية والعلاقات الخارجية LEX
  • رئيس قسم الامتثال: sobc@bat.com