Close
 
 
 

Exactitatea activităților de contabilitate și evidența documentelor

 
 

Exactitatea activităților de contabilitate și evidența documentelor

Înregistrarea și raportarea onestă, precisă și obiectivă a informațiilor de natură financiară și non-financiară este esențială pentru reputația Grupului, capacitatea sa de a-și îndeplini obligațiile legale, fiscale, de audit și de reglementare și pentru susținerea deciziilor și acțiunilor de afaceri ale companiilor din cadrul Grupului.

 

Informații și date exacte

Toatele datele pe care le creăm, indiferent dacă sunt de natură financiară sau non‑financiară, trebuie să reflecte cu exactitate tranzacțiile și evenimentele acoperite.

Trebuie să respectăm legile aplicabile, cerințele contabile externe și procedurile Grupului pentru raportarea informațiilor financiare și de altă natură.

Acest lucru se aplică indiferent dacă datele sunt pe hârtie sau în format electronic sau pe orice alt suport.

Nerespectarea înregistrărilor corecte este contrară politicii Grupului și poate fi, de asemenea, ilegală.

Nu există niciodată nicio justificare pentru falsificarea înregistrărilor sau denaturarea faptelor.

O astfel de conduită poate constitui fraudă și poate duce la răspundere civilă sau penală.

 

Gestionarea înregistrărilor

Companiile din cadrul Grupului trebuie să adopte politici și proceduri de gestionare a înregistrărilor în conformitate cu Procedura de gestionare a înregistrărilor Grupului. Trebuie să gestionăm toate documentele noastre comerciale importante în conformitate cu aceste politici și proceduri și să nu modificăm sau să distrugem niciodată înregistrările companiei, cu excepția cazului în care este permis.

Trebuie să fim familiarizați cu politica și procedurile de gestionare a înregistrărilor care se aplică pentru noi.

 

Documentarea tranzacțiilor

Toate tranzacțiile și contractele trebuie să fie autorizate corespunzător, la toate nivelurile, și înregistrate cu exactitate și în mod complet.

Toate contractele încheiate de companiile din cadrul Grupului, fie cu o altă companie din cadrul Grupului, fie cu o terță parte, trebuie să fie documentate în scris.

Dacă suntem responsabili pentru pregătirea, negocierea sau aprobarea oricărui contract în numele unei companii din cadrul Grupului, trebuie să ne asigurăm că acesta este aprobat, semnat și înregistrat în conformitate cu politica și procedurile relevante de aprobare a contractelor.

Toate documentele întocmite de o companie din cadrul Grupului în legătură cu vânzările produselor sale, fie interne, fie pentru export, trebuie să fie corecte, complete și să ofere o imagine corectă a tranzacției.

Trebuie să fie păstrată întreaga documentație (împreună cu corespondența relevantă) în cazul în care este necesar pentru o posibilă inspecție din partea autorităților fiscale, vamale sau a altor autorități, în conformitate cu cerințele Procedurii de gestionare a înregistrărilor Grupului și cu orice alte legi locale aplicabile.

 

Cooperarea cu auditori externi

Trebuie să cooperăm pe deplin cu auditorii externi și interni ai Grupului și să ne asigurăm că toate informațiile deținute de aceștia, relevante pentru auditul oricărei companii din cadrul Grupului (informații de audit relevante), sunt puse la dispoziția auditorilor externi ai companiei respective.

Obligația noastră de a coopera pe deplin cu auditorii externi este supusă constrângerilor legale, de exemplu în cazul documentelor privilegiate legal.

În caz contrar, trebuie să răspundem prompt la orice solicitare a auditorilor externi și să le permitem accesul complet și nelimitat la personalul și documentele relevante.

În niciun caz nu trebuie să furnizăm auditorilor externi sau interni informații despre care știm (sau ar trebui să știm în mod rezonabil) că sunt înșelătoare, incomplete sau inexacte.

 

Respectarea standardelor contabile

Datele financiare (de exemplu registre contabile, evidențe și conturi) trebuie să fie conforme atât cu principiile contabile general acceptate, cât și cu politicile și procedurile contabile și de raportare ale Grupului.

Datele financiare ale companiilor din cadrul Grupului trebuie păstrate în conformitate cu principiile contabile general acceptate care se aplică în țările respective.

Pentru raportarea Grupului, datele trebuie să fie în conformitate cu politicile și procedurile contabile ale Grupului (IFRS).

 

Toatele datele pe care le creăm, indiferent dacă sunt de natură financiară sau non‑financiară, trebuie să reflecte cu exactitate tranzacțiile și evenimentele acoperite.

 

Cu cine puteți vorbi

  • Superiorul dumneavoastră ierarhic
  • Persoane cu funcție superioară
  • Consilierul dumneavoastră local LEX
  • Directorul de Conformitate: sobc@bat.com