Close
 
 
 

Conflicte de interese

 
 

Conflicte de interese

Trebuie să evităm conflictele de interese în relațiile noastre comerciale și să dăm dovadă de transparență în cazul în care avem circumstanțe personale în care ar putea apărea un conflict. Pentru a ne desfășura activitatea cu integritate, conflictele de interese trebuie gestionate eficient.

 

Efectuarea acțiunilor în interesul superior al companiei noastre

Trebuie să evităm situațiile în care interesele noastre personale pot sau pot părea să intre în conflict cu interesele Grupului sau ale oricărei companii din cadrul Grupului.

Multe situații sau relații au potențialul de a crea un conflict de interese. Cele mai frecvente tipuri de conflicte sunt prezentate în pagina următoare.

În general, un conflict de interese este o situație în care poziția sau responsabilitățile noastre în cadrul Grupului reprezintă o oportunitate pentru noi sau pentru cineva apropiat de a obține câștiguri personale; sau beneficii (în afară de beneficiile normale în urma muncii prestate); sau o situație în care este posibil să preferăm interesele noastre personale sau interesele celor apropiați în detrimentul îndatoririlor și responsabilităților noastre față de Grup.

 

Dezvăluirea conflictelor de interese

Când vă alăturați companiei BAT sau imediat ce apare un conflict, trebuie să declaraiți conflictul în cadrul portalului SoBC . Dacă nu aveți acces la portalul SoBC, trebuie să declarați situația superiorului dumneavoastră ierarhic.

Dacă alții pot avea impresia că o situație ar crea un conflict de interese, dar nu credeți că există de fapt un conflict, trebuie să declarați acest lucru oricum. Apariția unui conflict de interese poate crea îngrijorări, chiar și în cazul în care este posibil să nu existe un conflict. Când aveți dubii, trebuie să optați pentru declarare, astfel încât personalul cu funcții superioare să cunoască situația, dacă este necesar.

După declarare, superiorul dumneavoastră ierarhic trebuie să discute cu dumneavoastră pentru a evalua dacă există vreun risc potențial pentru BAT asociat conflictului de interese și dacă ar putea fi necesare măsuri pentru a gestiona sau a atenua orice risc identificat. În unele cazuri, orice risc pentru interesele BAT poate fi atât de îndepărtat încât nu trebuie luate măsuri.

Cu toate acestea, dacă interesele BAT ar putea fi afectate negativ de conflictul de interese, este posibil să fie necesară aplicarea unor condiții. Aceasta ar putea include modificări ale rolului sau liniei de subordonare sau ale responsabilităților activității dumneavoastră sau cerința de a evita relațiile cu un anumit client, furnizor sau angajat BAT.

Dacă aveți un rol de superior ierarhic și nu sunteți sigur dacă interesul declarat necesită condiții pentru a atenua riscul, trebuie să citiți Conflicte de interese: un Ghid pentru superiorii ierarhici și, dacă nu sunteți sigur în continuare, trebuie să solicitați sfatul personalului cu funcții superioare sau al Consilierului LEX local.

Directorii companiilor din cadrul Grupului trebuie să declare conflictele și să solicite aprobarea oficială a consiliului de administrație al companiei la următoarea sa reuniune.

De asemenea, trebuie să examinăm, să actualizăm și să confirmăm periodic orice conflict de interese pe care l-am putea avea.

 

Înregistrarea conflictelor de interese

Managerii trebuie să aibă grijă ca orice conflict de interese care le este dezvăluit să fie introdus în portalul SoBC sau, în cazul în care angajații nu au acces la portalul SoBC, să fie notificat Consilierului LEX local sau secretarului companiei.

În continuare vă prezentăm câteva dintre cele mai frecvente tipuri de conflicte de interese. De asemenea, pot exista și alte situații care ar putea crea conflicte de interese. În cazul în care vă întrebați dacă situația dumneavoastră particulară creează un conflict de interese, vă rugăm să discutați cu superiorului dumneavoastră ierarhic sau cu Consilierul LEX.

 

Relații familiale sau personale

Lucrând alături de rude apropiate pot apărea conflicte de interese, indiferent dacă ruda apropiată este, de asemenea, angajată în cadrul Grupului sau lucrează pentru unul dintre concurenții sau partenerii noștri de afaceri sau este funcționar public care ar putea avea impact asupra afacerii BAT.

Trebuie să declarați dacă aveți rude apropiate care lucrează în cadrul Grupului. Relațiile intime cu alte persoane care lucrează în cadrul BAT pot cauza, de asemenea, apariția unui conflict de interese. Dacă vă aflați într-o astfel de situație, trebuie să declarați relația.

Pe parcursul activității dumneavoastră nu trebuie să existe situații în care să angajați, să supravegheați, să afectați termenii și condițiile de angajare sau în care să influențați managementul rudelor apropiate sau a celor cu care vă aflați într-o relație intimă. Managerul dumneavoastră va colabora cu dumneavoastră pentru a determina ce pași de atenuare ar trebui să fie implementați având în vedere situația dumneavoastră particulară.

Niciodată nu va fi acceptabil ca un subordonat și un superior ierarhic să fie rude apropiate sau într-o relație intimă. De asemenea, trebuie să dezvăluiți dacă aveți relații intime cu persoane sau aveți rude apropiate care, din câte știți, lucrează sau prestează servicii pentru sau au un interes financiar semnificativ cu privire la orice concurent, furnizor, client sau altă afacere cu care Grupul are relații semnificative.

Dacă sunteți implicat în afaceri cu o rudă apropiată cu privire la un client sau furnizor sau cu orice afacere în legătură cu care ruda apropiată are un interes financiar semnificativ, este posibil ca cei din conducere să fie nevoiți să modifice rolul sau esponsabilitățile contului dumneavoastră.

De asemenea, trebuie să dezvăluiți dacă aveți rude apropiate care sunt funcționari publici și care ocupă un rol în care ar putea avea o influență asupra afacerii BAT.

Nu este necesar ca persoana în cauză să fie un factor de decizie de rang înalt. Trebuie să dezvăluiți dacă funcționarul public are un rol în care ar putea avea o influență asupra afacerii BAT (acest lucru exclude în mod normal, de exemplu, un profesor de școală, gardian de închisoare, pompier sau o asistentă medicală angajat(ă) de stat). Dacă aveți nelămuriri cu privire la necesitatea dezvăluirii, vă rugăm să consultați Consilierul LEX local.

 

Interese financiare

Trebuie să dezvăluiți, cu privire la dumneavoastră și orice rude apropiate care trăiesc în gospodăria dumneavoastră:
  • toate interesele financiare cu privire la un concurent
  • orice interes financiar cu privire la un furnizor sau client, dacă aveți vreo implicare în relațiile Grupului cu furnizorul sau clientul respectiv sau sunteți superiorul unei persoane care are o astfel de implicare

Nu este necesar să dezvăluiți fonduri mutuale tranzacționate public, fonduri index și investiții colective similare, în cazul cărora nu puteți decide în ce investiții sunt incluse.

„Interes financiar semnificativ” înseamnă orice interes financiar care poate sau poate părea că, în opinia companiei din cadrul Grupului, vă poate influența raționamentul.

Nu trebuie să aveți interese financiare semnificative în legătură cu:

  • un furnizor sau client dacă aveți vreo implicare în relațiile Grupului cu acel furnizor sau client sau sunteți superiorul unei persoane care are o astfel de implicare
  • un concurent al Grupului sau orice afacere care desfășoară activități împotriva intereselor Grupului

Este posibil să aveți permisiunea de a avea un interes financiar semnificativ în legătură cu un concurent, cu condiția să îl fi avut înainte de a vă alătura Grupului, să îl dezvăluiți în scris companiei înainte de a vă angaja și compania angajatoare să nu se opună. Deținerea prealabilă a unui astfel de interes de către un director al unei companii din cadrul Grupului trebuie raportată consiliului său de administrație și consemnată la următoarea întrunire a consiliului.

Dacă aveți dubii, solicitați îndrumări suplimentare de la Consilierul LEX local.

 

Un loc de muncă exterior

Nu aveți permisiunea de a lucra pentru sau în numele unui terț fără să vă dezvăluiți în prealabil intenția de a face acest lucru și să obțineți aprobarea în scris de la superiorii ierarhici.

Dacă sunteți angajat cu normă întreagă, o astfel de muncă nu trebuie să aibă o durată mare, nu trebuie să se suprapună cu programul de lucru convenit și nu trebuie să vă afecteze performanța sau să interfereze în niciun fel cu îndatoririle și responsabilitatea dumneavoastră față de compania din cadrul Grupului.

Unele situații nu sunt permise niciodată. De exemplu, nu vă este permis să lucrați pentru un concurent al niciunei companii din cadrul Grupului sau un client sau furnizor cu care aveți de-a face în timpul activității dumneavoastră.

„Lucrul pentru sau în numele unui terț” înseamnă preluarea unui al doilea loc de muncă, lucrând ca director sau consultant sau prestând în alt mod a servicii pentru orice organizație din afara Grupului (inclusiv organizații caritabile sau non-profit). Nu include munca voluntară neplătită pe care o puteți desfășura în timpul dumneavoastră liber, atâta timp cât aceasta nu interferează cu îndatoririle și responsabilitățile față de Grup.

 

Alte tipuri de conflicte de interese

În timp ce aceste exemple stabilesc cele mai frecvente tipuri de conflicte de interese, conflictele pot apărea într-o varietate de alte situații. De exemplu, un conflict poate apărea atunci când Investițiile comunitare (inclusiv contribuțiile caritabile) sunt efectuate de către Grup către o organizație cu care aveți legături strânse sau în cazul în care căutați să profitați în beneficiul dumneavoastră personal de oportunități de afaceri despre care ați aflat lucrând pentru BAT.

Întrebarea cheie ce trebuie pusă este dacă interesele dumneavoastră personale sau cele ale unei rude apropiate ar putea intra în conflict cu datoria dumneavoastră de a acționa în interesul superior al BAT. Dacă judecata sau luarea deciziilor dumneavoastră în numele BAT ar putea fi afectate de interesul personal, trebuie să dezvăluiți interesul.

 

Când vă alăturați companiei BAT sau imediat ce apare un conflict, trebuie să dezvăluiți conflictul în cadrul portalului SoBC. Dacă nu aveți acces la portalul SoBC, trebuie să declarați situația superiorului dumneavoastră ierarhic

 

Cu cine puteți vorbi

  • Superiorul dumneavoastră ierarhic
  • Persoane cu funcție superioară
  • Consilierul dumneavoastră local LEX
  • Directorul de Conformitate: sobc@bat.com