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Contabilidad y registros precisos

 
 

Contabilidad y registros precisos

El registro y la comunicación precisa y objetiva de la información financiera y no financiera es esencial para la reputación del Grupo, su capacidad para cumplir con sus obligaciones legales, fiscales, de auditoría y reglamentarias, y para apoyar las decisiones y acciones comerciales de las empresas del Grupo

 

Información y datos precisos

Todos los datos que creemos, tanto financieros como no financieros, deberán reflejar de manera precisa las operaciones y acontecimientos a los que se refieran.

Debemos cumplir la legislación aplicable, los requisitos contables externos y los procedimientos del Grupo para declarar información financiera y empresarial de cualquier tipo.

Esto se aplica tanto a los datos en papel como en formato electrónico, o en cualquier otro soporte.

No mantener unos registros precisos es contrario a la política del Grupo y también puede ser ilegal.

No hay ninguna justificación para falsificar registros o falsear datos.

Dicha conducta puede suponer un fraude y dar lugar a responsabilidad civil o penal.

 

Gestión de registros

Las empresas del Grupo deben adoptar políticas y procedimientos de gestión de registros que reflejen el Procedimiento de gestión de registros del Grupo. Debemos gestionar todos nuestros registros empresariales críticos en línea con dichas políticas y procedimientos y no alterarlos ni destruirlos nunca a menos que esté permitido.

Debemos familiarizarnos con la política y procedimientos de gestión de registros aplicables.

 

Documentación de las transacciones

Todas las transacciones y contratos deben estar debidamente autorizados a todos los niveles y registrarse de manera precisa y completa.

Todos los contratos suscritos por empresas del Grupo, tanto con otra empresa del mismo como con terceros, deben plasmarse por escrito.

Si somos responsables de elaborar, negociar o aprobar cualquier contrato en nombre de una empresa del Grupo, debemos asegurarnos de que se apruebe, firme y registre de acuerdo con las políticas y procedimientos de aprobación de contratos correspondientes.

Todos los documentos elaborados por las empresas del Grupo en relación con la venta de sus productos, tanto a nivel nacional como para su exportación, deben ser precisos, completos y ofrecer una imagen fiel de la operación.

Toda la documentación debe conservarse (junto con la correspondencia correspondiente) si es preciso para posibles inspecciones a cargo de las autoridades fiscales, aduaneras o de otro tipo, de acuerdo con los requisitos del Procedimiento de gestión de registros del Grupo y la legislación local aplicable.

 

Colaboración con auditores externos

Debemos colaborar plenamente con los auditores internos y externos del Grupo y asegurarnos de que toda la información en poder de estos que resulte relevante para auditar a cualquier empresa del Grupo (información de auditoría relevante) se ponga a disposición de los auditores externos de la empresa.

Nuestra obligación de colaborar plenamente con los auditores externos está sujeta a limitaciones legales, por ejemplo, en el caso de documentos con privilegios legales.

De lo contrario, debemos responder inmediatamente a cualquier solicitud de los auditores externos y permitirles acceder íntegramente y sin restricciones a los documentos y el personal relevante.

No debemos suministrar a los auditores internos ni externos bajo ninguna circunstancia información de la que sepamos (o de la que debamos saber en términos de razón) que resulta engañosa, incompleta o imprecisa.

 

Respeto de las normas contables

Los datos financieros (como libros, registros y cuentas) deben respetar tanto los principios contables generalmente aceptados como las políticas y procedimientos de informes y cuentas del Grupo.

Los datos financieros de las empresas del Grupo deben mantenerse de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados aplicables al país en el que estén domiciliadas.

En el caso de los informes del Grupo, los datos deberán estar en línea con las políticas y procedimientos contables del Grupo (NIIF).

 

Todos los datos que creemos, tanto financieros como no financieros, deberán reflejar de manera precisa las operaciones y acontecimientos a los que se refieran.

 

Con quién hablar

  • Su superior directo
  • La Dirección Ejecutiva
  • El Consejo LEX local
  • Responsable de cumplimiento: sobc@bat.com