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Conflictos de interés

 
 

Conflictos de interés

Debemos evitar los conflictos de interés en nuestras relaciones empresariales y ser transparentes si tenemos circunstancias personales en las que podría detectarse un conflicto. Para trabajar con integridad, los conflictos de interés deben gestionarse de manera efectiva.

 

Actuar en el máximo interés de nuestra empresa

Debemos evitar situaciones en las que nuestros intereses personales puedan entrar en conflicto con el Grupo o alguna empresa del Grupo, o lo pueda parecer.

Muchas situaciones o relaciones pueden generar conflictos de interés. Los tipos más habituales de conflictos de interés se recogen aquí.

En términos generales, un conflicto de intereses es una situación en la que nuestro puesto o responsabilidades dentro del Grupo nos presentan una oportunidad, a nosotros mismos o a una persona cercana a nosotros, para obtener una ganancia personal, un beneficio (aparte de las retribuciones laborales habituales) o donde existe la posibilidad de que primemos nuestros intereses personales o los de alguien cercano a nosotros por encima de nuestros deberes y responsabilidades para con el Grupo.

 

Informar de los conflictos de interés

Cuando se incorpore a BAT o en cuanto surja un conflicto, deberá revelarlo en el Portal de los SoBC . Si no tiene acceso al Portal de los SoBC, deberá informar a su superior directo.

Si surge una situación que a otras personas podría parecerles un conflicto de interés pero a usted no, deberá informar de ello de todas formas. La apariencia de un conflicto de interés puede generar preocupación, incluso aunque no exista el conflicto. En caso de duda, deberá inclinarse por la posibilidad del conflicto, de manera que la dirección ejecutiva pueda ser informada de la situación si es preciso.

Tras la revelación, su superior directo deberá tratar de evaluar con usted si existe un riesgo potencial para BAT asociado al conflicto y si es preciso hacer algo para gestionarlo o paliarlo.

En algunos casos, los riesgos para los intereses de BAT pueden ser tan remotos que no sea preciso hacer nada.

Sin embargo, si los intereses de BAT pueden verse afectados negativamente por el conflicto, puede ser necesario aplicar condiciones. Esto podría incluir cambios en su puesto o jerarquía o las responsabilidades de sus cuentas, o la obligación de que se abstenga de tratar con un cliente, proveedor o empleado de BAT en particular.

Si es usted un superior directo y tiene dudas acerca de si un interés declarado exige condiciones para mitigar el riesgo, debe leer Conflictos de interés: Guía para los superiores directos, y si sigue teniendo dudas, busque el consejo de la dirección ejecutiva o de su Consejo LEX local.

Los consejeros de las empresas del Grupo deben revelar los conflictos al Consejo de Administración en su siguiente reunión y solicitar su aprobación.

También debemos revisar, actualizar y confirmar regularmente los conflictos de interés que puedan surgir.

 

Registro de los conflictos de intereses

Los directores deben asegurarse de que los conflictos de interés que se les revelen se registren en el Portal de los SoBC o, si los empleados no tienen acceso a dicho Portal, que se notifiquen a su Consejo LEX local o al Secretario de la Compañía.

A continuación encontrará algunos de los tipos de conflictos de interés más habituales. Sin embargo, otras situaciones también pueden dar lugar a conflictos de interés. Si tiene alguna pregunta acerca de su situación en particular puede generar un conflicto de interés, hable con su superior directo o con el Consejo LEX.

 

Relaciones familiares o personales

Trabajar con parientes cercanos suele generar conflictos de interés, tanto si se trata de un empleado del Grupo como si lo hace para la competencia o socios empresariales o si se trata de un funcionario público que puede influir en la actividad de BAT.

Debe informar si tiene parientes cercanos trabajando en el Grupo. Las relaciones íntimas con otras personas que trabajan en BAT también pueden llevar a conflictos de interés o a que parezca que existe uno. Si está en esa situación, deberá informar de la relación.

En el transcurso de su trabajo, no debería poder contratar, supervisar, afectar a las condiciones laborales ni influir en la gestión de parientes cercanos o personas con las que mantiene una relación íntima. Su superior trabajará con usted para determinar los pasos paliativos que deben darse a la luz de su situación en particular.

Nunca será aceptable que un superior directo y un subordinado sean parientes cercanos o mantengan una relación íntima.

Deberá informar también si mantiene una relación íntima o tiene un familiar cercano que, a su leal saber y entender, trabaja o presta servicios para algún competidor, proveedor, cliente u otra empresa con la que el Grupo mantenga tratos significativos o tiene un interés económico sustancial en alguno de ellos.

Si tiene una relación profesional con un pariente cercano que trabaja con un cliente o proveedor o con una empresa en la que un pariente cercano mantiene un interés económico significativo, puede que la dirección deba implementar cambios en las responsabilidades de sus cuentas o su puesto.

Deberá informar también si tiene un pariente cercano que sea funcionario público que ocupa un puesto en el que tenga influencia en los negocios de BAT.

No es necesario que la persona en cuestión sea un alto responsable en la toma de decisiones. Deberá informar también si ese funcionario público ocupa un puesto en el que pueda influir en la actividad de BAT (esto excluiría normalmente, por ejemplo, los profesores, funcionarios de prisiones, bomberos o personal de enfermería público).

Si tiene dudas acerca de si debe informar, consulte con su Consejo LEX local.

 

Intereses económicos

Debe revelar, en relación con usted y cualquier pariente cercano que viva en su hogar:
  • todos los intereses económicos en un competidor
  • cualquier interés económico en un cliente o proveedor si participa en alguna operación del Grupo con dicho proveedor o cliente o supervisa a alguien que lo esté haciendo

No está obligado a revelar los fondos de inversión cotizados en Bolsa, los fondos de índice ni las inversiones combinadas similares si no tiene poder de decisión sobre las inversiones incluidas.

«Interés económico sustancial» significa cualquier interés económico que pueda, o pueda parecer, influir en su decisión a criterio del Grupo.

Deberá abstenerse de mantener intereses económicos sustanciales en:

  • clientes o proveedores si participa en alguna operación del Grupo con dicho proveedor o cliente o supervisa a alguien que lo esté haciendo
  • competidores del Grupo o empresas que lleven a cabo actividades contrarias a los intereses del Grupo

Podrá mantener un interés económico sustancial en los competidores siempre que lo haya adquirido antes de unirse al Grupo, haya informado del mismo por escrito a su empresa antes de asumir su puesto y esta no se haya opuesto. La posesión previa de dichos intereses por parte de los consejeros del Grupo deberá declararse al Consejo de Administración y reflejarse en su siguiente reunión.

Si tiene alguna duda, busque el asesoramiento de su Consejo LEX local.

 

Empleo externo

Deberá abstenerse de trabajar en nombre de terceros sin revelar antes su intención de hacerlo y obtener la aprobación previa de su supervisor directo.

Si trabaja a jornada completa, dicho trabajo no deberá ocuparle demasiado tiempo, deberá tener lugar fuera del horario laboral acordado, no debe afectar a su rendimiento ni interferir en forma alguna con sus obligaciones y responsabilidades dentro de la empresa del Grupo.

Algunas situaciones nunca serán permisibles. Por ejemplo, no podrá trabajar para competidores de empresas del Grupo ni clientes o proveedores con los que trate en el transcurso de su trabajo.

«Trabajar en nombre de un tercero» significa aceptar un segundo empleo, trabajar como consejero o consultor o prestar servicios de otra forma en una organización externa al Grupo (incluidas las organizaciones sin ánimo de lucro y benéficas). No incluye el trabajo voluntario no remunerado que pueda desarrollar en su tiempo libre siempre que no interfiera con sus obligaciones y responsabilidades en el Grupo.

 

Otros tipos de conflictos de interés

Aunque estos ejemplos recogen los tipos de conflictos de interés más habituales, los conflictos pueden surgir también en otras situaciones. Por ejemplo, puede surgir un conflicto si el Grupo realiza inversiones comunitarias (incluidas las contribuciones a organizaciones benéficas) en una organización con la que usted mantiene una estrecha vinculación o si trata de obtener una ventaja personal de oportunidades empresariales que llegue a conocer o a las que tenga acceso a través de BAT.

La cuestión clave que debe preguntarse es si sus intereses personales o los de un pariente cercano podrían entrar en conflicto con su obligación de actuar en el máximo interés de BAT. Si su criterio o decisión en nombre de BAT puede verse influido por su interés personal, deberá informar de ello.

 

Cuando se incorpore a BAT o en cuanto surja un conflicto, deberá revelarlo en el Portal de los SoBC. Si no tiene acceso al Portal de los SoBC, deberá informar a su superior directo.

 

Con quién hablar

  • Su superior directo
  • La Dirección Ejecutiva
  • El Consejo LEX local
  • Responsable de cumplimiento: sobc@bat.com