Close
 
 
 

Exactitude de la comptabilité et de la tenue des registres

 
 

Exactitude de la comptabilité et de la tenue des registres

L’enregistrement et la communication honnêtes, exacts et objectifs des informations financières et non financières sont essentiels à la réputation du groupe, à sa capacité à remplir ses obligations légales, fiscales, d’audit et réglementaires, et à soutenir les décisions et les actions commerciales des sociétés du groupe.

 

Exactitude des informations et des données

Toutes les données que nous créons, qu’elles soient de nature financière ou autre, doivent refléter avec exactitude les transactions et les événements couverts.

Nous devons respecter les lois en vigueur, les exigences comptables externes et les procédures du groupe en matière de déclarations d’informations financières et d’autres informations commerciales.

Cela s’applique que les données soient au format papier ou électronique, ou sur tout autre support.

La tenue de registres inexacts est contraire à la politique du groupe et est susceptible d’entraîner des répercussions légales.

Rien ne peut jamais justifier la falsification de documents ou la déformation de faits.

Une telle conduite peut constituer un cas de fraude et engager la responsabilité civile ou pénale.

 

Gestion des dossiers

Les sociétés du groupe doivent adopter des politiques et des procédures de gestion des dossiers reflétant la Procédure de gestion des dossiers du groupe. Nous devons gérer tous nos dossiers commerciaux conformément à ces politiques et procédures, et ne jamais modifier ou détruire les dossiers de l’entreprise sans autorisation.

Nous devons nous familiariser avec la politique et les procédures de gestion des dossiers qui nous concernent.

 

Documentation des transactions

Toutes les transactions et tous les contrats doivent être dûment autorisés à tous les niveaux et enregistrés de manière précise et complète.

Tous les contrats conclus par les sociétés du groupe, que ce soit avec une société du groupe ou un tiers, doivent être attestés par écrit.

Si nous sommes chargés de préparer, de négocier ou d’approuver un contrat au nom d’une société du groupe, nous devons nous assurer qu’il est approuvé, signé et enregistré conformément à la politique et aux procédures d’approbation des contrats applicable.

Tous les documents établis par une société du groupe dans le cadre de la vente de ses produits, qu’ils soient destinés au marché national ou à l’exportation, doivent être exacts, complets et donner une image fidèle de la transaction.

Tous les documents doivent être conservés (ainsi que la correspondance pertinente) au cas où ils seraient requis lors d’une éventuelle inspection par les autorités fiscales, douanières ou autres, conformément aux exigences de la Procédure de gestion des dossiers du groupe et à toute législation locale applicable.

 

Coopération avec les auditeurs externes

Nous devons coopérer pleinement avec les auditeurs externes et internes du groupe et veiller à ce que toutes les informations qu’ils détiennent et qui sont pertinentes pour l’audit de toute société du groupe (informations d’audit pertinentes) sont mises à la disposition des auditeurs externes de cette société.

Notre obligation de coopérer pleinement avec les auditeurs externes est soumise à des contraintes légales, par exemple, dans le cas de documents juridiquement privilégiés.

Autrement, nous devons répondre rapidement à toute demande des auditeurs externes et leur permettre un accès complet et sans restriction aux membres du personnel et aux documents pertinents.

Nous ne devons en aucun cas fournir aux auditeurs externes ou internes des informations dont nous savons (ou devrions raisonnablement savoir) qu’elles sont trompeuses, incomplètes ou inexactes.

 

Respect des normes comptables

Les données financières (par exemple, les livres, les registres et les comptes) doivent être conformes à la fois aux principes comptables généralement reconnus et aux politiques et procédures de comptabilité et de rapports d’informations du groupe.

Les données financières des sociétés du groupe doivent être conservées conformément aux principes comptables généralement admis et en vigueur dans leur pays de résidence.

Pour les rapports d’informations du groupe, les données doivent être conformes aux politiques et aux procédures comptables du groupe (IFRS).

 

Toutes les données que nous créons, qu’elles soient de nature financière ou autre, doivent refléter avec exactitude les transactions et les événements couverts.

 

À qui s’adresser

  • Votre supérieur hiérarchique
  • La haute direction
  • Votre Conseiller LEX local
  • Le Directeur de la conformité : sobc@bat.com