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Conflits d’intérêts

 
 

Conflits d’intérêts

Nous devons éviter les conflits d’intérêts dans nos relations commerciales et faire preuve de transparence si notre situation personnelle peut donner lieu à un conflit. Pour mener nos activités avec intégrité, les conflits d’intérêts doivent être gérés efficacement.

 

Agir dans l’intérêt de notre entreprise

Nous devons éviter les situations dans lesquelles nos intérêts personnels peuvent, ou peuvent sembler, entrer en conflit avec les intérêts du groupe ou de toute société du groupe.

De nombreuses situations ou relations sont susceptibles d’entraîner un conflit d’intérêts. Les types de conflits les plus courants sont décrits ici.

De manière générale, un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle notre position ou nos responsabilités au sein du groupe présentent une opportunité pour nous, ou pour un proche, d’obtenir un gain ou un avantage personnel (en dehors des récompenses normales de l’emploi) ; ou dans laquelle nous avons la possibilité d’accorder la priorité à nos intérêts personnels, ou à ceux de nos proches, plutôt qu’à nos devoirs et responsabilités envers le groupe.

 

Signalement des conflits d’intérêts

Lorsque vous rejoignez BAT ou dès qu’un conflit survient, vous devez le signaler dans le  portail SoBC . Si vous n’avez pas accès au portail SoBC, vous devez signaler la situation à votre supérieur hiérarchique.

Si une situation peut apparaître à d’autres comme créant un conflit d’intérêts mais que vous ne pensez pas qu’il en existe un réellement, vous devez tout de même le signaler.

L’apparence d’un conflit d’intérêts peut susciter des inquiétudes, même lorsqu’il n’existe pas de conflit.
En cas de doute, il est préférable de faire un signalement, afin que la hiérarchie puisse être informée de la situation si nécessaire.

Après le signalement, votre supérieur hiérarchique doit s’entretenir avec vous pour évaluer s’il existe un risque potentiel pour BAT en rapport avec le conflit et si des mesures doivent être prises pour gérer ou atténuer tout risque identifié.

Dans certains cas, les éventuels risques pour les intérêts de BAT sont si faibles qu’aucune mesure n’est nécessaire.
Cependant, si les intérêts de BAT peuvent être affectés négativement par le conflit, des conditions peuvent devoir être appliquées.
Il peut s’agir d’une modification de votre rôle, de votre ligne hiérarchique ou de vos responsabilités en matière de comptes, ou d’une obligation de vous abstenir de traiter avec un client, un fournisseur ou un employé de BAT en particulier.

Si vous êtes un(e) supérieur(e) hiérarchique et que vous n’êtes pas sûr(e) que l’intérêt déclaré nécessite des conditions pour atténuer le risque, vous devriez lire le document Les conflits d’intérêts: guide à l’attention des supérieurs hiérarchiques. Si cette lecture ne dissipe pas vos doutes, demandez conseil à la haute direction ou à votre conseiller LEX local.

Les administrateurs des sociétés du groupe doivent signaler les conflits au conseil d’administration de la société et obtenir son approbation formelle lors de sa prochaine réunion.

Nous devons également examiner, mettre à jour et confirmer régulièrement tout conflit d’intérêts que nous pourrions avoir.

 

Enregistrement des conflits d’intérêts

Les supérieurs hiérarchiques doivent s’assurer que tous les conflits d’intérêts qui leur sont communiqués sont saisis dans le portail SoBC ou, lorsque les employés n’ont pas accès au portail SoBC, qu’ils sont notifiés à leur conseiller LEX local ou au secrétaire de la société.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des types de conflits d’intérêts les plus courants. Toutefois, d’autres situations peuvent également créer des conflits d’intérêts. Si vous vous demandez si votre situation particulière crée un conflit d’intérêts, veuillez vous adresser à votre supérieur hiérarchique ou au conseiller LEX.

 

Relations familiales ou personnelles

Toute collaboration avec des parents proches peut créer des conflits d’intérêts, que le parent proche soit également un employé du groupe, qu’il travaille pour l’un de nos concurrents ou partenaires commerciaux, ou qu’il soit un fonctionnaire qui pourrait avoir un impact sur les activités de BAT.

Si vous avez des parents proches qui travaillent au sein du groupe, vous devez le signaler. Les relations intimes avec d’autres personnes travaillant chez BAT peuvent également conduire à un conflit d’intérêts, ou à l’apparence d’un conflit d’intérêts. Si vous êtes dans une telle situation, vous devez la signaler.

Dans le cadre de votre travail, vous ne devriez pas avoir la capacité d’embaucher, de superviser, d’affecter les conditions d’emploi ou d’influencer la gestion de vos proches ou de ceux avec qui vous entretenez une relation intime. Votre supérieur hiérarchique travaillera avec vous pour déterminer les mesures d’atténuation à mettre en place en fonction de votre situation particulière.

Il ne sera jamais acceptable qu’un supérieur hiérarchique et un subordonné soient des proches parents ou entretiennent une relation intime.

Vous devez également faire un signalement si l’un de vos proches ou une personne avec qui vous entretenez une relation intime, à votre connaissance, travaille ou fournit des services pour, ou a un intérêt financier important auprès d’un concurrent, d’un fournisseur, d’un client ou de toute autre entreprise avec laquelle le groupe entretient des relations importantes.

Si vous avez une relation commerciale avec un proche parent chez un client ou un fournisseur ou avec toute autre entreprise dans laquelle votre proche parent détient un intérêt financier important, la direction devra peut-être apporter des modifications à votre rôle ou aux responsabilités liées aux comptes.

Vous devez également signaler si vous avez des parents proches qui sont des fonctionnaires et qui occupent un rôle dans lequel ils pourraient avoir une influence sur les activités de BAT.

Il n’est pas nécessaire que la personne en question soit un décideur de haut rang. Vous devez indiquer si le fonctionnaire occupe un rôle dans lequel il pourrait avoir une influence sur les activités de BAT (ce qui exclut normalement, par exemple, un professeur d’école, un gardien de prison, un pompier ou une infirmière employée par l’État).

Si vous avez le moindre doute quant à la nécessité d’effectuer un signalement, veuillez consulter votre conseiller LEX local.

 

Intérêts financiers

Vous devez signaler, pour vous-même et pour tout proche parent vivant dans votre foyer :
  • Tout intérêt financier chez un concurrent ;
  • Tout intérêt financier chez un fournisseur ou un client si vous êtes impliqué(e) dans les relations du groupe avec ce fournisseur ou ce client, ou si vous supervisez quelqu’un qui l’est.

Vous n’avez pas besoin de signaler les fonds communs de placement, les fonds indiciels et les investissements groupés similaires cotés en bourse, lorsque vous n’avez pas votre mot à dire sur les investissements qui y sont conclus.

L’expression « intérêt financier important » désigne tout intérêt financier qui peut ou semble pouvoir, de l’avis de la société du groupe, influencer votre jugement.

Vous ne devez pas détenir d’intérêts financiers importants dans :

  • Un fournisseur ou un client si vous êtes impliqué(e) dans les relations du groupe avec ce fournisseur ou ce client, ou si vous supervisez quelqu’un qui l’est.
  • Un concurrent du groupe, ou toute entreprise menant des activités contraires aux intérêts du groupe.

Vous pouvez être autorisé(e) à conserver un intérêt financier important dans un concurrent, à condition que vous l’ayez acquis avant de rejoindre le groupe, que vous l’ayez signalé par écrit à votre société employée à votre nomination et que votre société employeuse ne s’y soit pas opposée. La détention antérieure d’une telle participation par un administrateur d’une société du groupe doit être signalée à son conseil d’administration et faire l’objet d’un compte rendu lors de la réunion suivante du conseil.

En cas de doute, demandez conseil à votre conseiller LEX local.

 

Emploi exercé à l’extérieur

Vous ne pouvez pas travailler pour ou au nom d’un tiers sans avoir préalablement fait part de votre intention de le faire et obtenu l’approbation écrite de votre hiérarchie.

Si vous êtes un employé à temps plein, ce travail ne doit pas vous prendre beaucoup de temps, ne doit pas se situer dans les plages horaires de travail convenues, avoir d’impact sur vos performances ni interférer de quelque manière que ce soit avec vos devoirs et responsabilités envers la société du groupe.

Certaines situations ne seront jamais tolérées.

Par exemple, vous ne pouvez pas travailler pour un concurrent d’une société du groupe ou pour un client ou un fournisseur avec lequel vous traitez dans le cadre de votre travail.

L’expression « Travailler pour ou au nom d’un tiers » signifie occuper un deuxième emploi, exercer les fonctions de directeur ou de consultant, ou fournir des services à une organisation extérieure au groupe (y compris les organisations caritatives ou sans but lucratif).

Cela n’inclut pas le travail bénévole non rémunéré que vous pouvez effectuer dans votre temps libre, tant que cela n’interfère pas avec vos devoirs et responsabilités envers le groupe.

 

Autres types de conflits d’intérêts

Bien que ces exemples décrivent les types de conflits d’intérêts les plus courants, des conflits peuvent survenir dans diverses autres situations. Par exemple, un conflit peut survenir lorsque des investissements communautaires (y compris des contributions caritatives) sont effectués par le groupe en faveur d’une organisation avec laquelle vous avez des liens étroits, ou lorsque vous cherchez à saisir des opportunités commerciales, portées à votre connaissance dans le cadre de votre travail pour BAT, pour votre bénéfice personnel.

La question clé à se poser est de savoir si vos intérêts personnels ou ceux d’un proche parent pourraient entrer en conflit avec votre devoir d’agir dans le meilleur intérêt de BAT. Si votre jugement ou votre prise de décision au nom de BAT peut être influencé par l’intérêt personnel, vous devez signaler cet intérêt.

 

Lorsque vous rejoignez BAT ou dès qu’un conflit survient, vous devez le signaler dans le portail SoBC. Si vous n’avez pas accès au portail SoBC, vous devez signaler la situation à votre supérieur hiérarchique.

 

À qui s’adresser

  • Votre supérieur hiérarchique
  • La haute direction
  • Votre Conseiller LEX local
  • Le Directeur de la conformité : sobc@bat.com