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Cadeaux et divertissements

 
 

Cadeaux et divertissements

L’offre ou l’acceptation occasionnelle de cadeaux ou de divertissements liés aux affaires peut être une pratique commerciale acceptable. Cependant, les cadeaux et les divertissements inappropriés ou excessifs peuvent constituer une forme de pots-de-vin et de corruption, et causer un préjudice grave à BAT.

 

Les sociétés du groupe ne doivent pas offrir ou promettre à nos consultants externes indépendants des cadeaux et des divertissements susceptibles de créer un conflit d’intérêts ou de mettre en péril leur indépendance.

 

Offre et réception de cadeaux et de divertissements

Tous les cadeaux et divertissements que vous offrez, donnez ou recevez doivent :
  • Ne jamais être donnés/acceptés s’ils sont susceptibles de constituer un acte de corruption, tel que défini dans la Politique de lutte contre les pots-de-vin et la corruption
  • Être donnés/acceptés de manière ouverte ;
  • Être licites dans toutes les juridictions concernées et ne pas être interdits par l’organisation de l’autre partie ;
  • Ne pas impliquer des parties engagées dans un processus d’appel d’offres ou de mise en concurrence ;
  • Ne pas avoir, ou être susceptibles d’être perçus comme ayant, un effet important sur une transaction impliquant une société du groupe ; 
  • Ne pas correspondre à un don d’espèces ou son équivalent en espèces (bons, chèques-cadeaux, prêts ou titres) ;
  • Ne pas être demandés ou exigés ;
  • Ne pas être offerts en échange d’une contrepartie (c’est-à-dire, offerts sous certaines conditions) ;
  • Ne pas être ou donner l’impression d’être extravagants ou inappropriés (irrespectueux, indécents, sexuellement explicites ou pouvant donner une mauvaise image d’une société du groupe, compte tenu de la culture locale) ;
  • Être approuvés par écrit à l’avance (lorsque l’approbation est requise par la présente politique et/ou par des exigences locales supplémentaires) ;
  • Être comptabilisés conformément aux politiques et procédures applicables en matière de frais professionnels.
  • En outre, tous les cadeaux et divertissements supérieurs au seuil fixé pour les agents publics doivent être approuvés dans l’outil de suivi des cadeaux et des divertissements. Il est recommandé d’utiliser également cet outil pour les cadeaux et les divertissements des parties prenantes du secteur privé.
 

Offre de cadeaux et de divertissements aux fonctionnaires

Il est interdit de chercher à influencer, directement ou indirectement, un fonctionnaire en lui fournissant des cadeaux et des divertissements (ou tout autre avantage personnel) à lui ou à un de ses proches parents, amis ou associés.

L’engagement réglementaire fait partie de notre activité. La fourniture ou la réception de cadeaux et divertissement (dans les limites des seuils indiqués) peuvent être autorisées dans ce contexte.

Cependant, il faut faire preuve d’une extrême prudence, car de nombreux pays n’autorisent pas leurs fonctionnaires à accepter des cadeaux et des divertissements, et les lois anticorruption sont souvent strictes.

Nous pouvons offrir ou accepter des cadeaux et des divertissements sans autorisation préalable, à condition qu’ils soient :

  • Inférieurs au seuil de 20 £ par personne et par cas (ou l’équivalent local inférieur) ;
  • Licites, peu fréquents et appropriés.

Nous devons demander l’approbation écrite préalable de notre supérieur hiérarchique et de notre conseiller LEX local pour offrir ou accepter des cadeaux et des divertissements à des fonctionnaires (ou à leurs proches) au-delà du seuil de 20 £ et jusqu’à 200 £.

L’offre ou la réception de cadeaux et de divertissements à/de la part d’un fonctionnaire (ou à/de ses proches) de plus de 200 £ ne seraient appropriées qu’en cas de circonstances exceptionnelles et nécessiteraient une approbation écrite préalable (comme indiqué plus en détail dans la procédure relative aux cadeaux et aux divertissements).

 

Lorsque vous offrez ou acceptez des cadeaux et des divertissements, tenez compte de ce qui suit :

  • Intention : s’agit-il seulement d’établir ou de maintenir une relation d’affaires ou d’offrir un détail de courtoisie normal, ou est-ce que cela vise à influencer l’objectivité du destinataire dans la prise d’une décision commerciale spécifique ?
  • Légalité : est-ce légal dans votre pays et dans le pays de l’autre partie ?
  • Matérialité : la valeur marchande est-elle raisonnable (c’est-à-dire non généreuse ni extravagante) et proportionnelle à l’ancienneté de la personne ?
  • Fréquence : la personne ne reçoit-elle les cadeaux et les divertissements que rarement ?
  • Transparence : est-ce que vous ou le bénéficiaire seriez gênés si votre supérieur, vos collègues ou toute autre personne extérieure au groupe étaient au courant des cadeaux et des divertissements ?
 

Cadeaux et divertissements à destination et en provenance des auditeurs externes indépendants

Les sociétés du groupe ne doivent pas offrir ou promettre à nos consultants externes indépendants des cadeaux et des divertissements susceptibles de créer un conflit d’intérêts ou de mettre en péril leur indépendance (voir la Procédure relative aux cadeaux et aux divertissements pour de plus amples informations sur les cadeaux et les divertissements impliquant les auditeurs externes). KPMG est actuellement l’auditeur externe indépendant du groupe et de la majorité des sociétés du groupe.
 

Parties prenantes du secteur privé

Nous pouvons accepter des cadeaux et des divertissements de la part d’une partie prenante du secteur privé, ou lui en offrir, à condition qu’ils soient :
  • Inférieurs au seuil de 200 £ par personne et par cas (ou l’équivalent local inférieur) ;
  • Licites, peu fréquents et conformes aux pratiques commerciales raisonnables.

Nous devons obtenir une approbation préalable écrite :

  • De notre supérieur hiérarchique pour offrir ou accepter des cadeaux et des divertissements supérieurs au seuil de 200 £.

À ne pas oublier :

  • Lors de l’approbation des demandes, les responsables de l’approbation doivent être convaincus que les cadeaux et les divertissements proposés ne contreviennent à aucune des attentes énoncées ci-dessus et, en particulier, que le moment et/ou le contexte général ne peuvent être perçus comme suggérant qu’une décision pourrait être influencée par les cadeaux et les divertissements.
  • Il peut y avoir des circonstances exceptionnelles où l’approbation préalable n’est pas possible. L’approbation doit être demandée dès que possible et au plus tard sept jours après que les cadeaux et les divertissements ont été donnés ou reçus, en fournissant une justification écrite expliquant pourquoi l’approbation préalable n’a pas été demandée ou obtenue.
  • Les responsables hiérarchiques, en consultation avec le conseiller LEX local, détermineront ce qu’il convient de faire avec les cadeaux et les divertissements offerts ou reçus par les employés des sociétés du groupe qui dépassent les seuils applicables. En règle générale ces cadeaux et divertissements doivent être refusés ou retournés.
  • Si cela s’avère inapproprié ou offensant, les cadeaux et les divertissements peuvent être acceptés à condition qu’ils deviennent la propriété de la société du groupe concernée.
  • Vous ne devez jamais vous soustraire à votre obligation d’obtenir l’approbation nécessaire concernant les cadeaux et les divertissements en les payant personnellement ou en les faisant payer par quelqu’un d’autre.
  • Tous les cadeaux et divertissements doivent être comptabilisés conformément aux politiques et procédures appropriées en matière de frais professionnels.
  • En aucun cas, les divertissements ne doivent avoir lieu aux frais de BAT sans la présence du personnel de BAT.
  • Pour éviter toute ambiguïté, les cadeaux et les divertissements ne doivent pas être décomposés en plus petits montants/valeurs afin de contourner les seuils de la présente politique.
  • Les cadeaux et les divertissements doivent généralement être adressés aux personnes avec qui BAT entretient une relation d’affaires et non à leurs amis ou parents.
  • Toutefois, si des amis, des membres de la famille ou d’autres invités d’une personne assistent à l’événement, les coûts doivent être cumulés afin de respecter les seuils de la présente politique.
  • Veuillez vous reporter à la Procédure relative aux cadeaux et aux divertissements pour de plus amples informations sur les autorisations exceptionnelles et les autorisations générales qui peuvent être accordées dans certaines circonstances limitées.
  • Des informations supplémentaires sont disponibles dans la Procédure relative aux cadeaux et aux divertissements et dans les Questions-réponses sur les cadeaux et les divertissements.
 

Cadeaux et divertissements en provenance de sociétés du groupe

Il n’y a aucune restriction à ce que les employés acceptent des cadeaux et des divertissements d’une société du groupe. Les sociétés du groupe doivent s’assurer que de tels cadeaux et divertissements sont légitimes, appropriés et proportionnés.
 

Tenue d’un registre officiel et contrôle

Chaque société du groupe est responsable de la tenue et du contrôle de l’outil de suivi des cadeaux et des divertissements pour les fonctionnaires et veille à la tenue d’un registre des cadeaux et des divertissements du secteur privé et d’un registre de tous les cadeaux et divertissements dépassant les seuils.
 

Il faut faire preuve d’une extrême prudence, car de nombreux pays n’autorisent pas leurs fonctionnaires à accepter des cadeaux et des divertissements, et les lois anticorruption sont souvent strictes.

 

À qui s’adresser

  • Votre supérieur hiérarchique
  • La haute direction
  • Votre Conseiller LEX local
  • Le Directeur de la conformité : sobc@bat.com