Close
 
 

Cadouri și protocol

 
Skip Breadcrumb

Breadcrumb

 

Oferirea ocazională sau acceptarea de cadouri sau protocol legate de afaceri poate fi o practică de afaceri acceptabilă. Cu toate acestea, cadourile și protocolul improprii sau excesive pot fi o formă de mituire și corupție și pot provoca daune grave BAT.

Definiții

  • „Protocol” înseamnă orice formă de ospitalitate, inclusiv mâncare sau băutură, participare la orice evenimente culturale sau sportive sau orice călătorie și cazare asociate, oferite, date sau primite de la o persoană sau entitate din afara BAT.
  • „Cadouri” înseamnă orice valoare oferită, dată sau primită de la o persoană sau entitate din afara BAT care nu se încadrează la protocol.
  • „C&P” înseamnă cadouri și/sau protocol.
  • Prin „părți interesate din sectorul privat” se înțeleg toate celelalte entități și persoane fizice, cu excepția funcționarilor publici.
  • „Prag” înseamnă 20 £ pentru un funcționar public și 200 £ pentru o parte interesată din sectorul privat din Regatul Unit. Companiile Grupului ar trebui să ofere îndrumări cu privire la ceea ce este decent și legal pe piețele lor, care nu depășesc aceste sume și reflectă puterea de achiziție și reglementările locale.

Oferirea și primirea de C&P

Orice cadouri și activități de protocol pe care le oferiți, le dați sau primiți trebuie:
  • să nu fie niciodată acordate/acceptate dacă pot constitui mită și corupție, așa cum este definit în Politica pentru combaterea mituirii mitei și corupției;
  • să fie date/acceptate într-un mod deschis;
  • să fie legale în toate jurisdicțiile relevante și să nu fie interzise de organizația celeilalte părți;
  • să nu implice părți angajate într-un proces de licitație sau de ofertă competitivă;
  • să nu aibă sau să nu poată fi considerate a avea un efect semnificativ asupra unei tranzacții care implică orice companie a Grupului;
  • să nu fie un cadou în numerar sau echivalent în numerar (vouchere, certificate cadou, împrumuturi sau valori mobiliare);
  • să nu fie solicitate sau pretinse;
  • să nu fie oferite pentru ceva în schimb (adică oferit cu condițiile atașate);
  • să nu fie, sau să creeze impresia de generozitate sau neadecvare (lipsă de respect, indecență, explicit din punct de vedere sexual sau s-ar putea reflecta asupra oricărei companii a Grupului, având în vedere cultura locală),
  • să fie aprobate în scris în avans (acolo unde este necesară aprobarea acestei politici și/sau cerințe locale suplimentare);
  • să fie cheltuite în conformitate cu politicile și procedurile aplicabile cheltuielilor de afaceri;

În plus, toate C&P care depășesc pragul pentru funcționarii publici și părțile interesate din sectorul privat trebuie să fie înregistrate în Registrul C&P al companiei Grupului.

Când oferiți sau acceptați C&P, luați în considerare:
  • Intenție: Intenția este doar de a construi sau menține o relație de afaceri sau oferire de curtoazie obișnuită, sau este concepută pentru a influența obiectivitatea destinatarului în luarea unei decizii de afaceri specifice?
  • Legalitate: Este legal în țara dvs. și în țara celeilalte părți?
  • Materialitate: Valoarea de piață este rezonabilă (adică nu este luxoasă/extravagantă) și proporțională cu vechimea rolul  individuluiin Companie?
  • Frecvență: Persoana primește C&P doar uneori?
  • Transparență: Dvs. sau destinatarul ați fi jenați dacă managerul, colegii sau cineva din afara Grupului ar ști despre aceste C&P?

C&P către funcționarii publici

Este interzis să incercati direct sau indirect să influențați în mod necorespunzător un funcționar public, oferind C&P (sau alt avantaj personal) acestora sau unei rude apropiate, prieteni sau asociați.

Angajamentul de reglementare este o parte a activității noastre. Furnizarea sau primirea de C&P (în cadru pragurilor declarate) în acest context poate fi permisă. Cu toate acestea, trebuie avută grijă suplimentară, deoarece multe țări nu permit funcționarilor lor publici să accepte C&P, iar legile anticorupție sunt adesea stricte.

Consultați Politica privind conflictele de interese pentru definiția „Funcționarilor publici” și a „rudelor apropiate”.

Putem oferi sau accepta orice C&P fără aprobare prealabilă, cu condiția ca acestea să fie:
  • sub valoarea pragului de 20 £ per persoană per ocazie (sau echivalent local mai mic); și
  • legale, fără frecvențăocazionale și adecvate.
Trebuie să solicităm aprobarea scrisă prealabilă din partea superiorului nostru ierarhic superior și a consilierului nostru local LEX, pentru oferirea sau acceptarea oricăror C&P către/de la funcționarii publici (sau rudele apropiate) peste pragul de 20 £ e până la 200 £.
Oferirea/primirea de C&P către/de la un funcționar public (sau rudele apropiate ale acestora) peste 200 £ ar fi adecvată numai dacă apar circumstanțe excepționale și necesită aprobarea scrisă prealabilă din partea directorului executiv/directorului de zonă/director funcțional al companiei propuse și notificare prealabilă de către șeful regional al LEX sau șeful grupului de conduită în afacerile și conformitate.

Părți interesate din sectorul privat

Putem oferi sau accepta orice C&P către/de la o parte interesată din sectorul privat fără aprobare prealabilă, cu condiția ca acestea să fie:
  • sub valoarea pragului de 200 £ per persoană per ocazie (sau echivalent local mai mic); și
  • legale, fără frecvență și consecvente cu practicile comerciale rezonabile.
Trebuie să solicităm aprobarea scrisă prealabilă:
  • de la superiorul nostru ierarhic direct pentru oferirea sau acceptarea oricărui C&P peste pragul de 200 £.

Rețineți întotdeauna:

  • La aprobarea cererilor, cei ce aprobă trebuie să fie siguri ca C&P propus nu contravine niciuneia dintre așteptările expuse mai sus și, în special, că  nu ar putea fi percepute a influența orice decizie în mod necorespunzător.
  • Pot exista circumstanțe excepționale în care nu este posibilă aprobarea prealabilă. Aprobarea trebuie să fie solicitată cât mai curând posibil și în cel mult 7 zile după ce C&P a fost dat sau primit insotita de o justificare scrisă, cu privire la motivul pentru care nu a fost solicitată sau obținută aprobarea prealabilă.
  • Superiorii ierarhici direcți, în consultare cu consilierul local LEX, vor determina ce trebuie făcut cu orice C&P oferite sau primite de către angajații Companiei Grupului care depășesc pragurile aplicabile. În general, astfel de C&P ar trebui refuzate sau returnate. Dacă acest lucru ar fi inadecvat sau ar atrage o infracțiune, C&P pot fi acceptate pe baza faptului că acestea devin proprietatea companiei Grupului relevante.
  • Nu trebuie să evitați niciodată obligația de a solicita aprobarea C&P necesară, plătind-o personal sau cerând altei persoane să plătească pentru aceasta.
  • Toate C&P trebuie cheltuite în conformitate cu politicile și procedurile corespunzătoare pentru cheltuielile de afaceri.
  • În niciun caz, protocolul nu trebuie să se desfășoare pe cheltuiala BAT fără prezența personalului BAT.
  • Pentru evitarea oricarui dubiu, C&P nu ar trebui să fie defalcat în sume/valori mai mici pentru a eluda pragurile din această politică.
  • C&P ar trebui, în general, să fie direcționate către cei cu care BAT are o relație de afaceri, nu catre prietenii sau rudele acestora. Dar dacă participă prieteni, rude sau alți invitați ai unei persoane, atunci costurile ar trebui să se înscrie în sensul pragurilor din această politică.
  • Consultați Procedura pentru Cadouri și protocol pentru mai multe îndrumări cu privire la aprobările excepționale și aprobările acoperite, care pot fi disponibile în anumite circumstanțe limitate.

C&P către și de la auditori externi independenți

Companiile grupului nu trebuie să ofere sau să promită auditorilor noștri externi independenți niciun C&P care să creeze un potențial conflict de interese sau care să pună independența lor în pericol. A face acest lucru, ar pune BAT în situația de încălcare a regulilor și reglementărilor contabile ale companiei. Activitățile de protocol acceptabil s-ar limita la mâncare și băuturi răcoritoare în timpul întâlnirilor de afaceri, unei conferințe sau pregătiri care implică mai mulți participanți sau unei invitații de participare la un eveniment corporativ cu participare în masă. KPMG este actualul auditor extern independent al Grupului și pentru majoritatea companiilor din Grup. Dacă o companie a Grupului a numit un auditor extern independent, altul decât KPMG, trebuie să respecte în continuare aceste cerințe privind C&P.

C&P din partea companiilor Grupului

Nu există restricții pentru angajații care acceptă C&P de la o companie a Grupului. Companiile Grupului ar trebui să se asigure că orice astfel de C&P sunt legale, adecvate și proporționale.

Păstrarea unei evidențe formale și monitorizare

Fiecare companie a Grupului este responsabilă pentru păstrarea și monitorizarea unei evidențe a tuturor C&P peste nivelul pragului (companiile Grupului pot decide să păstreze un număr mai mare de registre).

Cui să vă adresați

Superiorului dvs. ierarhic direct
Conducere la nivel superior
Consilierul dvs. local LEX
Șefului departamentului
Conformitate: ()