Close
 
 

Prezenty i rozrywka

 
Skip Breadcrumb

Breadcrumb

 

Sporadyczne oferowanie lub przyjmowanie prezentów lub rozrywki w związku z działalnością może być dopuszczalną praktyką biznesową. Jednak niewłaściwe lub nadmierne prezenty i rozrywka mogą być formą przekupstwa i korupcji oraz wyrządzić poważną szkodę BAT

Definicje

  • „Rozrywka" oznacza każdą formę gościnności, w tym wyżywienie lub napoje, uczestnictwo w wydarzeniach kulturalnych lub sportowych, bądź jakąkolwiek powiązaną podróż i zakwaterowanie oferowane lub przekazywane osobie lub podmiotowi spoza BAT bądź otrzymywane od osoby lub podmiotu spoza BAT
  • „Prezenty” oznaczają każdą wartość oferowaną lub przekazywaną osobie bądź podmiotowi spoza BAT lub otrzymywaną od osoby lub podmiotu spoza BAT, która nie stanowi rozrywki
  • Skrót „PiR” oznacza prezenty i/lub rozrywkę
  • „Zainteresowane strony z sektora prywatnego” oznaczają wszystkie inne podmioty i osoby fizyczne, z wyjątkiem urzędników publicznych
  • „Próg” oznacza 20 funtów w przypadku urzędnika publicznego i 200 funtów w przypadku zainteresowanej strony z sektora prywatnego w Wielkiej Brytanii. Spółki należące do Grupy powinny przedstawić wytyczne dotyczące tego, co jest uznawane za skromne i zgodne z prawem, nieprzekraczania tych kwot oraz uwzględnienia lokalnej siły nabywczej oraz przepisów.

Oferowanie i przyjmowanie prezentów i rozrywki

W przypadku wszystkich oferowanych, przekazywanych lub przyjmowanych prezentów i rozrywki obowiązują następujące zasady:
  • Nie wolno nigdy oferować/przyjmować PiR, jeśli mogą one stanowić formę przekupstwa i korupcji, zgodnie z definicją zawartą w Zasadach dotyczących przeciwdziałania przekupstwu i korupcji.
  • Należy przekazywać/przyjmować PiR w sposób jawny.
  • PiR muszą być zgodne z prawem we wszystkich właściwych jurysdykcjach i nie mogą być zabronione przez organizację drugiej strony.
  • Nie wolno angażować stron uczestniczących w procedurze ofertowej lub przetargowej.
  • PiR nie mogą mieć istotnego wpływu ani nie mogą być postrzegane jako mające istotny wpływ na transakcję z udziałem którejkolwiek ze spółek należących do Grupy.
  • Prezent nie może mieć postaci gotówki lub jej ekwiwalentu (kupony, bony towarowe, pożyczki lub papiery wartościowe).
  • Nie wolno prosić o PiR ani się ich domagać.
  • Nie wolno oferować PiR w zamian za coś (tzn. warunkowo).
  • PiR nie mogą być nadmierne ani niewłaściwe (pozbawione szacunku, nieprzyzwoite, o podtekście seksualnym, mogące w inny sposób negatywnie wpływać na renomę firmy, sprzeczne z lokalną kulturą), jak również nie mogą wywoływać takiego wrażenia.
  • PiR powinny zostać uprzednio zatwierdzone na piśmie (w przypadku gdy zgoda jest wymagana zgodnie z niniejszymi zasadami i/lub na podstawie dodatkowych wymagań lokalnych).
  • PiR należy wykazać w rachunku zysków i strat zgodnie z obowiązującymi zasadami i procedurami w zakresie kosztów działalności gospodarczej.
  • Ponadto wszystkie PiR przekraczające próg dla urzędników publicznych i zainteresowanych stron z sektora prywatnego muszą być odnotowywane w ewidencji PiR spółki należącej do Grupy.
Przy oferowaniu lub przyjmowaniu prezentów i rozrywki należy rozważyć następujące kwestie:
 
  • Zamiar: Czy zamiarem jest jedynie budowanie lub utrzymywanie relacji biznesowych lub zaoferowanie zwykłej uprzejmości, czy też ma to na celu wpłynięcie na obiektywizm odbiorcy przy podejmowaniu konkretnych decyzji biznesowych?
  • Legalność: Czy jest to legalne w kraju pracownika i w kraju drugiej strony?
  • Istotność: Czy wartość rynkowa jest rozsądna (tzn. PiR nie są zbyt hojne/rozrzutne) i proporcjonalna do poziomu stanowiska danej osoby?
  • Częstotliwość: Czy dana osoba otrzymuje PiR jedynie sporadycznie?
  • Przejrzystość: Czy pracownik lub odbiorca byłby zawstydzony, gdyby przełożony, współpracownicy lub ktokolwiek spoza Grupy dowiedział się o danym PiR?

Prezenty i rozrywka dla urzędników publicznych

Zabronione jest bezpośrednie lub pośrednie dążenie do wywierania niewłaściwego wpływu na urzędnika publicznego poprzez zapewnienie mu lub jego bliskim krewnym, znajomym bądź współpracownikom korzyści osobistych.

Zaangażowanie we współpracę z organami regulacyjnymi jest elementem naszej działalności. Przekazywanie lub otrzymywanie prezentów i rozrywki (w ramach podanych progów) może być w tym kontekście dopuszczalne. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, ponieważ wiele krajów nie zezwala urzędnikom publicznym na akceptowanie prezentów i rozrywki, a przepisy antykorupcyjne są często surowe.

(Definicje „urzędników publicznych” i „osób blisko spokrewnionych” można znaleźć w Zasadach dotyczących konfliktów interesów) konfliktów interesów

Można oferować lub przyjmować prezenty i rozrywkę bez uprzedniej zgody, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:
  • PiR mają wartość poniżej progu 20 funtów na osobę na jeden przypadek (lub niższy lokalny odpowiednik).
  • PiR są legalne, rzadkie i właściwe.
Mamy obowiązek uzyskać uprzednią pisemną zgodę bezpośredniego przełożonego i lokalnego radcy z działu LEX na oferowanie urzędnikom publicznym (bądź ich osobom blisko spokrewnionym) lub przyjmowanie od urzędników publicznych (bądź ich osób blisko spokrewnionych) prezentów i rozrywki o wartości powyżej progu 20 funtów i poniżej 200 funtów.

Oferowanie PiR o wartości powyżej 200 funtów urzędnikowi publicznemu (lub jego osób blisko spokrewnionych) bądź przyjmowanie PiR o wartości powyżej 200 funtów od urzędnika publicznego (lub jego osób blisko spokrewnionych) byłoby właściwe jedynie w wyjątkowych okolicznościach i wymaga uprzedniej pisemnej zgody Dyrektora Naczelnego/Dyrektora Obszaru/Dyrektora Funkcyjnego spółki należącej do Grupy oraz uprzedniego powiadomienia Regionalnego Dyrektora LEX lub Dyrektora Grupy ds. Postępowania w Biznesie i Zgodności z Przepisami

Zainteresowane strony z sektora prywatnego

Możemy oferować PiR zainteresowanym stronom z sektora prywatnego lub przyjmować PiR od zainteresowanych stron z sektora prywatnego bez uprzedniej zgody, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:
  • PiR mają wartość poniżej progu 200 funtów na osobę na jeden przypadek (lub niższy lokalny odpowiednik).
  • PiR są legalne, rzadkie i zgodne z rozsądną praktyką biznesową.
Mamy obowiązek uzyskać uprzednią pisemną zgodę:
  • Bezpośredniego przełożonego na zaoferowanie lub przyjęcie PiR o wartości powyżej progu 200 funtów.

Należy zawsze zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • Zatwierdzając wnioski, podmioty zatwierdzające muszą być przekonane, że proponowane PiR nie są sprzeczne z żadnymi wyżej wymienionymi oczekiwaniami, a w szczególności, że ich terminy i szerszy kontekst nie mogą być postrzegane jako sugerujące niewłaściwy wpływ proponowanych PiR na jakiekolwiek decyzje.
  • Mogą wystąpić wyjątkowe okoliczności, w których udzielenie wstępnej zgody nie jest możliwe.  O zgodę należy wystąpić jak najszybciej i nie później niż 7 dni po przekazaniu lub otrzymaniu PiR wraz z pisemnym uzasadnieniem, dlaczego nie złożono wniosku o wstępną zgodę lub jej nie otrzymano.
  • Bezpośredni przełożeni, w porozumieniu z lokalnymi radcą  z działu LEX, określą, co należy zrobić w przypadku, gdy PiR zaoferowane lub otrzymane przez pracowników Spółki należącej Grupy przekraczają obowiązujące progi. Ogólnie rzecz biorąc, takie PiR powinny zostać odrzucone lub zwrócone. Jeżeli byłoby to niewłaściwe lub spowodowałoby urazę, dane PiR można przyjąć na zasadzie, że stają się one własnością danej spółki należącej do Grupy. 
  • Nigdy nie należy unikać obowiązku ubiegania się o niezbędną zgodę na PiR, płacąc za nie osobiście lub korzystając z zapłaty uiszczonej przez inną osobę.
  • Wszystkie koszty PiR muszą być odnotowane jako wydatki zgodnie z odpowiednimi zasadami i procedurami dotyczącymi wydatków biznesowych.
  • W żadnych okolicznościach rozrywka nie powinna mieć miejsca na koszt BAT bez obecności personelu BAT.
  • Aby uniknąć wątpliwości, PiR nie należy dzielić na mniejsze kwoty/wartości w celu pominięcia progów określonych w niniejszych zasadach.
  • PiR powinny być skierowane do osób, z którymi BAT ma relacje biznesowe, a nie do ich znajomych czy krewnych. Jeżeli jednak znajomy, krewny lub inny gość danej osoby uczestniczy w spotkaniu, wówczas koszty powinny zostać zsumowane pod kątem progów określonych w niniejszych zasadach.
  • Więcej informacji na temat wyjątkowych i ogólnych zgód, które mogą być dostępne w pewnych ograniczonych okolicznościach można znaleźć w Procedurze dotyczącej prezentów i rozrywki.

PiR dla i od niezależnych audytorów zewnętrznych

Spółki należące do Grupy nie mogą oferować ani obiecywać niezależnym audytorom zewnętrznym żadnych prezentów ani rozrywek, które mogą stwarzać potencjalny konflikt interesów lub zagrażać ich niezależności. Takie postępowanie stwarza ryzyko naruszenia przez BAT zasad firmy oraz zasad rachunkowości. Dopuszczalna rozrywka byłaby ograniczona do posiłków i napojów podczas spotkań biznesowych, konferencji lub szkoleń z udziałem wielu uczestników lub do zaproszenia do udziału w imprezie firmowej z udziałem wielu osób. KPMG jest obecnie niezależnym audytorem zewnętrznym Grupy i większości spółek należących do Grupy. Jeżeli spółka należąca do Grupy wyznaczyła niezależnego audytora zewnętrznego innego niż KPMG, nadal podlega tym samym wymaganiom dotyczącym prezentów i rozrywki

Prezenty i rozrywka od spółek należących do Grupy

Nie istnieją żadne ograniczenia dotyczące przyjmowania przez pracowników prezentów i rozrywki od spółek należących do Grupy. Spółki należące do Grupy powinny zadbać, aby wszelkie tego rodzaju prezenty i rozrywka były zgodne z prawem, właściwe i proporcjonalne.

Prowadzenie formalnej ewidencji i monitorowanie

Każda spółka należąca do Grupy jest odpowiedzialna za prowadzenie i monitorowanie ewidencji wszystkich prezentów i rozrywki powyżej poziomów progowych (Spółki należące do Grupy mogą zdecydować się na prowadzenie większej liczby ewidencji).

Z kim rozmawiać?

Bezpośredni przełożony
Kierownictwo wyższego szczebla
Lokalny radca z działuLEX
Kierownik ds. zgodności:
()