Close
 
 

Konflikty interesów

 
Skip Breadcrumb

Breadcrumb

 

Musimy unikać konfliktów interesów w kontaktach biznesowych i zachować przejrzystość w przypadku wystąpienia osobistych okoliczności, w których może dojść do konfliktu interesów. W przypadku wystąpienia konfliktu lub możliwości jego powstania, należy podjąć odpowiednie działania

Działanie w najlepszym interesie naszej firmy

Musimy unikać sytuacji, w których nasze osobiste interesy mogą być lub wydawać się sprzeczne z interesami Grupy lub jakiejkolwiek spółki należącej do Grupy.

Wiele sytuacji lub relacji może prowadzić do powstania konfliktu interesów lub jego pozorów. Najczęstsze z nich wymieniono na następnej stronie.

Ogólnie rzecz biorąc, konflikt interesów to sytuacja, w której nasze stanowisko lub obowiązki w Grupie dają nam lub bliskiej nam osobie możliwość uzyskania osobistych korzyści
(poza zwykłymi nagrodami z tytułu zatrudnienia), lub
sytuacja, w której istnieje możliwość, że będziemy preferować nasze osobiste interesy bądź interesy bliskich nam osób, ze szkodą dla naszych obowiązków wobec Grupy.

Sytuacja stwarza pozór konfliktu interesów, jeśli daje możliwość uzyskania osobistych korzyści, niezależnie od tego, czy korzyści te rzeczywiście uzyskano, czy też nie.

Potencjalny konflikt interesów pojawi się, jeśli znajdziemy się w sytuacji, która może przekształcić się w rzeczywisty konflikt interesów, na przykład w przypadku zmiany zajmowanego stanowiska.

Ujawnianie konfliktów interesów

Rzeczywisty lub potencjalny konflikt interesów należy natychmiast po powstaniu ujawnić w Portalu Standardów Postępowania w BiznesieSoBC Portal . W przypadku braku dostępu do Portalu Standardów Postępowania w Biznesie (Portal SoBC) należy ujawnić tę sytuację swojemu bezpośredniemu przełożonemu.

Po ujawnieniu informacji bezpośredni przełożony powinien wspólnie z danym pracownikiem ocenić, czy istnieje jakiekolwiek potencjalne ryzyko dla BAT związane z tym rzeczywistym lub potencjalnym konfliktem. Może zaistnieć potrzeba podjęcia kroków w celu zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem lub ograniczenia takiego ryzyka, co może obejmować zmianę stanowiska bądź zmianę stosunku podległości służbowej lub zmianę obowiązków.

Bezpośredni przełożeni, którzy nie mają pewności, czy zadeklarowany konflikt wymaga spełnienia warunków ograniczających ryzyko, powinni zasięgnąć porady kierownictwa wyższego szczebla lub lokalnego radcy z działu  LEX.

Dyrektorzy spółek Grupy mają obowiązek ujawnić konflikty i uzyskać formalną zgodę zarządu spółki na następnym posiedzeniu.

Co roku mamy również obowiązek przeanalizować, zaktualizować i potwierdzić wszelkie swoje rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów w ramach corocznej deklaracji podpisania Standardów Postępowania w Biznesie.

Nawet jeśli już wcześniej poinformowaliśmy o tym naszego przełożonego i uzyskaliśmy jego zgodę, powinniśmy ponownie ujawnić konflikty i potencjalne konflikty w ramach corocznej deklaracji podpisania Standardów Postępowania w Biznesie. Jest to ważny element kontroli wewnętrznej Grupy.

Rejestracja konfliktów interesów

Przełożeni powinni zadbać, aby wszelkie rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów ujawnione im w ciągu roku zostały wprowadzone na Portalu Standardów Postępowania w Biznesie (Portal SoBC) lub, w przypadku gdy pracownicy nie mają dostępu do Portalu Standardów Postępowania w Biznesie (Portal SoBC), zostały zgłoszone lokalnemu radcy z działu LEX lub sekretarzowi spółki.

Potencjalny konflikt należy zgłosić, nawet jeśli wydaje się on mało prawdopodobny, tak aby kierownictwo wyższego szczebla mogło być świadome sytuacji, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Portal SoBC pełni funkcję rejestru konfliktów spółek Grupy, gdzie należy rejestrować szczegóły wszystkich rzeczywistych lub potencjalnych konfliktów interesów ujawnionych spółce oraz sposoby zarządzania tymi konfliktami. Rejestr jest prowadzony przez lokalnego radcę z działu LEX i monitorowany przez zespół BC&C. Pomaga to Grupie wykazać, że zarządza konfliktami interesów w sposób przejrzysty i efektywny. Radca prawny Grupy LEX lub sekretarz spółki powinien prowadzić lokalny rejestr konfliktów interesów dla pracowników, którzy nie mają dostępu do Portalu SoBC.

Relacje rodzinne lub osobiste

Należy ujawnić fakt, że osoba blisko spokrewniona :
  • pracuje w Grupie;
  • według naszej najlepszej wiedzy pracuje lub świadczy usługi na rzecz konkurenta, dostawcy, klienta lub innej firmy, z którą Grupa ma znaczące relacje, lub ma istotny interes finansowy w takiej firmie;
  • jest urzędnikiem publicznym i pełni rolę, w której indywidualnie lub wspólne z innymi osobami może mieć wpływ na działalność BAT.

„Osoba blisko spokrewniona” oznacza małżonka, partnerów, dzieci, rodziców, rodzeństwo, bratanków/siostrzeńców, bratanice/siostrzenice, ciotki, wujków, dziadków i wnuków/wnuczki (dotyczy to również powinowactwa [relacji z rodziną współmałżonka]).

Intymne relacje pomiędzy pracownikami w bezpośrednim lub pośrednim stosunku podległości służbowej mogą również prowadzić do konfliktu interesów lub jego pozorów. Bezpośredni stosunek podległości służbowej łączy pracownika z przełożonym, natomiast pośredni stosunek podległości służbowej łączy pracownika z wszystkimi przełożonymi, którym podlega bezpośredni przełożony. Osoby będące w takiej relacji mają obowiązek ją ujawnić. 

W przypadku braku stosunku podległości służbowej kierownictwo powinno obserwować sytuację, aby zapobiec wszelkim niesprawiedliwym lub nadmiernym wpływom.
W przypadku bezpośredniego lub pośredniego kontaktu biznesowego z bliskim krewnym w firmie klienta lub dostawcy, kierownictwo może być zmuszone do wprowadzenia zmian w zakresie pełnionej funkcji lub obowiązków pracownika.

Termin „urzędnik publiczny” należy rozumieć bardzo szeroko, z uwzględnieniem każdej osoby, która jest bezpośrednio lub pośrednio zatrudniona lub działa w imieniu jakichkolwiek władz państwowych lub organu/urzędów publicznych, oraz każdej osoby pełniącej funkcję publiczną. Do urzędników publicznych należą na przykład osoby pracujące dla jakichkolwiek władz krajowych/lokalnych bądź departamentów, instytucji albo urzędów publicznych (np. urzędnik ministerstwa, pracownik wojska lub policji); osoby zajmujące stanowiska publiczne; pracownicy przedsiębiorstw państwowych lub kontrolowanych przez państwo (np. państwowe przedsiębiorstwo tytoniowe); pracownicy międzynarodowych organizacji publicznych; urzędnicy partii politycznej; kandydaci na stanowiska publiczne; członkowie rodzin królewskich; sędziowie i pracownicy wymiaru sprawiedliwości.

Dana osoba nie musi być politykiem ani decydentem wysokiego szczebla. Powinna jednak pełnić rolę, w której indywidualnie lub wspólnie z innymi osobami mogłaby mieć wpływ na działalność BAT (zwykle wykluczałoby to na przykład nauczyciela szkolnego, strażnika więziennego, strażaka lub pielęgniarza zatrudnionego w sektorze publicznym). W razie jakichkolwiek wątpliwości, czy dana osoba jest urzędnikiem publicznym, należy skonsultować się z lokalnym radcą z działu LEX.

W trakcie swojej pracy pracownik nie powinien mieć następujących możliwości:
  • zatrudnianie, nadzorowanie, wpływanie na warunki zatrudnienia lub wpływanie na zarządzanie osobami blisko spokrewnionymi,
  • angażowania się w jakiekolwiek relacje biznesowe z osobami blisko spokrewnionymi (lub z jakąkolwiek firmą, w której pracują lub mają istotny interes finansowy krewni pracownika).

W przypadku, gdy istnieje bezpośredni lub pośredni stosunek podległości służbowej pomiędzy dwoma osobami blisko spokrewnionymi w tej samej spółce

Interesy finansowe

Pracownicy mają obowiązek ujawnić następujące informacje o sobie oraz wszystkich osób blisko spokrewnionych w tym samym gospodarstwie domowym:
  • wszelkie interesy finansowe w konkurencyjnej firmie;
  • wszelkie udziały finansowe w firmie dostawcy lub klienta, jeśli dany pracownik jest zaangażowany w kontakty Grupy z tym dostawcą bądź klientem lub nadzoruje pracę osoby, która jest zaangażowana w takie kontakty.
Nie trzeba ujawniać publicznie notowanych funduszy inwestycyjnych, funduszy indeksowych i podobnych zbiorczych inwestycji, w przypadku których nie ma się wpływu na to, jakie inwestycje są uwzględniane w funduszu.

„Istotny interes finansowy” oznacza każdy interes finansowy, który może mieć wpływ lub w ocenie spółki należącej do Grupy może wydawać się mieć wpływ na ocenę sytuacji przez danego pracownika.

Pracownikowi nie wolno mieć istotnych interesów finansowych:

  • w firmie dostawcy lub klienta, jeśli dany pracownik jest zaangażowany w kontakty Grupy z tym dostawcą bądź klientem lub nadzoruje pracę osoby, która jest zaangażowana w takie kontakty,
  • w firmie konkurencyjnej wobec Grupy lub jakiejkolwiek działalności prowadzonej wbrew interesom Grupy.

Można zezwolić na zachowanie istotnego interesu finansowego w firmie, pod warunkiem, że pracownik nabył go przed dołączeniem do Grupy, ujawnił go na piśmie spółce zatrudniającej przed mianowaniem, a spółka zatrudniająca nie wyraziła sprzeciwu. Wcześniejsze posiadanie takiego interesu przez dyrektora spółki należącej do Grupy musi zostać zgłoszone zarządowi i zaprotokołowane na następnym posiedzeniu zarządu.

W razie jakichkolwiek wątpliwości należy zwrócić się o dalsze wskazówki do lokalnego radcy z działu LEX.

Zatrudnienie zewnętrzne

Nie wolno pracować na rzecz lub w imieniu strony trzeciej bez uprzedniego ujawnienia takiego zamiaru i uzyskania pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego. W przypadku pracowników zatrudnionym w pełnym wymiarze godzin taka praca nie może zajmować znacznej ilości czasu, nie powinna odbywać się w uzgodnionych godzinach pracy, nie powinna wpływać na wyniki pracy lub w jakikolwiek sposób kolidować z obowiązkami i odpowiedzialnością wobec Spółki należącej do Grupy.  Niektóre sytuacje nigdy nie są dopuszczalne, na przykład, jeśli dotyczą:
  • konkurenta którejkolwiek ze spółek należących do Grupy,
  • klienta lub dostawcy, z którym pracownik ma kontakt w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.

„Praca na rzecz lub w imieniu strony trzeciej" oznacza podjęcie drugiej pracy, pełnienie funkcji dyrektora lub konsultanta lub inne świadczenie usług na rzecz jakiejkolwiek organizacji spoza Grupy (w tym organizacji charytatywnych lub niekomercyjnych). Nie obejmuje to nieodpłatnego wolontariatu, który można wykonywać w czasie wolnym, o ile nie koliduje to z obowiązkami pracownika wobec Grupy.

Możliwości korporacyjne

Nie wolno wykorzystywać informacji uzyskanych w związku z zatrudnieniem lub możliwości biznesowych w celu uzyskania korzyści dla siebie (lub bliskiej osoby), bez uprzedniego ujawnienia zamiaru takiego wykorzystania i uzyskania pisemnej zgody bezpośredniego przełożonego.

„Możliwości biznesowe” oznaczają każdą możliwość biznesową, która właściwie należy do Grupy lub jakiejkolwiek spółki należącej do Grupy.

Szczególną ostrożność muszą zachować pracownicy mający dostęp do informacji wewnętrznych istotnych dla ceny papierów wartościowych jakiejkolwiek spółki publicznej. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części „Wykorzystywanie informacji wewnętrznych ‘Wykorzystywanie informacji wewnętrznych (Insider dealing) i nadużycia rynkowe’ i nadużycia rynkowe”.

Z kim rozmawiać?

Bezpośredni przełożony
Kierownictwo wyższego szczebla
Lokalny radca z działuLEX
Kierownik ds. zgodności:
()