Close
 
 

Hadiah dan hiburan

 
Skip Breadcrumb

Breadcrumb

 

Sesekali menerima atau menawarkan hadiah atau hiburan terkait bisnis bisa dianggap sebagai praktik bisnis yang dapat diterima. Namun, hadiah dan hiburan yang tidak pantas atau berlebihan dapat dianggap sebagai bentuk suap dan korupsi, dan menyebabkan kerugian besar terhadap BAT

Definisi

  • “hiburan” berarti segala bentuk keramahtamahan, termasuk makanan atau minuman, menghadiri acara budaya atau olahraga, atau perjalanan dan akomodasi yang terkait yang ditawarkan atau diberikan atau diterima dari orang atau entitas di luar BAT
  • “hadiah” berarti segala sesuatu yang bernilai yang ditawarkan atau diberikan kepada, atau diterima dari orang atau entitas di luar BAT yang bukan merupakan hiburan
  • “G&E (Gift & Entertainment)” berarti hadiah dan/atau hiburan
  • “Pemangku kepentingan sektor privat” berarti semua entitas dan individu lain selain Pejabat Publik
  • “ambang batas” berarti £20 untuk Pejabat Publik dan £200 untuk Pemangku kepentingan sektor privat di Inggris. Grup perusahaan harus menyediakan panduan tentang apa yang pantas dan sesuai hukum di pasarnya, tidak melampaui jumlah ini dan mencerminkan daya beli dan regulasi lokal

Menawarkan dan menerima G&E

Segala hadiah & hiburan yang Anda tawarkan, berikan, atau terima harus:
  • tidak boleh diberikan/diterima jika dapat dianggap sebagai suap dan korupsi, sebagaimana ditetapkan dalam Kebijakan Anti-Suap dan Korupsi
  • diberikan/diterima secara terbuka
  • sesuai hukum di semua yurisdiksi yang relevan, dan tidak dilarang oleh organisasi pihak lain
  • tidak melibatkan pihak-pihak yang berurusan dalam persaingan proses tender atau lelang
  • tidak memiliki, atau dapat dipandang memiliki, efek material pada suatu transaksi yang melibatkan Grup perusahaan
  • bukan hadiah uang tunai atau yang setara dengan uang tunai (kupon, sertifikat hadiah, pinjaman, atau surat berharga);
  • tidak diminta atau dituntut
  • tidak ditawari sesuatu sebagai imbalannya (yaitu ditawari dengan disertai persyaratan)
  • tidak, atau memberikan kesan mewah atau tidak patut (tidak sopan, tidak senonoh, vulgar, atau mungkin tercermin pada Grup perusahaan secara buruk, sehubungan dengan budaya lokal)
  • disetujui secara tertulis terlebih dahulu (ketika persetujuan dibutuhkan menurut kebijakan ini dan/atau persyaratan lokal tambahan)
  • dibelanjakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur pengeluaran bisnis yang berlaku
  • selain itu, semua G&E di atas ambang batas untuk Pejabat Publik dan pemangku kepentingan sektor privat harus dicatat dalam Pencatatan G&E Grup perusahaan
Ketika menawarkan atau menerima G&E, pertimbangkan:
 
  • Niat: Apakah niatnya hanya untuk membangun atau mempertahankan hubungan bisnis atau menawarkan kesopansantunan, atau apakah itu disengaja untuk memengaruhi objektivitas penerima untuk mengambil keputusan bisnis tertentu?
  • Legalitas: Apakah legal di negara Anda dan di negara pihak lain tersebut?
  • Materialitas: Apakah nilai pasarnya wajar (yaitu, tidak mewah/berlebihan) dan sepadan dengan senioritas individu tersebut?
  • Frekuensi: Apakah individu tersebut menerima G&E hanya sesekali?
  • Transparansi: Apakah Anda atau penerima merasa malu jika manajer, rekan, atau siapa pun di luar Grup mengetahui G&E tersebut?

G&E untuk Pejabat Publik

Dilarang untuk secara langsung atau tidak langsung berusaha untuk memengaruhi seorang Pejabat Publik dengan memberikan G&E (atau manfaat pribadi lain) kepada mereka atau kerabat dekat, teman, atau rekannya.

Pendekatan peraturan adalah bagian dari bisnis kita. Memberikan atau menerima G&E (dalam batas yang ditetapkan) dalam konteks ini dapat diizinkan. Namun, kehati-hatian harus lebih dilakukan karena banyak negara tidak mengizinkan Pejabat Publik menerima G&E dan Undang-Undang anti-suapnya seringkali ketat.

Lihat Kebijakan Benturan Kepentingan untuk definisi “Pejabat Publik” dan “kerabat dekat”

Kita dapat menawarkan atau menerima G&E tanpa persetujuan sebelumnya asalkan:
  • Bernilai kurang dari ambang batas sebesar £20 per individu per kejadian (atau setara dalam mata uang lokal yang lebih rendah; dan
  • Sesuai hukum, tidak sering, dan pantas
Kita harus mendapat persetujuan tertulis dari line manager dan Penasihat LEX setempat, sebelum menawarkan atau menerima G&E kepada/dari Pejabat Publik (atau kerabat dekatnya) dengan nilai di atas ambang batas £20 hingga £200.
Penawaran/penerimaan G&E kepada/dari Pejabat Publik (atau kerabat dekatnya) dengan nilai lebih dari £200 akan tepat jika muncul kondisi luar biasa dan membutuhkan persetujuan tertulis sebelumnya dari GM/Manajer Area/Direktur Fungsional dari Grup perusahaan yang mengusulkan dan pemberitahuan sebelumnya oleh Kepala LEX Regional atau Kepala Grup Bidang Perilaku dan Kepatuhan Bisnis.

Pemangku kepentingan sektor privat

Kita dapat menawarkan atau menerima G&E kepada/dari pemangku kepentingan sektor privat tanpa persetujuan sebelumnya, asalkan:
  • Bernilai kurang dari ambang batas sebesar £200 per individu per kejadian (atau setara dalam mata uang lokal yang lebih rendah; dan
  • Sesuai hukum, tidak sering, dan sejalan dengan praktik bisnis yang wajar.
Kita harus meminta persetujuan tertulis sebelumnya:
  • Dari line manager kita untuk menawarkan atau menerima G&E bernilai lebih dari ambang batas £200.

Selalu perhatikan:

  • Saat menyetujui permintaan, yang menyetujui harus yakin bahwa G&E yang diusulkan tidak bertentangan dengan harapan yang ditetapkan di atas dan khususnya bahwa waktu dan atau konteks yang lebih luas tidak dapat dianggap untuk menyarankan bahwa keputusan dapat dipengaruhi oleh G&E tersebut.
  • Dapat terjadi kondisi luar biasa ketika persetujuan sebelumnya tidak memungkinkan.  Persetujuan harus diminta sesegera mungkin dan tidak lebih dari 7 hari setelah G&E diberikan atau diterima dengan alasan pembenaran  tertulis yang diberikan kenapa persetujuan sebelumnya tidak diminta atau diperoleh.
  • Line Manager, setelah berkonsultasi dengan Penasihat LEX setempat, akan menentukan apa yang perlu dilakukan dengan G&E yang ditawarkan kepada atau diterima oleh karyawan Grup Perusahaan yang melebihi ambang batas yang berlaku. Secara umum, G&E semacam itu harus ditolak atau dikembalikan. Jika hal ini dapat dianggap tidak tepat atau dianggap melanggar, G&E dapat diterima karena menjadi hak milik dari Grup perusahaan yang relevan.
  • Anda tidak boleh menghindari kewajiban Anda untuk mendapatkan persetujuan atas G&E yang dibutuhkan dengan membayarnya secara pribadi atau meminta orang lain membayarkannya.
  • Semua pengeluaran G&E harus ditanggung sesuai dengan kebijakan dan prosedur pengeluaran bisnis sebagaimana mestinya.
  • Dalam kondisi apa pun, hiburan dengan biaya BAT tidak dapat ditanggung  tanpa adanya kehadiran personel BAT.
  • Demi menghindari keraguan, G&E tidak dapat dibagi menjadi jumlah/nilai yang lebih kecil untuk menghindari ambang batas dalam Kebijakan ini.
  • G&E secara umum perlu diarahkan kepada mereka yang memiliki hubungan bisnis dengan BAT dan bukan teman atau kerabatnya. Tetapi jika teman, kerabat, atau tamu lain dari seorang individu hadir, maka biaya harus diakumulasikan dengan tujuan untuk mematuhi ambang batas dalam Kebijakan ini.
  • Lihat Prosedur Hadiah & Hiburan untuk panduan lebih lanjut tentang persetujuan pengecualian dan persetujuan menyeluruh yang dapat tersedia dalam kondisi terbatas tertentu.

G&E untuk dan dari Auditor Eksternal Independen

Grup Perusahaan tidak boleh menawarkan atau menjanjikan kepada auditor eksternal independen segala G&E yang dapat berpotensi menciptakan benturan kepentingan atau membahayakannya. Melakukan hal tersebut berisiko menyebabkan BAT melanggar aturan dan peraturan perusahaan dan akuntansi. Hiburan yang dapat diterima dibatasi untuk makanan dan minuman selama pertemuan bisnis, konferensi atau pelatihan yang dihadiri banyak peserta atau undangan untuk turut serta dalam acara perusahaan. KPMG adalah auditor eksternal independen untuk Grup dan mayoritas Grup perusahaan. Jika suatu Grup perusahaan menunjuk auditor eksternal independen selain dari KPMG, auditor itu tetap harus mematuhi persyaratan G&E ini.

G&E dari Grup Perusahaan

Tidak ada batasan bagi karyawan yang menerima G&E dari suatu Grup perusahaan. Grup Perusahaan harus memastikan bahwa G&E semacam itu sah, sesuai, dan sepadan.

Menyimpan catatan resmi dan pengawasan

Setiap Grup perusahaan harus bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan pencatatan dari semua G&E yang melebihi ambang batas (Grup Perusahaan dapat memutuskan untuk menyimpan jumlah pencatatan yang lebih besar).

Siapa yang dapat diajak bicara

Line Manager Anda
Manajemen lebih tinggi
Penasihat LEX setempat Anda
Kepala Bidang Kepatuhan (Head of Compliance):
()