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Precisión en las prácticas contables y del mantenimiento de registros

 
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El registro y la comunicación de información financiera y no financiera con honradez, precisión y objetividad es fundamental para la credibilidad y la reputación del Grupo, su capacidad para cumplir sus obligaciones legales, fiscales, reglamentarias y de auditoría y para comunicar y respaldar las decisiones y acciones comerciales adoptadas por las empresas del Grupo.

Información y datos precisos

Todos los datos originados por nosotros, ya sean financieros o no financieros, deben reflejar con precisión
las transacciones y los hechos a los que se refieren.

Debemos asegurarnos de seguir todas las leyes aplicables, los requisitos externos de contabilidad y los procedimientos del Grupo para la comunicación de información financiera y del resto de información comercial.

Esta norma es de aplicación con independencia de que los datos estén en documentos en papel, en formato electrónico o en cualquier otro medio.

La ausencia de unos registros precisos y completos no solo es contraria a la política del Grupo, sino que también puede ser ilegal.

Nunca está justificado ni existe excusa alguna para la falsificación de registros o el falseamiento de hechos. Dicha conducta puede constituir un fraude y podría tener como consecuencia una responsabilidad penal.

Gestión de los registros

Las empresas del Grupo deben adoptar unas políticas y procedimientos de gestión de registros que reflejen
la Política de gestión de registros del Grupo (Records Management Policy, en inglés).

Debemos asegurarnos de que gestionamos nuestros registros comerciales de conformidad con la política y los procedimientos aplicables de gestión de registros, y nunca modificar o destruir registros de la empresa sin autorización.

Debemos estar familiarizados con la política y los procedimientos que nos atañan.

Seguimiento de los estándares financieros

Los datos financieros (por ejemplo, libros, registros y cuentas) deben cumplir tanto los principios de contabilidad generalmente aceptados como las políticas y procedimientos de contabilidad y comunicación
de información financiera del Grupo.

Los datos financieros de las empresas del Grupo deben ser conformes a los principios de contabilidad generalmente aceptados de aplicación al país en el que estén domiciliadas.

En el caso de la comunicación de información financiera del Grupo, esta debe realizarse en consonancia con los procedimientos y las políticas contables y de comunicación de información contable y financiera (NIIF) del Grupo.

Cooperación con auditores externos

Debemos colaborar al máximo con los auditores externos e internos del Grupo y asegurarnos de que toda la información que posean sea de relevancia para la auditoría de cualquier empresa del Grupo (información de relevancia para una auditoría) se ponga a disposición de los auditores externos de dicha empresa.

Nuestra obligación de colaborar al máximo con los auditores externos está sujeta a restricciones legales, por ejemplo, en el caso de documentos protegidos legalmente.

En caso contrario, deberemos responder con prontitud a cualquier solicitud de los auditores externos y permitirles un acceso total e ilimitado al personal y a los documentos pertinentes.

Bajo ninguna circunstancia deberemos facilitar información a los auditores que usted sepa (o debería saber en términos razonables) que es engañosa, incompleta o imprecisa.

Documentación de transacciones

Todas las transacciones y contratos deben ser debidamente autorizados a todos los niveles y registrados de forma precisa e íntegra.
Todos los contratos celebrados por las empresas del Grupo, ya sea con otra empresa del Grupo o con un tercero, deben constar por escrito.

Si somos los responsables de redactar, negociar o aprobar algún contrato en nombre de una empresa del Grupo, debemos asegurarnos de que se apruebe, se firme y se registre con arreglo al proceso pertinente de aprobación de contratos.

Todos los documentos elaborados por cualquier empresa del Grupo en relación con la venta de sus productos, ya sea en exportación o a escala nacional, deben ser precisos y completos y ofrecer una visión correcta de la transacción.

La totalidad de dichos documentos debe conservarse (junto con la correspondencia pertinente) con arreglo a la política aplicable de gestión de registros para una posible inspección de las autoridades fiscales, aduaneras o de otra índole.

A quién dirigirse para hablar

Su superior directo
La alta dirección
Su Abogado de LEX local
El responsable de Cumplimiento:
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