Close
 
 

Regalos e invitaciones

 
Skip Breadcrumb

Breadcrumb

 

Ofrecer o aceptar ocasionalmente regalos o invitaciones relacionadas con el negocio puede ser una práctica empresarial aceptable. Sin embargo, el ofrecimiento de regalos o invitaciones inadecuadas o excesivas puede constituir una forma de soborno y de corrupción, y ser sumamente perjudicial para BAT.

Definiciones

  • por «invitaciones» se entenderá cualquier trato de cortesía, como comidas o bebidas, la asistencia a un evento cultural o deportivo, o cualquier viaje o alojamiento asociado ofrecido, proporcionado a o recibido por una persona o entidad externa a BAT;
  • por «regalos» se entenderá cualquier cosa de valor no relacionada con el ocio ofrecida, proporcionada o recibida por una persona o entidad externa a BAT;
  • «R e I» se utiliza como abreviatura de regalos e invitaciones;
  • «parte interesada del sector privado» hace referencia a todos los individuos y entidades diferentes de los funcionarios públicos;
  • por «umbral» se entiende 20 £ para funcionarios públicos y 200 £ para partes interesadas del sector privado en el Reino Unido. Las empresas del Grupo deben proporcionar orientación acerca de qué es un importe modesto y legal en sus mercados, sin que sea superior a las cantidades mencionadas, y que refleje el poder de compra y las normas locales.

Ofrecer y recibir regalos en invitaciones

Cualquier regalo o actividad de ocio que ofrezca, proporcione o reciba deberá cumplir estos requisitos:
  • nunca se proporcionarán/aceptarán si pueden ser motivo de soborno y corrupción, tal y como se definen en la Política antisoborno y anticorrupción;
  • no se proporcionarán/aceptarán abiertamente;
  • serán legales en todas las jurisdicciones pertinentes y no estarán prohibidos por la organización de la otra parte;
  • no implicarán a participantes en un proceso de licitación o de concurso público;
  • no tendrán, ni podrán ser susceptibles de ser vistas como que tienen, un efecto sustancial sobre cualquier transacción comercial que haya sido o pueda ser celebrada por cualquier empresa del Grupo;
  • no supondrán un pago en efectivo o un equivalente de efectivo (cheques, certificados de regalo, préstamos o valores financieros);
  • no se solicitarán ni exigirán;
  • no se ofrecerán a cambio de algo (es decir, acompañados de condiciones);
  • no serán, ni tendrán la apariencia de ser, lujosos o inadecuados (irrespetuosos, indecentes, sexualmente explícitos o capaces de dar una imagen inadecuada de alguna de las empresas del Grupo teniendo en cuenta la cultura local);
  • serán aprobados previamente por escrito (siempre que se requiera en esta política o en los requisitos locales adicionales);
  • se contabilizarán de acuerdo con las políticas y los procedimientos de gastos empresariales aplicables;

Además, todos los R e I que superen el límite establecido para los funcionarios públicos y las partes interesadas del sector privado deberán quedar reflejados en el Registro de R e I de las empresas del Grupo.

Antes de ofrecer o aceptar regalos e invitaciones, tenga en cuenta lo siguiente:
  • La intención: ¿La intención es solamente forjar o mantener una relación comercial u ofrecer una cortesía normal, o tiene como finalidad influir en la objetividad del receptor a la hora de tomar una decisión comercial concreta?
  • La legalidad: ¿Es legal, tanto en su país como en el país de la otra parte?
  • La importancia relativa: ¿Es el valor de mercado razonable (es decir, no se trata de un artículo lujoso o extravagante) y proporcional a la jerarquía del individuo?
  • Frecuencia: ¿Recibe el individuo regalos e invitaciones únicamente en contadas ocasiones?
  • Transparencia: ¿Le daría al receptor o a usted vergüenza si su director, sus compañeros o alguien externo al Grupo tuviese constancia del artículo de R e I?

Regalos e invitaciones para funcionarios públicos

Se prohíbe tratar de influir directa o indirectamente de forma inadecuada en un funcionario público ofreciéndole un regalo o artículo de ocio (u otra ventaja personal) a él o a sus parientes cercanos, amigos o socios.

Mantener una interacción fluida con los organismos reguladores es una parte necesaria de nuestro negocio. En este contexto, dar o recibir artículos de R e I (dentro de los límites establecidos) puede resultar permisible. Sin embargo, se debe tener mucho cuidado, ya que en muchos países está prohibido que los funcionarios públicos acepten artículos de R e I, siendo las leyes antisoborno a menudo muy estrictas.

(en la Política sobre conflictos de intereses se recoge la definición de «funcionarios públicos» y «pariente cercano»).

Se puede ofrecer o aceptar un artículo de R e I sin autorización previa siempre que:
  • esté por debajo del valor límite de 20 £ por individuo y ocasión (o un equivalente local inferior); y
  • sea lícito, poco frecuente y adecuado.
Debemos obtener la aprobación previa por escrito de nuestro superior directo y nuestro abogado de LEX local para ofrecer o aceptar cualquier artículo de R e I a o de funcionarios públicos (o sus parientes cercanos) por encima del umbral de 20 £ y hasta 200 £.
Ofrecer o recibir un artículo de R e I valorado en más de 200 £ a o de funcionarios públicos (o sus parientes cercanos) solo se considerará adecuado en circunstancias excepcionales, y será necesario obtener la aprobación previa por escrito del director general/jefe de área/director funcional de la empresa del Grupo y una notificación previa del responsable regional de LEX o el responsable de Conducta Empresarial y Cumplimiento del Grupo.

Partes interesadas del sector privado

Se puede ofrecer o aceptar un artículo de R e I a o de una parte interesada del sector privado sin autorización previa siempre que:
  • esté por debajo del valor límite de 200 £ por individuo y ocasión (o un equivalente local inferior); y
  • sea lícito, poco frecuente y adecuado a una práctica comercial razonable.
Debemos obtener la aprobación previa por escrito:
  • De nuestro superior directo para ofrecer o aceptar cualquier artículo de R e I que supere el límite de 200 £.

Siempre hay que tener en cuenta lo siguiente:

  • A la hora de aprobar solicitudes, los aprobadores deben estar seguros de que el artículo de R e I  propuesto no contraviene ninguna de las expectativas indicadas anteriormente, y especialmente de que el momento o el contexto general no puedan sugerir que una decisión se ha visto influida de forma inapropiada por el artículo de R e I.
  • Pueden existir circunstancias excepcionales en las que la aprobación previa no es posible.  La aprobación debe solicitarse lo antes posible y un máximo de 7 días después de la entrega o la recepción del artículo de R e I, con una justificación por escrito indicando por qué no se solicitó u obtuvo una aprobación previa.
  • Los superiores directos, previa consulta con el abogado de LEX local, determinarán qué hacer con los artículos de R e I ofrecidos a —o recibidos por— empleados de empresas del Grupo que superen los límites aplicables. En general, cualquiera de dichos artículos debe ser rechazado o devuelto. Sin embargo, en aquellos casos en los que fuera inapropiado rechazar o devolver el artículo de R e I, este puede aceptarse siempre y cuando pase a ser propiedad de la empresa del Grupo en cuestión. 
  • Nunca debe tratar de eludir la obligación de obtener la necesaria aprobación para el artículo de R e I abonando personalmente o haciendo que otra persona abone su valor.
  • Todos los artículos de R e I se contabilizarán de acuerdo con las políticas y los procedimientos de gastos empresariales correspondientes.
  • En ningún caso se ofrecerán invitaciones pagadas por BAT sin la presencia de personal de BAT en ellas.
  • Para evitar dudas, los artículos de R e I no deben dividirse en cantidades/valores más pequeños con el fin de eludir los límites establecidos en la presente Política.
  • En general, los artículos de R e I deben dirigirse a aquellas personas con las que BAT mantiene una relación comercial, y no a sus amigos o parientes. Si un amigo, pariente u otro invitado de un individuo asiste a un evento, los costes deberán agregarse a efectos de los límites establecidos en esta Política.
  • Consulte el Procedimiento de regalos e invitaciones para obtener más información sobre las autorizaciones excepcionales y generales que pueden estar disponibles en ciertas circunstancias.

Artículos de R e I para y de auditores externos independientes

Las empresas del Grupo no deberán ofrecer ni prometer a los auditores externos independientes ningún artículo de R y O que pueda crear un conflicto de intereses o poner en riesgo su independencia. Esto podría suponer un incumplimiento de las normas y los reglamentos de contabilidad y de la empresa por parte de BAT. Las invitaciones aceptables estarían limitadas a la provisión de comida y refrescos durante las reuniones de negocios, conferencias o cursos de formación con varios participantes, o a invitaciones a eventos corporativos de participación masiva. En la actualidad, KPMG es el auditor externo independiente del Grupo y de la mayoría de las empresas que lo componen. Si una empresa del Grupo nombra un auditor externo independiente distinto de KPMG, deberá cumplir los presentes requisitos para artículos de R e I.

R e I de empresas del Grupo

No existen restricciones a la aceptación por parte de los empleados de artículos de R e I ofrecidos o facilitados por cualquier empresa del Grupo. Las empresas del Grupo deben, no obstante, asegurarse de que cualquier artículo de R e I ofrecido a los empleados sea legítimo, apropiado y proporcionado

Mantener un registro y un seguimiento formales

Cada una de las empresas del Grupo será responsable del mantenimiento y el seguimiento de un registro de todos los artículos de R e I que superen los niveles establecidos como límite (las empresas del Grupo pueden decidir si mantienen un número mayor de registros).

A quién dirigirse para hablar

Su superior directo
La alta dirección
Su Abogado de LEX local
El responsable de Cumplimiento:
()