Close
 
 

Précision de la comptabilité et de la tenue des registres

 
Skip Breadcrumb

Breadcrumb

 

Il est essentiel pour la réputation du Groupe, sa capacité à satisfaire ses obligations légales, fiscales, réglementaires et d'audit et pour soutenir les décisions et les actions des sociétés du Groupe de veiller à l'honnêteté, la précision et l'objectivité de l'enregistrement et du reporting des données financières et non-financières.

Précision des informations et des données

Toutes les données que nous générons, qu'elles soient de nature financière ou pas, doivent refléter avec précision
les transactions et les évènements concernés.
Nous devons respecter les lois en vigueur, les exigences externes en matière de comptabilité et les procédures du Groupe pour le reporting des données financières et autres informations commerciales.

Ce principe s'applique que les données soient sous format papier ou électronique, ou sur un autre support.

Tout défaut de tenue de registres précis est contraire à la politique du Groupe et peut également être contraire à la loi.

La falsification des registres ou la déformation des faits ne peut jamais se justifier. Une telle conduite peut constituer une fraude et entraîner des poursuites civiles ou pénales.

Gestion des registres

Les sociétés du Groupe doivent adopter des politiques et des procédures de gestion des registres qui reflètent
la Politique de gestion des registres du Groupe.
Nous devons gérer tous nos registres critiques conformément à ces politiques et procédures et ne jamais modifier ou détruire des registres de la société sans autorisation.

Nous devons nous familiariser avec la politique et les procédures de gestion des registres qui s'appliquent à nos fonctions.

Respect des normes comptables

Les données financières (ex. livres, registres et comptes) doivent se conformer aux principes de comptabilité généralement acceptés et aux politiques et procédures de comptabilité et de reporting du Groupe.

Les données financières des sociétés du Groupe doivent être tenues dans le respect des principes de comptabilité généralement acceptés et en vigueur dans le pays de domiciliation.

Pour le reporting du Groupe, les données doivent se conformer aux politiques (IFRS) et procédures de comptabilité du Groupe.

Coopération avec les auditeurs externes

Nous devons coopérer entièrement avec les auditeurs externes et internes du Groupe et veiller à ce que toutes les informations détenues, pertinentes à l'audit d'une quelconque société du Groupe (données d'audit pertinentes), soient mises à la disposition des auditeurs externes de cette société.

Notre obligation d'entière coopération avec les auditeurs externes est soumise à des contraintes légales, par exemple dans le cas de documents légalement privilégiés.

Sinon, nous devons répondre rapidement à toute demande émanant des auditeurs externes et leur permettre un accès total et sans restriction au personnel et aux documents concernés.
 

Il est interdit, quelles que soient les circonstances, de fournir des informations aux auditeurs internes ou externes dont nous savons (ou devrions raisonnablement savoir) qu'elles sont trompeuses, incomplètes ou inexactes.

Documentation des transactions

Toutes les transactions et tous les contrats doivent être correctement autorisés à tous les niveaux, ils doivent être enregistrés avec précision et intégralement.
Tous les contrats signés par les sociétés du Groupe, qu'ils soient avec une autre société du Groupe ou un tiers, doivent être justifiés par écrit.

Si nous sommes responsables de préparer, négocier ou approuver un contrat pour le compte d'une société du Groupe, nous devons nous assurer qu'il est approuvé, signé et enregistré conformément aux politiques et procédures pertinentes d'approbation des contrats.

Tous les documents rédigés par une société du Groupe dans le cadre de la vente de ses produits, que ce soit sur le marché national ou à l'exportation, doivent être précis, complets et donner une image fidèle de la transaction.

Tous les documents doivent être conservés (avec la correspondance y afférente) si cela est requis, pour un contrôle éventuel par l'administration fiscale, les douanes ou par une autre autorité.

À qui parler

Votre supérieur hiérarchique
La direction
Votre Conseiller LEX local
Le Directeur de la conformité :
()