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Cadeaux et divertissements

 
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L’offre ou l’acceptation occasionnelle de cadeaux ou de divertissements liés aux activités professionnelles peut être une pratique commerciale acceptable. Toutefois, des cadeaux et divertissements inappropriés ou excessifs peuvent constituer une forme de pot-de-vin et de corruption et nuire profondément à BAT

Définitions

  • « divertissements » signifie n’importe quelle forme d’hospitalité, y compris des repas ou des rafraîchissements, la participation à des évènements culturels ou sportifs, des voyages et séjours connexes, offerts ou donnés à une personne physique ou morale en dehors de BAT ou reçus de ladite personne
  • « cadeaux » signifie tout ce qui a de la valeur et qui est offert ou donné à une personne physique ou morale en dehors de BAT ou reçu de ladite personne et qui n’est pas un divertissement
  • « G&E » est l’acronyme anglais de cadeaux et/ou divertissements
  • « Partie prenante du secteur privé » signifie toutes les autres personnes physiques et morales à l’exclusion des agents du secteur public.
  • « seuil » signifie 20 GBP pour un agent du secteur public et 200 GBP pour une partie prenante du secteur privé au Royaume-Uni. Les sociétés du Groupe devront fournir des directives concernant ce qui est considéré comme modeste et légal sur leurs marchés, ne dépassant pas ces montants et reflétant le pouvoir d'achat local et les réglementations.

Offrir et recevoir des G&E

Tous les cadeaux et divertissements que vous offrez, donnez ou recevez doivent :
  • Ne jamais être donnés/acceptés s’ils peuvent constituer un acte de corruption et un pot-de-vin, selon la définition de la Politique de lutte contre la corruption et les pots-de-vin.
  • Être donnés/acceptés de manière ouverte.
  • Être légaux dans toutes les juridictions concernées et ne pas être interdits par l’organisation de l’autre partie.
  • Ne pas impliquer des parties engagées dans un appel d'offres ou un processus de mise en concurrence.
  • Ne pas avoir ou sembler avoir un impact sensible sur une transaction impliquant une société quelconque du Groupe.
  • Ne pas être un cadeau en espèces ou un équivalent en espèces (bons-cadeaux, chèques-cadeaux, crédits ou actions).
  • Ne pas être demandés ou exigés.
  • Ne pas être offerts en échange d’autre chose (c.-à-d. offerts sous réserve de certaines conditions).
  • Ne pas être ou ne pas donner l’impression d’être fastueux ou inappropriés (irrespectueux, indécents, sexuellement explicites ou pouvant ternir autrement l'image d’une quelconque Société du Groupe, par rapport à la culture locale).
  • Faire l’objet d’une autorisation préalable écrite (lorsqu’une autorisation est requise par la présente politique et/ou des conditions locales supplémentaires).
  • Être comptabilisés conformément aux politiques et procédures applicables aux dépenses professionnelles.
  • De , tous les G&E dont la valeur est supérieure au seuil fixé pour les agents du secteur public et les parties prenantes du secteur privé doivent être notés dans le Registre G&E de la Société du Groupe concernée.
Avant d'offrir ou d'accepter un G&E, posez-vous les questions suivantes :
 
  • L'intention : L'intention est-elle de forger ou d'entretenir une relation commerciale, d'offrir une simple marque de courtoisie ou bien est-elle d'influencer l'objectivité du bénéficiaire lors d'une prise de décision commerciale précise ?
  • La légalité : Est-ce légal dans votre pays et dans celui de l'autre partie ?
  • L’importance : La valeur marchande est-elle raisonnable (c.-à-d. elle n’est pas fastueuse/extravagante) et est-elle proportionnelle à l'ancienneté de la personne concernée ?
  • La fréquence : La personne concernée reçoit-elle le G&E uniquement de manière occasionnelle ?
  • La transparence : Seriez-vous ou le (la) destinataire serait-il (elle) gêné(e) si votre responsable, vos collègues ou quiconque en dehors du Groupe connaissaient l'existence du G&E ?

G&E aux agents du secteur public

Il est interdit de tenter d'influencer indûment, directement ou indirectement, un agent du secteur public en lui donnant des G&E (ou un autre avantage personnel) ou en les donnant à l'un de ses parents proches, amis ou associés.

Les relations avec les organes de réglementation font partie de nos activités. Donner ou recevoir des G&E (dans le respect des seuils fixés) dans ce contexte peut être autorisé. Toutefois, il faudra redoubler de prudence car de nombreux pays interdisent à leurs agents du secteur public d'accepter des G&E et les lois de lutte contre la corruption sont souvent strictes.

Voir la Politique sur les conflits d'intérêts pour la définition des « agents du secteur public » et d’un « parent proche »)

Nous sommes autorisés à offrir ou accepter un quelconque G&E sans autorisation préalable, à condition qu’il soit :
  • inférieur à la valeur du seuil de 20 GBP par personne par évènement (ou l’équivalent local inférieur) ; et
  • légal, occasionnel et approprié
Nous devons demander l’autorisation écrite préalable de notre supérieur hiérarchique et de notre Conseiller LEX local pour offrir à des agents du secteur public (ou à leurs parents proches) ou accepter d’un agent du secteur public (ou de leurs parents proches) un quelconque G&E dont la valeur est supérieure au seuil de 20 GBP, jusqu’à 200 GBP.

Offrir un G&E à un agent du secteur public (ou à ses parents proches) ou recevoir un G&E d’un agent du secteur public (ou de ses parents proches) dont la valeur est supérieure à 200 GBP serait considéré comme approprié uniquement dans des circonstances exceptionnelles. Il faudra alors obtenir obligatoirement l’autorisation préalable écrite du Directeur Général/Responsable Régional/Directeur de Service de la Société du Groupe faisant l’offre et informer au préalable le Directeur Régional du service LEX ou le Directeur de la Conduite professionnelle et de la conformité du Groupe.

Parties prenantes du secteur privé

Nous sommes autorisés à offrir à une partie prenante du secteur privé ou à accepter d’une partie prenante du secteur privé un quelconque G&E sans autorisation préalable, à condition qu’il soit :
  • inférieur à la valeur du seuil de 200 GBP par personne par évènement (ou l’équivalent local inférieur) ; et
  • légal, occasionnel et conforme aux pratiques commerciales raisonnables.
Nous devons obligatoirement obtenir l’autorisation écrite préalable :
  • De notre responsable hiérarchique pour offrir ou accepter un quelconque G&E dont la valeur est supérieure au seuil de 200 GBP.

Remarque importante :

  • pour approuver les demandes, les approbateurs doivent s’assurer que le G&E envisagé n’est pas contraire aux quelconques attentes prévues ci-dessus et en particulier, que le moment choisi ou le contexte global ne pourrait pas donner l'impression qu’une quelconque décision pourrait être indûment influencée par le G&E.
  • Il pourrait y avoir des circonstances exceptionnelles dans lesquelles une autorisation préalable n’est pas possible.  L’autorisation devra être demandée dès que possible et au plus tard, 7 jours après que le G&E a été donné ou reçu, avec un justificatif écrit des raisons pour lesquelles l'autorisation préalable n’a pas été demandée ou obtenue.
  • Les responsables hiérarchiques, en consultation avec le Conseiller LEX local, devront déterminer des G&E offerts ou reçus par les employés d'une Société du Groupe dont la valeur est supérieure aux seuils fixés. En règle générale, ces G&E doivent être refusés ou retournés à l'expéditeur. Si cette façon de procéder est inappropriée ou susceptible d'offenser l'expéditeur, le G&E peut être accepté sous réserve qu'il devienne la propriété de la société du Groupe concernée. 
  • Il est interdit de contourner votre obligation de demander l’autorisation nécessaire pour un G&E en payant personnellement ou en demandant à une autre personne de payer un montant de la valeur du G&E.
  • Tous les G&E doivent être comptabilisés conformément aux politiques et procédures appropriées pour les dépenses professionnelles
  • Les divertissements ne doivent en aucun cas être organisés aux frais de BAT sans la présence d’employés de BAT.
  • Afin de lever tout doute, le G&E ne doit pas être réparti en montants/valeurs plus petites afin de contourner les seuils de la présente politique.
  • En règle générale, les G&E devront être remis aux personnes avec lesquelles BAT entretient des relations professionnelles, et pas leurs amis ou parents. Toutefois, si les amis, parents ou autres invités d’une personne participent, les frais devront être cumulés dans le cadre des seuils fixés par la présente politique.
  • Se reporter à la Procédure sur les cadeaux et divertissements pour d’autres directives concernant les autorisations exceptionnelles et les autorisations globales, pouvant être disponibles dans un nombre limité de cas.

G&E donnés et reçus d’auditeurs externes indépendants

Les sociétés du Groupe ne doivent pas offrir ni promettre à des auditeurs externes indépendants un quelconque G&E pouvant créer un conflit d’intérêts potentiel ou mettre leur indépendance en danger. Une telle action de la part de BAT pourrait être contraire aux règles et réglementations de la société et de comptabilité. Un divertissement acceptable serait limité à de la nourriture et des rafraîchissements pendant des réunions d'affaires, une conférence ou une formation auxquelles seraient présents de nombreux participants ou une invitation à participer à un évènement d’entreprise avec une large audience. KPMG est l’auditeur externe indépendant actuel du Groupe et de la majorité des sociétés du Groupe. Si une société du Groupe a désigné un auditeur externe indépendant autre que KPMG, il doit respecter toutes les conditions relatives aux G&E.

G&E de sociétés du Groupe

Les employés qui acceptent des G&E d'une société du Groupe ne sont soumis à aucune restriction. Les sociétés du Groupe doivent s'assurer qu'un tel G&E est légitime, approprié et proportionnel.

Tenue et surveillance d’un registre officiel

Chaque société du Groupe sera responsable de la tenue et de la surveillance d’un registre de tous les G&E dont la valeur est supérieure aux seuils fixés (les sociétés du Groupe peuvent décider de tenir un plus grand nombre de registres).

À qui parler

Votre supérieur hiérarchique
La direction
Votre Conseiller LEX local
Le Directeur de la conformité :
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