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Akkurate Buchhaltung und Führung von Aufzeichnungen

 
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Die ehrliche, genaue und objektive Aufzeichnung und Berichterstattung von finanziellen und nicht finanziellen Informationen sind von grundlegender Bedeutung für den Ruf der Gruppe, ihre Möglichkeiten, ihren gesetzlichen, steuerlichen, Prüfungs- und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen, sowie zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen und Maßnahmen von Gruppenunternehmen.

Korrekte Informationen und Angaben

Alle von uns erstellten Daten – ob finanzieller oder nicht finanzieller Natur – müssen die erfassten Transaktionen und Ereignisse genau wiedergeben.
Wir müssen die geltenden Gesetze, externen Rechnungslegungsvorschriften und Gruppenverfahren für die Berichterstattung über finanzielle und sonstige geschäftliche Informationen einhalten.

Dies gilt für Daten in Papier- oder elektronischer Form und sonstige Medien.

Das Versäumnis, korrekte Aufzeichnungen zu führen, verstößt gegen die Gruppenrichtlinien und kann zudem gesetzeswidrig sein.

Die Fälschung von Aufzeichnungen oder falsche Darstellung von Tatsachen lässt sich niemals rechtfertigen. Ein solches Verhalten kann einen Betrug darstellen und zivil- oder strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Verwaltung von Unterlagen

Gruppenunternehmen müssen Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung von Unterlagen einführen, die
die Gruppenrichtlinie über die Verwaltung von Unterlagen widerspiegeln.
Wir müssen alle unsere wichtigen Geschäftsaufzeichnungen gemäß diesen Richtlinien und Verfahren verwalten und niemals Unternehmensaufzeichnungen ändern oder vernichten, es sei denn, dies ist gestattet.

Wir sollten mit den für uns geltenden Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung von Unterlagen vertraut sein.

Einhaltung von Rechnungslegungsstandards

Finanzdaten (z. B. Bücher, Aufzeichnungen und Konten) müssen sowohl allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen als auch den Gruppenrichtlinien und -verfahren für die Rechnungslegung und Berichtserstattung entsprechen.

Die Finanzdaten von Gruppenunternehmen müssen gemäß allgemein anerkannten, in ihrem Sitzstaat geltenden Rechnungslegungsgrundsätzen verwaltet werden.

Für die Berichterstattung der Gruppe müssen Daten mit den Gruppenrichtlinien und -verfahren für die Rechnungslegung (IFRS) übereinstimmen.

Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern

Wir müssen uneingeschränkt mit den externen und internen Prüfern der Gruppe zusammenarbeiten und sicherstellen, dass alle ihnen zur Verfügung stehenden Informationen, die für das Audit eines Gruppenunternehmens von Bedeutung sind (relevante Auditinformationen), den externen Wirtschaftsprüfern dieses Unternehmens bereitgestellt werden.

Unsere Verpflichtung zur uneingeschränkten Zusammenarbeit mit externen Prüfern unterliegt rechtlichen Beschränkungen, zum Beispiel, wenn es sich um vertrauliche Dokumente handelt.

Ansonsten sollten wir umgehend auf Anfragen von externen Prüfern reagieren und ihnen den vollen, uneingeschränkten Zugang zu den betreffenden Mitarbeitern und Dokumenten gewähren.

Unter keinen Umständen sollten wir externen oder internen Prüfern Informationen bereitstellen, von denen wir wissen (oder nach vernünftigem Ermessen wissen sollten), dass sie irreführend, unvollständig oder fehlerhaft sind.

Dokumentation von Transaktionen

Alle Transaktionen und Verträge sind auf allen Ebenen ordnungsgemäß zu genehmigen und präzise und vollständig zu protokollieren.
Alle von Gruppenunternehmen abgeschlossenen Verträge, ob mit einem anderen Gruppenunternehmen oder einem Dritten, müssen in Schriftform vorliegen.

Wenn wir für die Vorbereitung, Verhandlung oder Genehmigung eines Vertrags im Namen eines Gruppenunternehmens verantwortlich sind, müssen wir sicherstellen, dass er gemäß den einschlägigen Richtlinien und Verfahren für die Vertragsgenehmigung bewilligt, unterzeichnet und erfasst wird.

Alle von einem Gruppenunternehmen in Verbindung mit dem Verkauf seiner Produkte vorbereiteten Dokumente, unabhängig davon, ob sie sich auf Inlandsbelange oder Exportangelegenheiten beziehen, müssen akkurat und vollständig sein und einen angemessenen Überblick über die Transaktion geben.

Alle Dokumente müssen (gemeinsam mit der einschlägigen Korrespondenz) aufbewahrt werden, sofern dies für die mögliche Überprüfung durch Steuer-, Zoll- oder sonstige Behörden erforderlich ist.

An wen können Sie sich wenden?

Direkter Vorgesetzter
Head of LEX
Lokaler Compliance Manager
Global Head of Compliance
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