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Geschenke und Bewirtung

 
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Das gelegentliche Angebot oder die Annahme von geschäftsbezogenen Geschenken oder eine geschäftsbezogene Bewirtung kann eine akzeptable Geschäftspraxis sein. Allerdings können ungebührliche oder unverhältnismäßige Geschenke und Bewirtungen eine Form der Bestechung und Korruption darstellen und BAT erheblichen Schaden zufügen.

Begriffsbestimmungen

  • „Bewirtung“ bezeichnet jedwede Form der Bewirtung, einschließlich Essen oder Getränke, der Besuch von Kultur- oder Sportveranstaltungen oder zugehörige Reisen und Unterbringung, die einer Person oder Einrichtung außerhalb von BAT angeboten oder bereitgestellt wird oder von einer solchen Person oder Einrichtung angenommen wird.

  • „Geschenke“ bezeichnen etwas von Wert, das einer Person oder Einrichtung außerhalb von BAT angeboten oder bereitgestellt oder von einer solchen Person oder Einrichtung angenommen wird und keine Unterhaltung darstellt.

  • „G&B“ steht für Geschenke und/oder Bewirtungen.

  • „Privatwirtschaftliche Akteure“ bezeichnen alle sonstigen Einrichtungen und Personen unter Ausschluss öffentlicher Amtsträger.

  • „Schwellenwert“ bedeutet 20 £ für einen öffentlichen Amtsträger und 200 £ für privatwirtschaftliche Akteure in Großbritannien. Gruppenunternehmen sollten Orientierungshilfen bereitstellen, was auf ihren Märkten maßvoll und gesetzmäßig ist. Diese sollten diese Beträge nicht überschreiten und die lokale Kaufkraft und Regulierung widerspiegeln.

Angebot und Annahme von G&B

Geschenke und Bewirtungen, die Sie anbieten, bereitstellen oder annehmen:
  • dürfen niemals bereitgestellt/angenommen werden, wenn sie laut der Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption Bestechung und Korruption darstellen können
  • müssen offen bereitgestellt/angenommen werden
  • müssen in allen relevanten Ländern gesetzmäßig und nicht von der Organisation der anderen Partei verboten sein
  • dürfen keine Parteien einschließen, die an einer Ausschreibung oder einem Bieterverfahren beteiligt sind
  • dürfen keine wesentlichen Auswirkungen auf eine Transaktion in Verbindung mit einem Gruppenunternehmen haben oder möglicherweise so interpretiert werden können
  • dürfen kein Geldgeschenk oder Barwert sein (Gutscheine, Geschenkgutscheine, Darlehen oder Wertpapiere)
  • dürfen nicht erbeten oder verlangt werden
  • dürfen nicht im Gegenzug für etwas angeboten werden (d. h. an Bedingungen geknüpft sein)
  • dürfen nicht üppig oder unangebracht sein (respektlos, anstößig oder sexuell eindeutig oder auf andere Weise unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten möglicherweise ein schlechtes Licht auf ein Unternehmen der Gruppen werfen) oder den Eindruck davon erwecken
  • müssen im Voraus schriftlich genehmigt werden (sofern nach dieser Richtlinie und/oder zusätzlichen örtlichen Gegebenheiten die Genehmigung erforderlich ist)
  • müssen gemäß den geltenden Richtlinien und Verfahren für Betriebsausgaben gebucht werden

Außerdem müssen alle G&U über dem Schwellenwert für öffentliche Amtsträger und privatwirtschaftliche Akteure im G&U-Verzeichnis des Gruppenunternehmens aufgezeichnet werden.

Beim Angebot oder der Annahme von G&B sollten Sie Folgendes bedenken:
  • Absicht: Besteht die Absicht nur darin, eine Geschäftsbeziehung aufzubauen oder aufrechtzuerhalten oder eine übliche Höflichkeit anzubieten, oder soll die Objektivität des Empfängers bei einer bestimmten Geschäftsentscheidung beeinflusst werden?
  • Rechtmäßigkeit: Ist es in Ihrem Land und dem Land der anderen Partei rechtmäßig?
  • Wesentlichkeit: Ist der Marktwert angemessen (d. h. nicht üppig/übertrieben) und steht er im Verhältnis zur Position der Person?
  • Häufigkeit: Erhält die Person G&B nur gelegentlich?
  • Transparenz: Würde es Sie oder den Empfänger in Verlegenheit bringen, wenn Ihr Vorgesetzter, Ihre Kollegen oder eine Person außerhalb der Gruppe von den G&B wüsste?

G&B für öffentliche Amtsträger

Der Versuch, einen öffentlichen Amtsträger direkt oder indirekt unangemessen zu beeinflussen, indem ihm oder einem nahen Verwandten, Freunden oder Partnern G&B (oder ein anderer persönlicher Vorteil) bereitgestellt werden, ist untersagt.

Geschenke für Amtsträger, die einen höheren Wert als den symbolischen aufweisen, sind
ebenfalls unzulässig.

Der Dialog mit den Regulierungsbehörden ist Teil unseres Geschäfts. Das Anbieten einer maßvollen Bewirtung gegenüber Amtsträgern in diesem Zusammenhang ist zulässig, doch dabei ist besondere Vorsicht geboten, da es vielfach Amtsträgern strikt
verboten ist, Geschenke oder Bewirtungen anzunehmen.

Die Antikorruptionsgesetze sind in diesem Zusammenhang oft noch strenger. Im Zweifelsfall
sollten Sie sich von Ihrem Compliance Manager beraten lassen. Für den Fall, dass eine solche kurzfristige
Beratung nicht möglich ist, sollten Sie von der Einladung bzw. dem Geschenk Abstand nehmen.

(Siehe unsere lokale Zuwendungsrichtlinie über den Umgang mit „öffentlichen Amtsträgern“)

Wir dürfen G&B ohne vorherige Genehmigung anbieten oder annehmen, sofern sie:
  • Rechtmäßig, nur gelegentlich und angemessen sind und es sich um reine Höflichkeitszuwendungen (z.B. Kaffee, Gebäck, nichtalkoholische Erfrischungsgetränke) im Rahmen einer geschäftlichen Besprechung handelt

Für das Angebot oder die Annahme von G&B für/von öffentliche/n Amtsträger/n (oder ihre/n nahen Verwandten) über reine Höflichkeitszuwendungen hinaus (s.o.) müssen vorab die schriftliche Genehmigung unseres direkten Vorgesetzten und unseres lokalen Compliance Managers einholen. Grundsätzlich hat sich jeder Mitarbeiter hier an die lokale Zuwendungsrichtlinie zu halten (Interact/LEX Germany).

Das Anbieten/Annehmen von G&B für/von öffentliche/n Amtsträger/n (oder ihre/n nahen Verwandten) über 250€  wäre nur unter außergewöhnlichen Umständen angemessen und erfordert die schriftliche Vorabgenehmigung der Geschäftsleitung und die vorherige Benachrichtigung des regionalen LEX-Leiters oder Group Head of Business Conduct & Compliance.

Privatwirtschaftliche Akteure

Wir dürfen einem privatwirtschaftlichen Akteur G&B ohne vorherige Genehmigung anbieten bzw. von ihm annehmen, sofern sie:
 
  • Rechtmäßig, nur gelegentlich und mit angemessenen Geschäftsgepflogenheiten vereinbar sind
  • Gelegentliche Getränke und Essenseinladungen,Besuche von Sportveranstaltungen, Theaterbesucheund andere kulturelle Veranstaltungen sind in derRegel in Ordnung.
  • Geschenke und Bewirtungen gelten in der Regel gemäß diesem Kodex dann als maßvoll, wenn sie einen Wert von 250,00 Euro (pro eingeladener oder beschenkter Person und pro Jahr) nicht überschreiten.
Wir müssen vorab die schriftliche Genehmigung unseres direkten Vorgesetzten und des Compliance Managers einholen:
  • Für das Angebot oder die Annahme von G&B mit einem Gegenwert von über 250€ (pro eingeladener oder beschenkter Person und pro Jahr)

Beachten Sie immer:

  • Bei der Genehmigung von Anfragen müssen die Personen, die die Genehmigung erteilen, stets überzeugt sein, dass die vorgeschlagenen G&B nicht im Widerspruch zu den oben dargestellten Erwartungen stehen und insbesondere, dass der Zeitpunkt und/oder größere Zusammenhang nicht so wahrgenommen werden könnte, dass eine Entscheidung durch die G&U unangemessen beeinflusst werden könnte.
  • Es könnten außergewöhnliche Umstände vorliegen, die eine Vorabgenehmigung nicht zulassen.  Die Genehmigung muss so bald wie möglich und nicht später als 7 Tage nach Überreichung oder Annahme der G&B ersucht werden, wobei schriftlich zu begründen ist, warum die Vorabgenehmigung nicht beantragt oder erlangt wurde.
  • Vorgesetzte bestimmen in Rücksprache mit dem lokalen Compliance Manager, wie mit G&B, die Mitarbeitern eines Gruppenunternehmens angeboten oder von ihnen angenommen werden und die geltenden Schwellenwerte überschreiten, zu verfahren ist. Im Allgemeinen sollten solche G&B abgelehnt oder zurückgegeben werden. Wenn dies unangemessen wäre oder Anstoß erregen würde, können die G&B unter der Bedingung, dass sie Eigentum des jeweiligen Gruppenunternehmens werden, angenommen werden.
  • Sie sollten sich niemals Ihrer Pflicht entziehen, die erforderliche G&B-Genehmigung einzuholen, indem Sie selbst bezahlen oder jemand anderen bezahlen lassen.
  • Alle G&B müssen gemäß den entsprechenden Richtlinien und Verfahren für Betriebsausgaben gebucht werden.
  • Unter keinen Umständen sollte eine Bewirtung auf Kosten von BAT stattfinden, wenn keine BAT-Mitarbeiter zugegen sind.
  • Um Zweifel auszuschließen: G&B dürfen nicht in kleinere Beträge/Werte aufgeschlüsselt werden, um die in dieser Richtlinie dargelegten Schwellenwerte zu umgehen.
  • G&B sind im Allgemeinen an die Personen zu richten, mit denen BAT in einer Geschäftsbeziehung steht, und nicht an ihre Freunde oder Verwandten. Wenn aber Freunde, Verwandte oder andere Gäste einer Person teilnehmen, sollten die Kosten für die Zwecke der in dieser Richtlinie dargelegten finanziellen Werte zusammengefasst werden.
  • Weitere Orientierungshilfe hinsichtlich Ausnahme- und Pauschalgenehmigungen, die unter bestimmten, genau festgelegten Umständen möglich sein können, ist der lokalen Zuwendungsrichtlinie zu entnehmen.

G&B für und von unabhängige Wirtschaftsprüfer

Gruppenunternehmen dürfen unseren unabhängigen Wirtschaftsprüfern keine G&B anbieten oder versprechen, die einen potenziellen Interessenkonflikt entstehen lassen oder ihre Unabhängigkeit gefährden können. Dadurch würde BAT riskieren, gegen Unternehmens- und Bilanzierungsregeln und -vorschriften zu verstoßen. Annehmbare Unterhaltung wäre auf Verpflegung und Erfrischungsgetränke während Geschäftstreffen, Konferenzen oder Schulungen mit mehreren Teilnehmern oder Einladungen zur Teilnahme an geschäftlichen Massenveranstaltungen beschränkt. KPMG ist der derzeitige unabhängige Wirtschaftsprüfer der Gruppe und der Mehrzahl der Gruppenunternehmen. Wenn ein Gruppenunternehmen einen anderen unabhängigen Wirtschaftsprüfer als KPMG beauftragt hat, sind diese G&B-Anforderungen dennoch einzuhalten.

G&B von Gruppenunternehmen

Für die Annahme von G&U eines Gruppenunternehmens unterliegen Mitarbeiter keinen Beschränkungen. Gruppenunternehmen sollten sicherstellen, dass G&B gerechtfertigt, angemessen und verhältnismäßig sind.

Formale Aufzeichnung und Überwachung

Jedes Gruppenunternehmen ist für die Pflege und Überwachung eines Zuwendungsverzeichnisses aller G&B über den finanziellen Grenzwerten verantwortlich (Gruppenunternehmen können wahlweise mehrere Verzeichnisse führen).

An wen können Sie sich wenden?

Direkter Vorgesetzter
Head of LEX
Lokaler Compliance Manager
Global Head of Compliance
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